Masterclass über interne Kommunikation - 5 einfache Lektionen

Die meisten Unternehmen und Organisationen geben mehr Geld für die externe Kommunikation als ihre interne Kommunikation aus und legen größeren Wert darauf. Die interne Kommunikation wird allzu oft unabsichtlich vernachlässigt, was sich langfristig als sehr kostspielig erweisen kann. Ohne eine reibungslose, effiziente interne Kommunikation leiden die Produktionsprozesse und die Qualität, wobei nach und nach immer höhere Kosten anfallen. Es könnte dann an einem Punkt nichts mehr geben, was man der Außenwelt mitteilen kann...

In diesem Blogbeitrag erhalten Sie fünf einfache Lektionen, wie Sie Ihre Kommunikation meistern und eine Wüste der internen Kommunikation vermeiden können. Zunächst möchten wir jedoch näher auf die Wichtigkeit einer guten internen Kommunikation zu sprechen kommen.

Verdoppeln Sie Ihre Chancen

Es liegt auf der Hand, dass die externe Kommunikation entscheidend ist, um ihre Umsätze aufrechtzuerhalten sowie damit Ihre Marke gesund, die Börse zufrieden und Ihre Kunden glücklich bleiben. Allerdings werden Ihre Produktions- und Geschäftsprozesse ohne reibungslos funktionierende interne Kommunikation zunehmend ineffizienter. Auch wird es nach und nach schwieriger werden, Ihre Organisation zu verwalten.

Zum Glück kostest es kein Vermögen, wenn Sie bereits im Besitz eines modernen und dynamischen Intranets sind. Darüber hinaus lassen sich durch eine reibungslose interne Kommunikation auch die Produktionskosten, die Kosten für den Kundensupport, die Mitarbeiterfluktuation, die Krankenstände, die Qualitätsfehler, das Konfliktmanagement usw. senken. Selbst die externe Kommunikation verbessert sich, da Ihre Mitarbeiter besser informiert und stärker motiviert sind, wodurch sich der Bedarf und die Kosten für die Kundenbetreuung und das Marketing vermindern.

Die wahrscheinlich wertvollste Konsequenz einer guten internen Kommunikation ist die Steigerung des Mitarbeiterengagements. Laut einer von Gallup im Jahr 2017 durchgeführten Studie haben Unternehmen oder Geschäftsbereiche, die in ihrer Organisation im oberen Quartil in Bezug auf das Mitarbeiterengagement liegen, beinahe eine doppelte Erfolgschance im Vergleich zu jenen im unteren Quartil. Bereiche im oberen Quartil sind den Einheiten im unteren Quartil mit einer um 21% höheren Rentabilität, 41% weniger Abwesenheitszeiten und 40% weniger Qualitätsfehlern bei weitem überlegen. (Dieser Bericht stützt sich auf die von über 195.600 US-amerikanischen Mitarbeitern und die mehr als 31 Mio. Befragten gesammelten Daten über die Q12
Kundendatenbank von Gallup.)

Nr. 1 - Einbeziehung Ihrer Führungskräfte

Die etwas abgedroschene Redewendung „seinen Worten Taten folgen lassen“ ist weit davon entfernt, ein Klischee zu sein. Das Gegenteil ist der Fall. Sie ist in jeder Organisation von größter Relevanz. Wenn Führungskräfte nicht handeln, kommunizieren und nach ihren eigenen Richtlinien und Visionen leben, wird das auch niemand anderes tun. Daher ist es von absoluter Wichtigkeit, jeden hochrangigen Entscheidungsträger in die internen Kommunikationsprozesse einzubinden. Wenn die anderen Mitarbeiter sehen und hören, dass sie die Richtlinien aktiv umsetzen und Handlungen setzen, die sie selbst beschlossen haben, ist die gesamte Organisation automatisch dazu angehalten, „der Führungskraft zu folgen“.

Eine der wichtigsten Aufgaben von Führungskräften ist es, den Teammitgliedern regelmäßig und häufig konstruktives Feedback zu geben. Nichts ist der Moral und der Motivation von Mitarbeitern abträglicher als fehlendes Feedback. Es ist noch nicht einmal viel Feedback notwendig, um das Selbstvertrauen und das Engagement einzelner Mitarbeiter oder eines gesamten Teams zu steigern.

