Während des COVID-19-bedingten Lockdowns produktiv im Home-Office arbeiten

Die COVID-19-Krise hat viele Unternehmen vor extreme Herausforderungen gestellt. Büros müssen geschlossen, Meetings verschoben und Mitarbeiter nach Hause geschickt werden. Viele CEOs sind verständlicherweise besorgt, wie sie die Produktivitätsniveaus, die interne Zusammenarbeit und den Zusammenhalt der Organisation am besten verwalten können. Mit der richtigen Strategie und den richtigen Werkzeugen kann die interne Zusammenarbeit auf struktureller Ebene jedoch gestärkt aus einer Krise hervorgehen. Zudem kann dadurch das Potenzial der digitalen Arbeitsumgebung zur Gänze ausgeschöpft werden.

Im Rahmen der COVID-19-Pandemie sind Unternehmen und Organisationen mit unvorhersehbaren Herausforderungen und nicht zuletzt den finanziellen Folgen der Krise konfrontiert. Positiv zu erwähnen, ist jedoch, dass die Situation Unternehmen und Organisationen dazu drängt, Prozesse und die interne Kommunikation auf neue Arten und Weisen zu verbessern und die allgemeine Effizienz zu steigern. Zum ersten Mal entwickelt sich die digitale Plattform für viele, um nicht zu sagen die Mehrzahl der Unternehmen und Organisationen zur primären Arbeitsumgebung. In diesem Blogbeitrag besprechen wir die durch die Krise entstandenen Folgen und geschaffenen Möglichkeiten mit besonderem Schwerpunkt auf der Umstellung von der Arbeit im Büro auf das Home-Office.

Business as usual dank digitaler Arbeitsumgebungen

Nun, da jede/r, die/der von Zuhause aus arbeiten kann, dies auch tut, ist die digitale Arbeitsumgebung unerlässlich geworden, um eine ununterbrochene Produktion sicherzustellen. Dank einer modernen digitalen Arbeitsumgebung, die wichtige Tools und Anwendungen für Online-Meetings, Chats und die Zusammenarbeit bereitstellt, ist die Umstellung auf 100% Fernarbeit nicht ganz so dramatisch. Zumindest nicht für Organisationen, bei denen die Mehrheit der Mitarbeiter diese neuen Arbeitsmethoden bereits angenommen hat.

Für viele hatte die digitale Arbeitsumgebung bisher jedoch mehr oder minder die Funktionsvielfalt einer Werkzeugkiste, die von den Mitarbeitern in unterschiedlichem Umfang abhängig von ihren persönlichen Bedürfnissen und Vorlieben genutzt wurde. In solchen Organisationen sind viele Informationen und Anleitungen erforderlich, um den Benutzern beim Umstieg auf die neue Arbeitsumgebung zu helfen. Neben technischen Aspekten muss auch eine Reihe von verwaltungsbezogenen und organisatorischen Fragen geklärt werden, um die Umstellung so reibungslos wie möglich zu gestalten.

Keine Distanzierung der Führungskräfte erlauben

Wenn alle Mitarbeiter von Zuhause aus arbeiten, ist es unmöglich, die informelle Führungsweise, bei der Führungskräfte ihren Worten Taten folgen lassen, welche die Norm in Büroumgebungen ist, fortzuführen. Die Umstellung auf das Home-Office fällt Organisationen verständlicherweise leichter, welche bereits die Fernarbeit eingeführt haben, während es Organisationen schwerer fällt, bei denen die meisten Mitarbeiter jeden Tag ins Büro kommen und von dort aus arbeiten. Im letztgenannten Fall ist es von zentraler Bedeutung, Ihren Führungsstil anzupassen, um die fehlenden täglichen informellen Meetings zu kompensieren.

Der Verfasser des Gallup-Artikels COVID-19 Has My Teams Working Remotely: A Guide for Leaders (auf Deutsch in etwa: Durch COVID-19 arbeiten meine Teams aus der Ferne: Ein Leitfaden für Vorgesetzte) unterstreicht die Bedeutung einer verstärkten Kommunikation vonseiten der Führungskräfte in virtuellen Organisationen. Für Mitarbeiter, die daran gewöhnt sind, im Aufenthaltsraum ein kurzes Gespräch mit ihrem Vorgesetzten zu führen, besteht die Gefahr, das sie ohne diese täglichen physischen Treffen ihren Fokus und ihre Motivation verlieren.
Laut diversen von Gallup durchgeführten Arbeitsplatzstudien können Vorgesetzte wie folgt optimale Bedingungen für die Fernarbeit schaffen:

Individualisierung. Viele Personen fühlen sich im Home-Office isoliert. Andere genießen die damit verbundenen Freiheiten. Viele schätzen die Möglichkeit, dass sie ihren Arbeitsplatz und ihre Arbeitszeiten selbst bestimmen können. Andere benötigten klare Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit. Um die Produktivität und das Engagement Ihrer Mitarbeiter zu fördern, müssen Sie die Präferenzen jedes Mitarbeiters in Bezug auf die Organisation seiner Arbeitstage im Home-Office identifizieren und unterstützen.

