Mitarbeiter über das Intranet befähigen und motivieren

Das Intranet ist nicht nur der effizienteste interne Kommunikationskanal und die optimale Plattform für den Wissens- und Ressourcenaustausch, die Zusammenarbeit und den Self-Service. Es ist auch die „leistungsstärkste mentale Ladestation“ in einer Organisation, die mehr Mitarbeiter hat, als an den Konferenztisch passen. In diesem Blogbeitrag werden wir Ihnen zeigen, wie Sie das Intranet wirksam einsetzen können, um die Leistung Ihrer Organisation zu verbessern.

Was sind die Merkmale von perfekten Mitarbeitern? Sind es die Personen, die begeistert nicken, sobald Sie einen Gedanken laut aussprechen oder Sie sie mit der Ausführung einer Anweisung beauftragen? Oder aber sind es die Personen, die eine eigene Meinung haben und aus Eigeninitiative handeln? Vermutlich eher letzteres, wenn Ihr Ziel eine innovative, engagierte und hoch motivierte Organisation ist.

In diesem Artikel erhalten Sie einige nützliche Tipps, wie es Ihnen gelingt, dass Ihre Kollegen proaktiver, entscheidungsfreudiger, handlungsorientierter, kreativer und mutiger werden. In anderen Worten, wie Sie Unternehmer aus ihnen machen können. Vielleicht haben Sie Zweifel an der Umsetzbarkeit dieses Vorhabens. Aber Sie werden überrascht sein, dass sich das Verhalten und die Einstellung jedes Mitarbeiters verändern lassen. Mit den richtigen Bedingungen und etwas Coaching kann jeder zum Unternehmer werden. Grundlegend dafür sind der Aufbau des Selbstvertrauens sowie die Steigerung des Engagements, der Antriebskraft und der Motivation der Mitarbeiter.

In kleinen Organisationen, in denen jeder jeden täglich sieht und miteinander zusammenarbeitet, sind persönliche Treffen vermutlich das wirksamste Instrument zur Einflussnahme auf diese Mitarbeiter. In großen oder virtuellen Organisationen, die viele aus der Ferne tätige Mitarbeiter beschäftigen, ist das Intranet jedoch unbestreitbar Ihr bestes und effizientestes Tool.

Nr. 1 - Zuhören

Jeder möchte gesehen und gehört werden. Ihre Kollegen sind keine Ausnahme. Wenn sie im Außendienst arbeiten, sind Sie gut beraten, dem von ihnen Gesagten sorgfältig zuzuhören. Niemand kennt Ihre Kunden besser als sie. Es ist daher von entscheidender Bedeutung, dass Sie Prozesse und Foren einrichten, welche die effiziente Sammlung ihrer Beobachtungen und Verbesserungsvorschläge erlauben.

Eine Möglichkeit ist die Einrichtung von Diskussionsforen im Intranet, in denen die Mitarbeiter Beiträge zu verschiedenen Themen veröffentlichen, teilen und kommentieren können. Es könnte beispielsweise ein Forum für neue Kundentrends, ein anderes für den Kundendienst und ein drittes für das Marketing und den Vertrieb usw. geben. Egal, welche Foren sie einrichten, ist es von entscheidender Bedeutung, dass es für jedes Forum eine verantwortliche Person gibt und dass diese rasch auf die Beiträge von Mitarbeitern antwortet und reagiert. Vergewissern Sie sich, dass eine Feedbackroutine festgelegt wurde, bevor das Forum in den Echtbetrieb geht.

Selbst wenn Ihre Organisation in Bezug auf die Hierarchie so flach wie ein Pfannkuchen ist, können wir an dieser Stelle nicht ausreichend betonen, wie wichtig es ist, dass ein Mitglied der obersten Geschäftsführung ab und zu einen Blick in die Foren wirft. Das Selbstvertrauen der Mitarbeiter erhält einen echten Auftrieb, wenn der CEO oder ein anderes Mitglied der Geschäftsführung Einblicke oder Errungenschaften im Forum kommentiert. Allerdings sollte auch der Teamleiter und/oder der Leiter des Forums das tägliche Feedback ständig verwalten.

