Schaffung einer erfolgreichen digitalen Arbeitsumgebung. Schritt 3: Wissensaustausch fördern

Ein Schlüssel zum Erfolg für Unternehmen bzw. Organisationen ist die Fähigkeit, ihr Wissen und ihre Informationen zu sammeln, zu kategorisieren und intern zu verbreiten. In diesem Zusammenhang ist die Effizienz von großer Wichtigkeit, mit der Mitarbeiter Einblicke erhalten und Kenntnisse mit der restlichen Organisation teilen. Wie können Sie sicherstellen, dass kritische Informationen nicht in den Köpfen der Mitarbeiter oder in Speichern der Organisation ungenutzt und unzugänglich bleiben? Ziel ist, dass die Organisation an den erforderlichen Orten und zu den notwendigen Zeitpunkten daraus Nutzen ziehen kann. Die Antwort liegt auf der Hand. Dieses Ziel wird durch ein transparentes, soziales, leistungsorientiertes Intranet mit einer klar definierten Struktur erreicht.

In diesem dritten Blogbeitrag zum Thema Schaffung einer erfolgreichen digitalen Arbeitsumgebunggeben wir Ihnen einige Tipps sowie Ratschläge an die Hand, wie Sie den Wissensaustausch in Ihrer digitalen Arbeitsumgebung anregen und steigern können.

Falls Sie die ersten zwei Blogbeiträge in dieser Serie noch nicht gelesen haben, können Sie diese hier finden:

Erfahren Sie hier, wie ein digitaler Arbeitsplatz der Zukunft aussehen kann.

Welches Wissen sollte geteilt werden?

Um herauszufinden, welche Prozesse, Strukturen und Tools für einen effizienten Wissensaustausch benötigt werden, ist es ratsam, zunächst die Arten von Wissen zu identifizieren, die Sie mit anderen teilen möchten. Ein produktorientiertes Unternehmen bzw. ein Herstellungsunternehmen mit eigener Produktion, eigenem Vertrieb und Verkauf ist wahrscheinlich im Besitz von geschäftskritischen Kenntnissen in den Bereichen F&E, Support, Logistik und Marketing. Durch Abbildung der verschiedenen Wissensbereiche und Analyse, wie die Mitarbeiter Kenntnisse in jedem Bereich erwerben, entwickeln und teilen, können Sie die von Ihnen benötigte Form des Supports und der Struktur für den Wissensaustausch feststellen.

Der Abbildungsprozess wird Ihnen auch dabei helfen, das Wissen zu identifizieren, das Sie verlieren, falls ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt. Die Wiederherstellung von nicht digitalisierten Schlüsselkenntnissen kann sehr teuer kommen.

Zum Wissensaustausch auffordern

Weil Sie zu der Art von Personen zählen, die ihr Wissen gerne mit anderen Personen teilt, um diesen zu helfen, könnten Sie davon ausgehen, dass dies auch auf alle anderen Personen zutrifft. Das ist jedoch leider nicht der Fall. Es gibt eine Vielzahl von Gründen, aus denen dem nicht so ist. Dinge, wie Geschäftspolitik, Gruppendynamik, die Macht des Wissens, kulturelle Werte und Traditionen oder reine Ignoranz, können Mitarbeiter daran hindern, ihr Wissen zu teilen. Die gute Nachricht ist jedoch, dass sich jeder für den Wissensaustausch begeistern lässt. Sie benötigen nur etwas Aufmunterung und bestimmte Prozesse, welche den effizienten Austausch begünstigen. Und auf diese Weise gelingt es Ihnen:

