Nutzen Sie Ihr Intranet für das Knowledge-Management

Dieser Artikel richtet sich an Unternehmen, die durch eine strukturiertere Organisation von Unternehmenswissen und dessen besserer Nutzung einen Wettbewerbsvorteil erlangen wollen.

Im Folgenden erläutern wir Ihnen, wie Sie Ihr Intranet nutzen können, um eine Lösung für den strukturierten Wissensaustausch aufzubauen, mit der Sie das Know-How des gesamten Unternehmens nutzen können, indem Sie das gemeinsame Wissen erschließen und verbessern. Wir werden Beispiele für eine solche Lösung auf der Grundlage von Microsoft 365 und Omnia geben, sind aber sicher, dass die Informationen auch dann wertvoll sind, wenn Sie andere Intranet-Plattformen oder Wissensmanagement-Software verwenden.

Starkes Konzept für den Wissensaustausch

Omnia ist ein hochwertiges Intranet-Produkt mit beeindruckender Leistung und hervorragender Benutzerfreundlichkeit auf allen Bildschirmen, von mobilen Geräten bis hin zu Informationsbildschirmen. Das Produkt bietet auch ein starkes Konzept für den strukturierten Wissensaustausch innerhalb Ihres Intranets.

Bei der Umsetzung einer Initiative zum Wissensaustausch geht es allerdings nicht nur um die verfügbaren Funktionen. Sie müssen einen Business Case erstellen, sich die Unterstützung der Unternehmensleitung sichern, Evangelisten rekrutieren und die Lösung auf die gleiche Weise vorbereiten und planen, wie Sie es bei jedem anderen Projekt zur Unternehmensverbesserung tun würden. Für weitere Informationen zu diesen Schritten können Sie den Leitfaden "Schritt für Schritt zu einer Wissensmanagementlösung" kostenlos herunterladen.

Im Folgenden werden wir uns darauf konzentrieren, was Sie tun müssen, um eine Lösung für die gemeinsame Nutzung von Wissen in Ihrem Intranet einzurichten, und diese Aspekte behandeln:

• Vorbereiten und Erstellen von Communities.
• Aufbau einer gemeinsamen Wissensdatenbank.
• Erkennen der „Weisheit der Masse“.
• Förderung der Akzeptanz der Lösung.
  
  

Für den Anfang enthält Omnia eine Vorlage für Wissensgemeinschaften. Sie können natürlich neue Vorlagen erstellen oder die im Lieferumfang enthaltene Vorlage an Ihre Anforderungen anpassen. Wenn Sie jedoch keinen Bedarf an Anpassungen haben, sind Sie mit dieser Lösung auf der sicheren Seite.

Vorbereitung und Aufbau von Wissensaustauschgemeinschaften

Unter einer Community verstehen wir eine Gruppe von Personen, die über das gesamte Unternehmen verteilt sind und sich freiwillig zusammenfinden, um innerhalb eines bestimmten Themas miteinander zu interagieren und voneinander zu lernen. Auf der Grundlage von Omnia wird es für die Endbenutzer einfach, neue Communities zu erstellen, indem sie einen Schritt-für-Schritt-Assistenten verwenden, der die für diesen Prozess erforderlichen Informationen und Eigenschaften bereitstellt.

Bild 1: Schritt-für-Schritt-Assistent zur Erstellung von Communities

Bevor Sie jedoch die Benutzer dazu motivieren, Communities einzurichten, sollten Sie klar machen, dass jede Community gut vorbereitet sein muss, um erfolgreich zu sein. Bevor Sie eine solche Gemeinschaft einrichten, müssen Sie sich über Themen, Tags und Moderatoren im Klaren sein und wissen, wie Sie Mitglieder rekrutieren.

Community-Themen

Bevor Sie eine Community einrichten, müssen Sie zunächst das Thema festlegen. Worum geht es in dieser Gemeinschaft, welche Themen werden diskutiert und welches Wissen wird weitergegeben? Achten Sie darauf, dass die Themen für viele Benutzer in verschiedenen Rollen und Abteilungen innerhalb des Unternehmens von Interesse sind.

Moderatoren

Jede Community braucht einen oder mehrere Moderatoren, die das Engagement der Benutzer fördern und den Wissensaustausch erleichtern. Moderatoren sind Ihre internen Champions, und ohne sie wird die Benutzeraktivität in einer Community wahrscheinlich schon nach ein paar Wochen abnehmen.

Rekrutierungsplan

Sie brauchen einen Plan, wie Sie Mitglieder anwerben, vorstellen und einbinden können. Dazu könnte gehören, dass Sie neue Communities in der Navigation hervorheben, den Mitarbeitern Communities aufgrund ihres Interesses vorschlagen oder News daraus veröffentlichen. Auch eine Gruppe von Kernmitgliedern, die sich beim Start für die Gemeinschaft angemeldet haben, wird dazu beitragen, das Engagement der Nutzer zu fördern.