Nr. 2 - Abstimmung auf Strategien und Visionen

Die interne Kommunikation ist de facto nichts anderes als ein strategisches Managementtool. Es geht nicht nur darum Prozesse zu straffen, Informationen zu verbreiten oder dafür zu sorgen, dass Ihr Team effizienter arbeitet. Es geht zunächst und zuallererst darum, sicherzustellen, dass die Unternehmensstrategien und -visionen umgesetzt werden. Dafür müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Kommunikationspläne optimal auf Ihre Geschäftsstrategien, -visionen und konkrete geschäftliche Ziele abgestimmt sind.

Praktisch gesagt bedeutet dies, dass das Image Ihrer Marke, Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation, das nach außen verbreitet wird, auch intern kommuniziert und gelebt werden muss … „Sie müssen den Worten Taten folgen lassen.“

Nr. 3 - Personalisierung

Man sagt, dass Ehrlichkeit am längsten wert und die interne Kommunikation ist diesbezüglich keine Ausnahme. Offenheit, Transparenz und Ehrlichkeit werden von ihren Kollegen mit der gleichen Münze zurückbezahlt. Auf diese Weise können Sie auch den Teamgeist und das Mitarbeiterengagement steigern. Wenn Sie alle Informationen offen und persönlich vermitteln und ständig einen offenen Dialog mit Ihren Mitarbeitern führen, werden Sie die Glaubwürdigkeit der Geschäftsführung untermauern und das Beste aus Ihrem Team herausholen.

Es ist auch wichtig, die Kommunikation zu personalisieren. Damit meinen wir, dass Sie Ihre interne Kommunikation auf die beruflichen Rollen und persönlichen Interessen Ihrer Mitarbeiter abstimmen sollten. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass wichtige Informationen die richtigen Personen zur richtigen Zeit erreichen und dass Ihre Tools für die Kommunikation als relevanter und attraktiver wahrgenommen werden.

Nr. 4 - Tauschen Sie die Plätze und erhalten Sie frische Einblicke

Ein neuer Job geht in der Regel einher mit frischen Einblicken, Wissen und Inspiration. Sie müssen jedoch nicht den Arbeitgeber wechseln, um dies zu erreichen. Stattdessen können Sie ganz einfach die Plätze mit Ihren Kollegen tauschen und mehr über die Prozesse und Kommunikation in Ihrer Organisation aus einer anderen Perspektive herausfinden.

Wie sieht ein Arbeitstag beispielsweise für Ihre Berater, Vertriebsmitarbeiter, Werksarbeiter, Support-Techniker oder Ihr Empfangspersonal aus? Tauschen Sie für einige Stunden den Platz mit ihnen, nehmen Sie an ihren täglichen Routinen teil und erfahren Sie, wie sie die Tools und Kanäle für die interne Kommunikation wahrnehmen und verwenden.

Sie werden wahrscheinlich überrascht sein. Ihre Arbeitstage, Bedürfnisse und Präferenzen, um die Sie Ihre Kommunikationslösungen errichtet haben, könnten sich wesentlich von Ihren früheren Vorstellungen unterscheiden. Wie Sie wissen, können Sie sich in eine andere Person nur hineinversetzen, nachdem Sie einen Kilometer „in deren Schuhen gelaufen sind“.

Nr. 5 - Passen Sie Ihr Tempo an

Kommunikatoren lassen sich mit Profischwimmern vergleichen. Ebenso wie Schwimmer müssen Sie die optimale Balance für Ihre Gangart finden und aufrechterhalten. Wenn Sie zu schnell und stark auf Veränderungen pochen, riskieren Sie, dass die Kommunikation an ihrem eigenen Gewicht ertrinkt. Um eine erfolgreiche, nachhaltige, leicht zu verwaltende Kommunikation zu erreichen, müssen Sie vorausplanen, sich der Gewitterwolken am Horizont bewusst sein und eine kontinuierliche, beständige Gangart für den täglichen Informationsstrom wählen und beibehalten.

Auf die Plätze, fertig, los!