Schaffen Sie leistungssteigernde Strukturen und Prozesse in den Communities und auf den Plattformen für den Wissensaustausch, welche die Motivation der Mitarbeiter für den Wissensaustausch steigern. Durch Gamifizierungsverfahren können Sie beispielsweise unterschiedliche Handlungen und Beiträge durch Punkte und Auszeichnungen, wie sogenannte Community Bades, belohnen. Auf diese Weise erhält ein Benutzer eine gewisse Anzahl von Punkten, die auf seinem Konto gutgeschrieben wird, wenn er einen Artikel verfasst, ein Video veröffentlicht oder eine Frage beantwortet. Nach Erreichung einer gewissen Punktzahl wird dem Benutzer ein Community Badge verliehen, das auf seinem Profil angezeigt wird. Durch die Veröffentlichung der Punkte und Badges Ihrer Mitarbeiter können Sie erreichen, dass jede/r in Ihrer Organisation einen Beitrag zum Wissensaustausch leistet.
Rasches und konstruktives Feedback zu den Beiträgen von Mitarbeitern sicherstellen. Nichts ist für Mitarbeiter entmutigender als eine mangelhafte Wertschätzung und fehlendes Feedback, wenn sie Anstrengungen unternehmen, um ihr Wissen und ihre Einblicke zu teilen. Selbst wenn wir akzeptieren müssen, dass wir „in einer undankbaren Welt leben“ und der Wissensaustausch zu einem gewissen Grad und in der Regel Bestandteil der Stellenbeschreibung eines Mitarbeiters ist, wird sich Feedback positiv auf das Engagement und die Qualität auswirken. Stellen Sie daher stets sicher, dass es für jedes Forum, in dem Wissen ausgetauscht wird, eine verantwortliche Person gibt, welche rasch auf die Beiträge von Mitarbeitern antwortet und reagiert.
Eine auf Wissensaustausch basierende Kultur einführen. Der Wissensaustausch scheint in Arbeitsumgebungen einen größeren Stellenwert zu haben, in denen die Geschäftsführung die Mitarbeiter aktiv dazu anhält, ihre Kompetenzen zu verbessern. Dies trifft auch auf Arbeitsplätze zu, an denen Wissen mehr Ansehen genießt als irgendwelche Titel und hohen Gehälter. Mitarbeiter, die Zeit in die Weitergabe ihrer Einblicke und ihres Wissens investieren, werden bewundert. „Supersharer“ werden sogar als Helden auf dem Arbeitsplatz erachtet.

Wissen richtig teilen

Um die besten Ergebnisse zu erhalten, müssen für die verschiedenen Wissensarten unterschiedliche Methoden für den Wissensaustausch angewendet werden. Gewisse Informationen werden am besten über Leitfäden oder durch Fragen und Antworten (FAQ) kommuniziert. Andere über Videos oder Podcasts. Es gibt auch Wissensarten, die sich durch das reine Lesen von Anweisungen nicht aufnehmen und verinnerlichen lassen. Sie können beispielsweise durch das Lesen eines Texts nicht Skifahren, Tennisspielen oder Autofahren lernen. Oder zumindest werden Sie auf diese Weise nicht als begnadeter Skifahrer, Tennisspieler oder Autofahrer enden. Für diese Art von Wissen ist eine beaufsichtigte Unterweisung notwendig, die sich aus einem theoretischen und einem praktischen Teil zusammensetzt. Selbst wenn persönliche Unterweisungen für diese Art des Lernprozesses geeigneter sind, können digitale Lösungen ausreichen oder den Lernprozess zumindest beschleunigen. Es gibt unzählige Beispiele, bei denen ein beaufsichtigter Online-Unterricht bzw. videobasierter Unterricht erfolgreich als einzige Methode eingesetzt wurde, um Mitarbeiter in verschiedenen beruflichen Aufgaben zu schulen.

Auf diese Weise gelingt Ihnen die Umsetzung eines optimalen Wissensaustausches in Ihrer digitalen Arbeitsumgebung:

Finden Sie heraus, wie Wissen von den Mitarbeitern, die es benötigen, erworben, verbreitet und aufgenommen wird. Wenn es sich um relativ einfaches Wissen handelt, für dessen Verständnis nicht so viele Informationen notwendig sind, kann sich eine Wissensdatenbank in Form eines Wiki oder eines FAQ anbieten. Wenn die Informationen jedoch komplexer sind oder sich die Zielgruppe nicht auf dem gleichen Wissensstand befindet, kann ein schrittweiser Leitfaden und/oder eine videobasierte Unterweisung eine großartige Ergänzung zur Wissensvermittlung sein.

