Tipps von der Office-365-Expertin: Wie Sie effizient von Zuhause aus arbeiten können

Zunehmend mehr Personen arbeiten von Zuhause aus. Daher möchten wir heute unsere Erfahrungen über die Fernarbeit mit Ihnen teilen. In diesem Blogbeitrag erhalten Sie einige praktische Tipps von unserer Office-365-Expertin Jenny Oredsson Lind, die Ihnen hoffentlich dabei helfen werden, Ihre Effizienz an Tagen, an denen Sie nicht im Büro arbeiten, zu steigern.

Hallo, Jenny! Wie kann ich mich am besten auf die Fernarbeit vorbereiten?

Zunächst benötigen Sie eine schnelle und stabile Internetverbindung. Wenn Ihre Verbindung langsam ist oder stark schwankt, hilft es, wenn Sie alle anderen Computeranwendungen schließen, die Sie gerade nicht benötigen. Ich selbst unterbreche den Synchronisierungsprozess in OneDrive für bis zu acht Stunden.

Wenn Sie ein begeisterter Anhänger von Spotify sind und ständig Musik auf Ihrem Computer streamen, dann wissen Sie bereits, dass dies viel Bandbreite in Anspruch nimmt. Ich rate Ihnen daher dazu, sich Playlisten herunterzuladen und Musik nur offline wiederzugeben. Vergewissern Sie sich außerdem, dass andere Familienmitglieder sich nur Offline-Videos ansehen und Apps verwenden, die keine Internetverbindung benötigen, wenn Sie arbeiten.

Wenn Ihr Router bereits älter ist, können Sie die Verbindung durch den Gebrauch eines Ethernetkabels anstelle einer WLAN-Verbindung beschleunigen. Sie können dem Router auch ein paar weitere Bits pro Sekunde abringen, wenn sich Ihr Computer in unmittelbarer Nähe dazu (über WLAN oder ein kürzeres Kabel) befindet.

Wie kann ich meine Arbeitstage, die ich nicht im Büro verbringe, am besten planen?

Für mich funktioniert es tatsächlich am besten, die gleichen Routinen wie bei der Arbeit im Büro zu befolgen. Versuchen Sie, zu Ihrer üblichen Uhrzeit aufzustehen und Ihre Arbeitstage zur gleichen Uhrzeit zu beginnen und zu beenden wie die Tage im Büro. Dies erleichtert die Interaktion mit Ihren Kollegen und Kunden, da diese vermutlich zur üblichen Zeit erreichbar sind. Auch wird auf diese Weise eine klare Grenze zwischen den Arbeitszeiten und der Freizeit gezogen.

Sie sollten nach Möglichkeit vermeiden, von Orten aus zu arbeiten, an denen Sie sich für gewöhnlich entspannen, wie beispielsweise dem Sofa vorm Fernseher. Anderenfalls könnte es Ihnen zu einem späteren Zeitpunkt schwer fallen, sich nach dem Abschalten des Computers am Ende des Tages zu entspannen. An den meisten Arbeitstagen, an denen ich nicht vom Büro aus arbeite, gehe ich in meiner Mittagspause spazieren, um meinen Kopf freizukriegen und auf diese Weise den Tag zu unterteilen. Wenn ich dann nach Hause komme, verbinde ich damit symbolisch die Fortsetzung meines Arbeitstags.

Wie kann ich Video-Meetings optimieren?

Die Internetverbindung ist natürlich ausschlaggebend für die Qualität von Videoanrufen. Wenn sie schlecht ist, ist es vermutlich besser, wenn Sie sich dem Meeting telefonisch und per Computer (mit abgeschalteter Audiowiedergabe) zuschalten.

Die Verwendung eines Telefons für die Sprachkommunikation ist auch vorzuziehen, wenn Sie kein Headset besitzen, das Sie mit dem Computer verbinden können. Die Lautsprecher des Computers können anderenfalls Störgeräusche und eine akustische Rückkopplung während des Meetings verursachen. Ich rate Ihnen auch dazu, das Mikrofon auszuschalten, wenn Sie einem Meeting, Live-Event oder Webinar als nicht aktiv beitragender Teilnehmer zuhören. Wenn Sie dies versäumen, könnten Sie unfreiwillig Töne und Geräusche übertragen, die alle anderen Teilnehmer hören können.

Eine einfache, aber wirksame Methode, um die Aufmerksamkeit aller Teilnehmer zu erhalten, ist das Teilen und die Präsentation von Dingen auf Ihrem Bildschirm während des Meetings. Dies sorgt in der Regel dafür, dass die Konzentration der Teilnehmer aufrechterhalten wird und sie sich nicht „ausblenden“ und ihre Gedanken anderen irrelevanten Dingen auf ihrem Computer zuwenden.
Falls Sie das Gefühl haben, dass nicht jeder im Meeting bei der Sache ist, fragen Sie, ob Sie alle hören können. Dies weckt andere Teilnehmer in der Regel auf. Wir raten auch dazu, alle Teilnehmer einzubinden, indem sie jedem von ihnen ab und zu eine Frage stellen.

Ein Online-Meeting kann ebenso anstrengend wie ein persönliches Treffen sein. Um lange ineffiziente Meetings zu vermeiden, ist es wichtig, Pausen einzuplanen. Informieren Sie alle vor Beginn des Meetings über die Zeitunkte von Kaffeepausen.

Sie müssen auch bedenken, dass nicht jeder ein Anhänger von Videokonferenzen ist. Einige Ihrer Kollegen könnten sich aus den unterschiedlichsten Gründen nicht wohl dabei fühlen, Sie „in das Innere ihres Hauses zu lassen“. Es ist daher stets respektvoll, zunächst zu fragen, ob jede/r damit einverstanden ist, das Online-Meeting in Form einer Videokonferenz zu führen, bevor Sie den Termin festlegen und die Einladungen aussenden. Einige Anwendungen für Meetings, wie Teams, erlauben sogar, dass Teilnehmer den Hintergrund verzerren.