Promoted Tags

Da wir davon ausgehen, dass der Inhalt der Wissensdatenbank täglich wächst, empfehlen wir, dass Diskussionen, Artikel und Dokumente kategorisiert werden können, um die Auffindbarkeit zu verbessern. Um diesen Prozess in Gang zu bringen, empfehlen wir Ihnen, eine Reihe von "Promoted Tags" einzurichten, die die Nutzer beim Austausch von Wissen verwenden können.

Bild 2: Die Registerkarte über die Community zeigt Themen, Moderatoren und beworbene Tags.

Da es mehrere Aspekte einer Community gibt, die vorbereitet werden müssen, raten wir, dass die Erstellung von Communities über einen Freigabeprozess erfolgen sollte. Auf diese Weise lässt sich überprüfen, ob die Vorbereitungen korrekt durchgeführt wurden.

Aufbau einer gemeinsamen Wissensbasis

Innerhalb der Communities tragen die Endnutzer zum Aufbau einer gemeinsamen Wissensbasis bei, indem sie Inhalte erstellen, austauschen und verbessern. In der Community-Vorlage in Omnia finden Sie Werkzeuge zum Starten von und zur Teilnahme an Diskussionen, zum Erstellen von Artikeln und zum Austausch von Dokumenten.

Diskussionen

Wir gehen davon aus, dass Diskussionen zwischen den Mitgliedern die häufigste Art von Inhalten sein werden. Es ist einfach, eine neue Idee oder eine Frage zu posten, und dann kann sich die Gemeinschaft beteiligen, um Feedback und Antworten zu geben oder neue Ideen zu posten.

Diskussionen können sich über Tage oder sogar Wochen hinziehen, und die Person, die sie begonnen hat, kann die beste Antwort auswählen und damit anzeigen, dass die Diskussion abgeschlossen ist.

Um eine Interaktion mit dem Inhalt zu ermöglichen, empfehlen wir, dass die Mitglieder die Möglichkeit haben sollten, Diskussionen zu liken und zu teilen.

Artikel

Diskussionen sind ein großartiges Instrument für den Wissensaustausch, aber sie können auch auf Themen hinweisen, die einer weiteren Ausarbeitung bedürfen. In solchen Fällen kann ein Mitglied der Gemeinschaft den einfach zu bedienenden Veröffentlichungsprozess in Omnia nutzen, um Wissen und Ratschläge in einem Artikel zu teilen. Der Autor erstellt den Inhalt in einem vorgefertigten Layout, fügt Bilder, Videos, Links oder andere verwandte Inhalte hinzu, wählt Tags aus und veröffentlicht den Artikel, um ihn mit anderen Mitgliedern zu teilen.

Um das Engagement zu fördern, empfehlen wir, dass die Mitglieder die Möglichkeit haben sollten, Artikel zu bewerten, zu kommentieren und zu teilen.

Dokumente

Ein weiteres Szenario ist, dass ein Mitglied der Community ein Dokument erstellt oder heruntergeladen hat, das für andere Nutzer von Interesse sein könnte. Dabei kann es sich um eine großartige Verkaufspräsentation handeln, die von anderen genutzt werden kann, oder um einen öffentlichen Bericht mit Informationen, die für die Mitglieder relevant sind. Ein Benutzer kann ein Dokument auf einfache Weise hochladen, indem er eine kurze Beschreibung des Inhalts und Tags zur Kategorisierung hinzufügt.

Interaktion zur Verbesserung

Ein erfolgreicher Wissensaustausch hängt in hohem Maße davon ab, dass die Mitglieder der Community mit den Inhalten interagieren. Wir empfehlen, dass die Mitglieder zu folgenden Aktionen berechtigt sein sollten:

• Diskussionen liken, kommentieren und teilen.
• Artikel bewerten, kommentieren und teilen.
• Dokumente bewerten, kommentieren und teilen.
  
  

Sie sollten auch die Möglichkeit in Erwägung ziehen, dass Endnutzer dem Autor Feedback geben können, ohne es als Kommentar auf einer Artikelseite oder in einem Dokument veröffentlichen zu müssen. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass die Interaktion mit dem Inhalt dazu beiträgt, diesen im Laufe der Zeit zu verbessern, was wiederum einen Mehrwert für die gemeinsame Wissensbasis darstellt.

Bild 3: Gemeinsames Dokument in der Community.