Diskussionsforen haben sich auch als effiziente Methode erwiesen, um eine Organisation zu konsolidieren und die Beziehung zu den Mitarbeitern auf persönlicher Ebene zu stärken. Personen möchten nicht nur von ihren Chefs gehört und gesehen werden. Die Aufmerksamkeit ihrer Kollegen ist ebenso wichtig. Der Artikel Warum wir beste Freunde am Arbeitsplatz benötigen von Gallup bestätigt, dass Frauen, die sehr gute Freunde am Arbeitsplatz haben, um das Doppelte engagierter in ihrem Beruf gegenüber anderen Mitarbeitern ohne persönliche Beziehungen am Arbeitsplatz sind. Diese Schlussfolgerung wird durch jede Arbeitsplatzstudie von Gallup unterstützt, in der die Teilnehmer gefragt wurden, ob sie Freunde am Arbeitsplatz haben oder nicht. Die von Gallup gewonnenen Erkenntnisse ergeben nachweislich, dass auf Arbeitsplätzen mit starken Beziehungen zwischen den Kollegen bessere Ergebnisse in allen Bereichen erzielt werden - von der Produktivität über den Vertrieb bis hin zur Kreativität.

Nr. 2 - Spielen

Sie können über das Intranet Impulse für die Tätigkeit in Ihrer Organisation setzen, indem Sie beispielsweise ein Gamifizierungskonzept einführen. Mitarbeiter können auf diese Weise für Beiträge Punkte sammeln und mit Community Badges ausgezeichnet werden. Ein Benutzer erhält beispielsweise eine bestimmte Anzahl von Punkten für das Posten, Teilen oder Kommentieren von Informationen. Nach Erreichung einer gewissen Punktzahl wird dem Benutzer ein Community Badge verliehen, das auf seinem Profil angezeigt wird. Durch die Veröffentlichung der Punkte und Badges Ihrer Mitarbeiter können Sie da ruhende Konkurrenzdenken in Ihrer Organisation wecken und auf diese Weise das Engagement allgemein steigern.

Laut einer vor kurzem durchgeführten Studie von TalentLMS glauben 89% der Arbeitskräfte, dass Gamifizierung die Produktivität steigert, und 88% sind durch die Teilnahme an arbeitsbezogenen Spielen glücklicher. Daniel Newman, CMO Network, behauptet, dass sofortiges Feedback und die Beseitigung der Angst vor einer Bevorzugung, was der größte „Engagement-Killer“ ist, zugleich die größten Vorteile einer Gamifizierung sind. Die Angst vor einer Bevorzugung ist, wie der Name sagt, die von Mitarbeitern erlebte Angst, wenn sie vermuten, dass ihre Leistungen aufgrund der Bevorzugung anderer Mitarbeiter durch ihren Chef nicht gewürdigt werden. Dies hindert viele Mitarbeiter daran, ihr Bestes zu geben, da sie annehmen, dass ihre Beiträge ohnehin von der Geschäftsleitung unbeachtet bleiben. Mit einem fairen, klar definierten, transparenten, strukturierten und automatisierten Punktesystem, welches jeden digitalen Beitrag belohnt, werden die Hindernisse für mehr Engagement wirksam aus dem Weg geschafft.

Nr. 3 - Loslassen

Für den Erfolg Ihres Unternehmens ausschlaggebend sind letzten Endes die gemeinsamen Erfolge aller Mitarbeiter. Das heißt, dass die Gesamtsumme der Errungenschaften aller Einzelpersonen den künftigen Erfolg bzw. Misserfolg Ihres Unternehmens bestimmt. Um eine Stagnation zu vermeiden, müssen Sie den richtigen Nährboden für jeden Mitarbeiter schaffen. Es geht darum, Dinge, wie klar definierte Möglichkeiten für die Entwicklung von Kompetenzen und der Karriere, Mentorenprogramme und Leistungsüberprüfungen, anzubieten. Auch wichtig ist die Festlegung klarer Grenzen, welche den Mitarbeitern mehr Freiheiten und Befugnisse erlauben, um ihre eigenen Entscheidungen innerhalb besagter Grenzen zu treffen.