Die Erstellung von Wikis und FAQ-Seiten ist einfach und dafür sind keine Vorkenntnisse notwendig. Sie können Wikis beispielsweise in Teams erstellen. Auch ist es nicht notwendig, dass FAQ-Seiten komplexer als einfache Webseiten mit Fragen und Antworten sind, die in einem leicht verständlichen Format zusammengefasst sind. Wenn Sie den Benutzern jedoch bessere Suchfunktionen, detailliertere Informationen und die Möglichkeit, Probleme und Lösungen mit anderen zu besprechen, bieten möchten, empfiehlt sich die Anwendung von Communities als FAQ-Plattformen. Omnia und ähnliche Intranetlösungen verfügen über sofort einsatzbereite Funktionen und Vorlagen zu diesem Zweck.

Sie können Communities auch für die Erstellung von Wissensdatenbanken verwenden, die Bereiche, wie Geschäftsprozesse, Produkte, Entwicklung usw., abdecken. Die Mitglieder der Community können ihr Wissen in Form von Artikeln teilen und die Beiträge anderer Mitarbeiter kommentieren, teilen und liken. Dokumentenmanagementsysteme können auch eingesetzt werden, um leistungsstarke Lösungen für den Wissensaustausch zu schaffen.
Finden Sie heraus, wie Mitarbeiter Wissen teilen möchten. Einige Personen sind mit der Tastatur nicht auf Du und Du, sie besitzen möglicherweise jedoch eine hervorragende mündliche Ausdrucksfähigkeit. Für diese Mitarbeiter wäre die Möglichkeit, ihre Einblicke über ein Video zu teilen, eine interessantere und effizientere Methode. Dank videobasierter Online-Meeting-Anwendungen, wie Teams, Slack, Skype oder Zoom, können Benutzer ihr Wissen über Live-Chats und Videos und/oder aufgezeichnete Sitzungen teilen. Die aufgezeichneten Sitzungen können in den einschlägigen Wissensforen und -datenbanken archiviert werden. Auf diese Weise können die Informationen auch zu einem späteren Zeitpunkt durchsucht und angesehen werden.
Wissen muss einfach zu finden sein. Der Besitz einer klar definierten und systematisch strukturierten Online-Wissensdatenbank ist eine Grundvoraussetzung für den Wissensaustausch. Vergessen Sie jedoch nicht, dass ein wesentlicher Teil des Wissens Ihrer Organisation zur Gänze organisch ist. Das bedeutet, dass es sich in den Köpfen Ihrer Mitarbeiter befindet. Um wertvolle Wissensquellen zu erschließen und davon zu profitieren, müssen Sie eine umfassende, leicht zu durchsuchende Kompetenzdatenbank erstellen. Die Qualität der Auffindbarkeit von Informationen in dieser Datenbank wird stark von der Qualität der Benutzerprofile Ihrer Mitarbeiter und der Möglichkeit einer Kategorisierung der Suche abhängen.

Die Transparenz, die Suchfunktionen und die Navigationsstruktur Ihres Intranets spielen auch eine entscheidende Rolle bei der leichten Identifizierung und Lokalisierung von internen Kenntnissen.

Sehen Sie sich unseren Webcast zur Implementierung einer erfolgreichen Lösung für das Wissensmanagement in Office 365 und SharePoint an, wenn Sie gerne mehr darüber erfahren möchten, wie Sie den Wissensaustausch über das Intranet fördern können. Der Webcast befasst sich mit Bereichen, wie der Erstellung einer fortgeschrittenen Suche nach Kompetenzen und der Einrichtung von wissensbasierten Communities. Sie können auch unser Whitepaper Schrittweiser Leitfaden für eine großartige Lösung für das Wissensmanagement herunterladen.

Halten Sie nach unserem nächsten Blogbeitrag in dieser Serie Ausschau. In Schritt 4 werden wir besprechen, wie Sie Funktionen und Prozesse einrichten können, um die Zusammenarbeit in der digitalen Arbeitsumgebung einfacher und produktiver zu gestalten.

Falls Sie die ersten zwei Blogbeiträge in dieser Serie noch nicht gelesen haben, können Sie diese hier finden:

Erfahren Sie hier, wie ein digitaler Arbeitsplatz der Zukunft aussehen kann.

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