Die „Weisheit der Masse“ nutzen

Der Aufbau einer Wissensdatenbank ist ein wichtiger erster Schritt auf dem Weg zu einer erfolgreichen Lösung für den Wissensaustausch. Um jedoch einen echten Wert für das Unternehmen zu schaffen, müssen wir sicherstellen, dass wir die „Weisheit der Masse“, also das gesammelte Wissen aller Mitarbeitenden nutzen können. Auf der Grundlage von Omnia können wir dies mit Hilfe von Navigation, Benachrichtigungen und Suche erreichen, die den Anwendern helfen, Inhalte zu finden und darüber auf dem Laufenden zu bleiben, was in den Communities vor sich geht.

Community-Portal

Innerhalb eines Unternehmens gibt es wahrscheinlich mehrere Communities, die in der Regel für jeden zugänglich sind. Eine einfache Möglichkeit, die Navigation zu diesen Gemeinschaften zu ermöglichen, besteht darin, ein Portal mit einem Verzeichnis aller Communities einzurichten. In dem Portal sollten Sie ein Verzeichnis aller Communities einschließlich Navigation und Beschreibungen der jeweiligen Themen bereitstellen.

Wir empfehlen auch, dass das Community-Portal anzeigt, welchen Communities der angemeldete Benutzer folgt.

Community-Navigation

Wenn Sie auf eine Community zugreifen, gelangen Sie auf die Willkommensseite, auf der die kürzlich freigegebenen Wissensbestände angezeigt werden. Sie können auch Verzeichnisse verwenden, um Diskussionen, Artikel und Dokumente zu finden, wobei die Wissensbestände nach Datum, Bewertung oder Beliebtheit sortiert sind.

Bild 4: Benachrichtigungen über neue Beiträge in verfolgten Communities.

Benachrichtigungen

Benutzern, die eine Gemeinschaft betreten, sollte eine einfache Möglichkeit geboten werden, der Gemeinschaft beizutreten. Wenn dies passiert, erhalten die User ein Abonnement für neue oder aktualisierte Inhalte und werden benachrichtigt, wenn neue Wissensbestände veröffentlicht werden. Der Benutzer kann Informationen über neue Beiträge im Benachrichtigungsfeld finden, so dass es einfach ist, zu neuen Beiträgen zu navigieren.

Suche

Es gibt viele Szenarien, in denen User die Intranet-Suchfunktion nutzen werden, um Informationen zu finden, und dies gilt auch für Inhalte in Communities. Unsere Empfehlung in diesem Bereich ist es, mehrere Suchkategorien einzurichten, die den Anwendern helfen, die verschiedenen Arten von Inhalten zu identifizieren und zu trennen. Informationen, die in Communities verfügbar sind, können für die Nutzer von großem Wert sein, sind aber dennoch keine offiziellen Informationen, an die sich der Nutzer halten muss.

Bild 5: Suche nur nach Community-Inhalten.

Förderung der Akzeptanz

Natürlich ist die Benutzerakzeptanz der Schlüssel zum Erfolg einer Lösung für den Wissensaustausch. Zu wenige Mitglieder oder zu wenig Interaktion lassen jede Community einschlafen. Wir weisen Sie darauf hin, dass die Förderung der Benutzerakzeptanz ein andauernder Prozess ist, an dem Sie langfristig arbeiten müssen.

In Omnia finden Sie Tools, die ein wichtiger Teil dieser Arbeit sein können, und Sie können Community-Badges, Tutorials und Mikrokurse nutzen, um das Engagement der Benutzer zu fördern. Die Bereitstellung von guten mobilen Zugriffsmöglichkeiten und die Veröffentlichung von Communities in Microsoft Teams sind weitere Lösungsaspekte, die sich in diesem Bereich als wertvoll erweisen können.

Community-Badges

Mit Omnia können Sie eine Funktion aktivieren, mit der Benutzer Punkte für die Erstellung von Inhalten, den Wissensaustausch und die Interaktion mit Kollegen sammeln können. Sie können auch eine Reihe von Community-Badges definieren, die einer bestimmten Anzahl von Aktivitätspunkten entsprechen. Diese Funktionen signalisieren den Mitarbeitern, dass das Unternehmen möchte, dass sie ihre Arbeitszeit für den Wissensaustausch und die Unterstützung ihrer Kollegen aufwenden, und bieten außerdem die Möglichkeit, die besten Beiträge zu würdigen.

Bild 6: Top-Beitragende mit Gemeinschaftsabzeichen.

Tutorials

Wir empfehlen, dass Sie ein Tutorial für die Einführung der Endbenutzer in die Communities innerhalb des Community-Portals bereitstellen. In einer Schritt-für-Schritt-Anleitung können Sie erklären, wie Ihre Mitarbeiter Communities nutzen, Inhalte erstellen und mit Kollegen interagieren sollen. Das Tutorial sollte auch Bereiche wie Community-Badges, Abonnements und Benachrichtigungen abdecken.