Entgegen dem, was viele Personen glauben, werden klare strikte Grenzen die Fähigkeit der Mitarbeiter nicht einschränken, Maßnahmen zu ergreifen. Vielmehr das Gegenteil ist der Fall. Sie werden erachten, mehr Freiheit zu besitzen, um innerhalb dieser Grenzen zu handeln. Ungewissheit ist häufig ein limitierender Faktor und führt zu Unentschlossenheit. Anstelle einer Mikroverwaltung und -leitung der Mitarbeiter sollten klar gezogene Grenzen bestehen, innerhalb derer sie frei handeln können. Dies wird ihr Engagement, ihre Kreativität und ihren Fokus gewiss steigern.

Mit integrierten HRM-Lösungen, wie Dynamics 365 Human Resources, und Tools für die Zusammenarbeit, wie Microsoft Project, Trello und Planner, in Ihrem Intranet, ist es einfach, einzelne berufliche Laufbahnen und befreiende Grenzen einzurichten. Die Fähigkeiten dieser Lösungen machen es für jeden Mitarbeiter einfach, Informationen über die Möglichkeiten, Zielsetzungen und Bedingungen zu finden und zu verstehen, die mit seiner beruflichen Position verbunden sind. Tag für Tag, Projekt für Projekt.

Nr. 4 - Motivieren

Es gibt viele Formen, um Ihre Kollegen zu motivieren und ihnen dabei zu helfen, das Beste aus ihren Fähigkeiten zu machen. Öffentliche und private Anerkennungen, Boni und Beförderungen sind die traditionellen Methoden, aber es gibt noch viele andere Optionen. Insbesondere wenn Sie eine Person in die richtige Richtung weisen möchten. Nur zu sagen, „Gut gemacht“, und ein Schulterklopfen werden das Selbstbewusstsein einer Person wahrscheinlich bereits verbessern und ihr erlauben, einen kurzen „Feel-Good-Moment“ zu genießen. Es wird den Mitarbeiter wahrscheinlich aber nicht dazu veranlassen, eine vollkommen andere Richtung einzuschlagen. Um dies Wirklichkeit werden zu lassen, muss Ihr Feedback dahingehend detaillierter ausfallen, was die Person gut gemacht hat und ob es Dinge gibt, die sie noch besser machen könnte.

Sie können mit dieser Art der Motivation in Foren, virtuellen Collaboration Rooms, bei Projektplänen/-gremien und Einzelbewertungen großzügiger umgehen. Dies ist natürlich eine zeitaufwendige Methode, vor allem, wenn Sie ein kurzes und bündiges „Gut gemacht, Team! In Zukunft mehr davon!“ gewöhnt sind. Wenn Sie allerdings Verhaltensweisen wirklich fördern möchten, die neue Impulse im Team schaffen, müssen Sie „tiefer graben“ und jede einzelne Leistung analysieren und ihr besonderen Tribut zollen.

Eine weitere strukturierte und ergebnisorientierte Methode für die Inspiration Ihrer Mitarbeiter, welche zugleich die Kreativität und das Unternehmertum fördert, ist die Herausforderung Ihrer Kollegen. Und zwar im wahrsten Sinn des Wortes. Mit einer integrierten Lösung für das Ideenmanagement, wie edison365ideas, können Sie neue brillante Ideen begünstigen, indem Sie die gesamte Organisation oder eine bestimmte Gruppe vor Herausforderungen stellen. Bei diesen Herausforderungen kann es sich beispielsweise um die Lösung von Problemen, die Verbesserung von Prozessen, die Innovation oder die Sammlung neuer Ideen für den Vertrieb und das Marketing handeln.