Nutzen Sie Ihr Intranet für die Einrichtung einer Lösung für das Wissensmanagement
Ist die Implementierung einer erfolgreichen Lösung für das Wissensmanagement auf Basis des Intranets Ihres Unternehmens wirklich möglich? Ja, definitiv. Wir sind überzeugt davon.
Wir erleben immer mehr Organisationen, die bemüht sind, sich durch die strukturiertere Verwaltung ihres Wissens einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Da Omnia und Office 365 die meisten der geschäftlichen Bedürfnisse in diesem Bereich erfüllen, glauben wir daran, dass das Intranet Ihres Unternehmens ein ideales Instrument für die Einrichtung einer erfolgreichen Lösung für das Wissensmanagement sein kann.
In diesem Blogbeitrag erfahren Sie mehr dazu, welche Anforderungen Ihr Intranet erfüllen muss, um optimal Nutzen aus dem in Ihrer Organisation vorhandenen Wissen ziehen zu können.
Unterstützung des Prozesses für die Wissenserstellung und den Wissensaustausch
Natürlich wird sich der Umfang einer Lösung für das Wissensmanagement von Organisation zu Organisation unterscheiden. Beim Vergleich von Lösungen in diesem Bereich lassen sich jedoch auf einfache Weise bestimmte gemeinsame Nenner identifizieren.
Zunächst muss die Lösung den Prozess für die Erstellung, Kategorisierung und Veröffentlichung von Wissenselementen in unterschiedlichen Formaten, Artikeln, Dokumenten, Filmen, Bildern etc. unterstützen. Darüber hinaus sollten die Benutzer in der Lage sein, die Wissenselemente zu finden und mit diesen zu interagieren, indem sie Inhalte beispielsweise bewerten, kommentieren, liken und mit Kollegen teilen können. Es muss auch einen Prozess für die Bereitstellung von Feedback zu Inhalten geben, wobei dieser Prozess zur Verfeinerung und Verbesserung der Wissenselemente beitragen sollte.
Innerhalb der Lösung für das Wissensmanagement sollten die Benutzer zudem in der Lage sein, Fragen zu stellen und an Diskussionen teilzunehmen. Dies könnte durch ein Fragen-und-Antworten (Q&A)-Feature oder soziale Tools unterstützt werden, die den Benutzern erlauben, Ideen zu posten oder Gespräche mit ihren Kollegen zu führen.
Vernetzung der Benutzer und Bereitstellung eines großartigen Benutzererlebnisses
Darüber hinaus sollte es den Benutzern nicht nur möglich sein, Wissenselemente zu finden, sondern auch Kollegen anhand erheblicher Kompetenzen, Fähigkeiten und Erfahrungen ausfindig zu machen. Um dies zu unterstützen, muss ihr Intranet über detaillierte Benutzerprofile verfügen, welche die Suche nach Kollegen auf Grundlage von Fertigkeiten, Rollen und Verantwortlichkeiten unterstützen.
Die Benutzer sollten Kollegen zudem auf einfache Weise kontaktieren, sich mit ihnen vernetzen und auf diese Weise im Laufe der Zeit ihr soziales Netzwerk ausbauen können. Zugleich sollten die Benutzer in der Lage sein, themenbasierte Communities zu erstellen und diesen beizutreten. Diese bieten die Möglichkeit, sich mit Kollegen auszutauschen und zu treffen, die an den gleichen Themen oder Bereichen Interesse haben.
Um die Annahme zu fördern und Benutzer zu einer stärkeren Beteiligung anzuhalten, muss die Lösung auch in der Lage sein, die Leistungen von Mitarbeitern, die zum Wissensmanagement beitragen, zu würdigen. Eine gängige Lösung dafür ist, dass Benutzer, die ihr Wissen teilen, Fragen beantworten und an Diskussionen teilnehmen, Community Badges erhalten, die sie ihrem Benutzerprofil hinzufügen können.
Die Lösung muss zudem ein intuitives und personalisiertes Benutzererlebnis auf allen Geräten unterstützen. Dies schließt ein personalisiertes Sucherlebnis, das die einfache Suche nach Personen und Wissenselementen erlaubt, sowie eine personalisierte Navigation in Communities von Interesse ein. Die Lösung sollte die Mitarbeiter darüber hinaus, automatisch über neue und aktualisierte Inhalte in den Bereichen von Interesse benachrichtigen. Es sollte für die Benutzer außerdem möglich sein, von ihnen als interessant erachtete Wissenselemente per E-Mail oder über die sozialen Kanäle mit ihren Kollegen zu teilen.
Nachhaltige Verwaltung und Überwachung der Lösung
Mit der Zeit wird die Lösung für das Wissensmanagement eine zunehmende Anzahl von Webseiten, Dokumenten, Filmen, Communities und anderen Inhalten enthalten. Für den nachhaltigen Erfolg einer solchen Lösung benötigen Sie starke Tools, die den Administratoren erlauben, alle zentralen Aspekte der Lösung zu konfigurieren, zu verwalten und zu überwachen.
Damit könnten beispielsweise die Definition von Seitenlayouts, Dokumentenvorlagen oder Genehmigungsabläufen, die Einrichtung von Kompetenzstrukturen oder Lebenszyklen für Inhalte und Communities oder Handlungsbedürfnisse bei Inhalten gemeint sein, die zu wenig verwendet werden, schlecht bewertet sind oder deren Überarbeitung überfällig ist.
Wir versprechen Ihnen: Wenn Ihre Organisation wüsste, was Ihre Organisation weiß, wären Sie bestimmt effizienter. Wenn Ihr Intranet die oben genannten Konzepte und Features unterstützt, besitzen Sie bereits eine großartige Plattform für die Umsetzung einer Lösung für das Wissensmanagement, die alles besitzt, was Sie benötigen, um die Performance Ihrer Organisation zu verbessern.
Vielleicht ist es an der Zeit mit der Planung für eine Initiative zum Wissensmanagement zu beginnen, die nicht nur Ihrer Organisation Vorteile verschaffen wird, sondern auch einen besseren Nutzen aus Ihrem Intranet ziehen wird.