Mikro-Kurse

Eine weitere gute Möglichkeit, Mitarbeiter in Communities und Ihre Wissensaustauschlösung einzuführen, ist das Omnia-Konzept der Mikrokurse. Dabei handelt es sich um Schritt-für-Schritt-Kurse, in denen Texte, Bilder, Videos, Links und relevante Informationen präsentiert werden, damit die Benutzer etwas über das Kursthema lernen können. Es ist auch möglich, einen Wissenscheck hinzuzufügen, um den Benutzern die Möglichkeit zu geben, zu überprüfen, ob sie die Botschaft verstanden haben.

Wir sind der Meinung, dass die Einrichtung eines Mikrokurses zum strukturierten Wissensaustausch in Ihrem Unternehmen den Nutzern helfen wird, das Gesamtkonzept zu verstehen, und sie zum Mitmachen ermutigen wird.

Teams und mobiler Zugang

Endbenutzer haben unterschiedliche Präferenzen, wenn es darum geht, wie sie auf Informationen und Anwendungen zugreifen wollen, und das gilt auch für Communities und Wissensbestände. Da wir gesehen haben, dass Microsoft Teams in den letzten Jahren für viele Menschen zum bevorzugten Client geworden ist, empfehlen wir, dass Sie Ihr Intranet auch im Teams-Kontext verfügbar machen. Auf diese Weise werden auch Communities und alle wissensbezogenen Inhalte auf die gleiche Weise verfügbar gemacht.

Omnia verfügt auch über eine mobile App, mit der Sie Wissensinhalte und -tools auch auf mobilen Geräten bereitstellen können, so dass die Benutzer von jedem Ort und zu jeder Zeit auf die Communities zugreifen können.

Bild 7: Gemeinschaft in Microsoft Teams

Möchten Sie mehr über strukturierten Wissensaustausch erfahren?

In diesem Artikel haben Sie erfahren, wie Sie mit Omnia eine Lösung für den strukturierten Wissensaustausch in Ihrem Intranet einrichten können.

Beginnen Sie mit einer Lösung, die auf dem Konzept der gemeinsamen Nutzung von Wissen in Omnia basiert, und weisen Sie Ressourcen zu, um die Akzeptanz zu fördern. Stellen Sie sicher, dass die Communities vor der Erstellung gut vorbereitet sind und dass es für die Anwender einfach ist, Inhalte zu erstellen und zu teilen. Ermutigen Sie die Community-Mitglieder, mit Kollegen und Inhalten zu interagieren, und stellen Sie Navigations-, Benachrichtigungs- und Suchwerkzeuge zur Verfügung, damit die Benutzer über neue und aktualisierte Inhalte auf dem Laufenden bleiben können.

Mit der in diesem Beitrag beschriebenen Lösung werden Sie in der Lage sein:

• Eine gemeinsame Wissensdatenbank aufbauen..
• Die „Weisheit der Masse“ zu nutzen.
• Die Akzeptanz Ihrer Lösung zu fördern.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Ihr Intranet für einen erfolgreichen Wissensaustausch nutzen können, empfehlen wir Ihnen, den Bericht Intranet and Employee Experience Platforms 2022 herunterzuladen und an den Bewertungen der besten Produkte auf dem Markt teilzunehmen.

Seit 2015 veröffentlicht die in Großbritannien ansässige ClearBox Consulting jährlich Berichte über Intranet-Produkte, um Führungskräften, Intranet-Managern und IT-Fachleuten zu helfen, den Markt zu verstehen und die Produkte auf die wichtigsten Anforderungen abzustimmen. Die Ausgabe 2022 des Berichts wurde im Januar veröffentlicht und umfasst ausführliche Bewertungen von 19 Produkten und enthält über 200 Screenshots von Intranet-Startseiten und innovativen Funktionen, einschließlich Community- und Wissensaustauschfunktionen.

In dem Bericht heißt es, dass Omnia ein funktional vollständiges Intranet mit beeindruckender Leistung und hervorragender Benutzerfreundlichkeit auf allen Bildschirmen, von mobilen Geräten bis hin zu Informationsbildschirmen, bietet. Das Produkt wurde auch für das Konzept des Wissensaustauschs gelobt, das Benutzer und Inhalte innerhalb von Communities verbindet, sowie für die Navigations- und Suchfunktionen, die eine hervorragende Benutzererfahrung bieten.

Wenn Sie mehr über Wissensmanagement erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen die Teilnahme an dem Webinar „Boost your intranet with a solution for structured knowledge sharing“ , das weitere Einblicke und Beispiele zu diesem Thema bietet. Im Webinar werden wir Microsoft 365 und Omnia als Lösungsbeispiele verwenden, aber der Inhalt ist auch wertvoll, wenn Sie ein anderes Produkt für das Wissensmanagement verwenden.

Bitte kontaktieren Sie uns , wenn Sie eine Demo wünschen, um zu sehen, wie Omnia Ihnen helfen kann, den Wissensaustausch in Ihrem Intranet zu verbessern.