Festlegung klarer Zielsetzungen und Erwartungen. Es ist einfacher, die Erwartungen Ihres Vorgesetzten zu verstehen und ihnen gerecht zu werden, wenn sie einander regelmäßig auf der Arbeit sehen oder sie täglich zusammenarbeiten. Wenn jedoch mehrere Kilometer zwischen Ihnen liegen, ist es wichtig, eine klare Vorstellung davon zu haben, was die Geschäftsleitung von Ihnen in Bezug auf Ihre beruflichen Aufgaben, die Lieferfristen etc. erwartet, und welche Routinen für die Berichterstattung und die Kommunikation gelten und zu beachten sind. Anders als viele glauben, fördert dies das Engagement und de Motivation der Mitarbeiter, da es ihnen die Freiheit verschafft, eigenständig innerhalb der vorgegebenen Grenzen zu handeln. Die Ungewissheit über die Erwartungen aufseiten der Geschäftsleitung erzeugt nur Stress und Tatenlosigkeit.

Regelmäßige Kommunikation. Im Home-Office fühlen sich die Mitarbeiter, welche die Arbeit im Büro bevorzugen, häufig von ihrer internen Gemeinschaft, den Ressourcen sowie dem täglichen Büroklatsch abgeschnitten. Damit sie konzentriert und motiviert bleiben können, benötigen Sie eine offene Kommunikationsleitung zu ihren Kollegen und der Geschäftsleitung. Wir raten daher dazu, tägliche Einzel-Meetings und Gruppen-Meetings online anzuberaumen. Einige Mitarbeiter benötigen mehr Interaktion als andere. Sie sollten daher Online-Meetings auf individueller Basis vereinbaren.

Neben den Online-Meetings kann es auch eine gute Idee sein, Online-Veranstaltungen in Echtzeit oder Videoaufzeichnungen zu veranstalten, in deren Rahmen die Vorgesetzten und CEOs ihre Mitarbeiter über künftige Herausforderungen und Erfolge informieren. In Zeiten der Angst ist diese Art der Kommunikation von wesentlicher Bedeutung für die Gesundheit einer Organisation. Sie können beispielsweise Teams Live Event nutzen, um Meetings, Webinare und Live-Präsentation im größeren Rahmen mit bis zu 10.000 Teilnehmern zu veranstalten.

Die interne Zusammenarbeit durch neue Tools ankurbeln

Aus Produktivitätsaspekten hätten die aktuellen Maßnahmen zur Kontrolle der COVID-19-Krise zu keinem besseren Zeitpunkt in Kraft treten können. Die Voraussetzungen für die Schaffung einer produktiven, kreativen und Impulse gebenden Umgebung für die Fernarbeit sind kaum zu überblicken angesichts der umfassenden Auswahl von erhältlichen, leistungsstarken, online-basierten Lösungen für die Kommunikation und Zusammenarbeit.

Wenn Sie bereits eine moderne Intranetplattform, wie Omnia, benutzen, finden Sie darin eine Reihe von vorkonfigurierten Funktionen und Tools, welche die effiziente Fernarbeit und Online-Zusammenarbeit erlauben und unterstützen. Omnia ermöglicht auch eine naht- und reibungslose Integration mit Office 365 und anderen Anwendungen für die Zusammenarbeit, wie Planner, Trello, Teams, Yammer und Stream. Die Intranetplattform lässt sich auch leicht mit anderen Online-Services und -Anwendungen von Drittanbietern für die Produktivität und Zusammenarbeit integrieren.

Mit Planner und Trello können Sie die Teamarbeit effizient planen und organisieren. Außerdem lassen sich den Teammitgliedern Aufgaben zuweisen. Darüber hinaus können Sie Dateien teilen, chatten und alle über den aktuellen Status bestehender Projekte auf dem Laufenden halten. Microsoft Teams ist eine der am schnellsten wachsenden Online-Anwendungen für die Zusammenarbeit und Meetings. Sie unterstützt die Zusammenarbeit über Videoanrufe und Chats, wobei Sie ferner an gemeinsamen Dokumenten in Echtzeit arbeiten können. Yammer und Streams sind Social-Media-Anwendungen für Unternehmen und Organisationen, über die Benutzer Informationen und Videos besprechen, kommentieren und teilen können.

Nutzen Sie die Möglichkeit, um neue Online-Services und -Anwendungen für die Fernarbeit und die Zusammenarbeit auszuprobieren. Da viele Ihrer Mitarbeiter nun im Home-Office sind, haben Sie die einzigartige Möglichkeit, neue Methoden für die Kommunikation und Zusammenarbeit mit einer großen Anzahl von Personen auszuprobieren. Dies wird Ihre Arbeitsmethoden wahrscheinlich für immer verändern. Möglicherweise können Sie daraufhin Ihre Büroräumlichkeiten sogar verkleinern, sobald Sie die positiven Effekte der Fernarbeit erlebt haben.

Um Unternehmen und Organisationen während der COVID-19-Krise zu unterstützen, bietet Microsoft Office 365 E1 derzeit sechs Monate lang kostenlos an. Das Angebot ist nur gültig, wenn Sie noch keine Office-365-Lizenz besitzen. Setzen Sie sich mit Precio Fishbone oder Ihrem IT Microsoft Partner in Verbindung, wenn Sie das Angebot gerne in Anspruch nehmen möchten.

Eine App für die Kommunikation in der Krise erstellen

In Zeiten wie diesen kann es sich als sehr nützlich erweisen, einen speziellen Kanal für die krisenbezogene Kommunikation zu besitzen, über den die Mitarbeiter über die jüngsten Entwicklungen auf dem Laufenden gehalten werden. Sie können eine Seite im Intranet einrichten oder Benachrichtigungen auf der Startseite veröffentlichen. Auch die Erstellung einer mobilen App ist eine Möglichkeit. Microsoft hat vor kurzem eine kostenlose Vorlage für die Kommunikation in der Krise veröffentlicht, auf deren Grundlage Sie eine App in gerade einmal 20-25 Minuten mithilfe von Power Apps entwickeln können.