Förderung der Akzeptanz Ihres Intranets: 10 Tipps und Tricks
Fällt es Ihnen schwer, Ihre Mitarbeiter zur Nutzung des Intranets Ihres Unternehmens zu bewegen? Keine Sorge, Sie sind nicht allein. Viele Unternehmen stehen vor denselben frustrierenden Herausforderungen, wenn sie versuchen, die niedrigen Nutzungsraten zu erhöhen. Verlieren Sie nicht den Mut, es gibt Wege, die Akzeptanz der Anwender zu erhöhen und sie für das Intranet zu begeistern.
In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen zehn praktische Tipps und Tricks vor, mit denen Sie die Akzeptanz Ihres Intranets erfolgreich steigern können.
1. Beginnen Sie mit der Strategie
Bevor Sie mit der Gestaltung Ihres Intranets beginnen, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, warum Sie überhaupt ein Intranet benötigen. Überlegen Sie, welche Ziele und Verbesserungen Sie mit Ihrem Intranet erreichen wollen und wie Sie den Erfolg bewerten. Lassen Sie sich außerdem von einschlägigen Apps inspirieren, um ein Intranet zu entwerfen, das sich für Ihre Mitarbeiter intuitiv und vertraut anfühlt.
2. Beziehen Sie die Mitarbeiter in den Gestaltungsprozess des Intranets ein
Beziehen Sie ein Team von Intranet-Botschaftern ein, die über alle Abteilungen und Standorte verteilt sind, um die Lösung in einem Pilotversuch zu testen. Auf diese Weise können sie praktische Erfahrungen mit dem Intranet sammeln und sich vergewissern, dass es den Nutzern Vorteile bietet und gleichzeitig den Geschäftsanforderungen entspricht.
3. Alle Mitarbeiter und Gerätetypen einbeziehen
Alle Mitarbeiter und Gerätetypen einbeziehen Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter ein Benutzerkonto und die Berechtigung zum Zugriff auf das Intranet haben. Machen Sie das Intranet so vielen Benutzern und Geräten wie möglich zugänglich, indem Sie eine mobile Intranet-App, Digital Signage und Newsletter einsetzen und das Intranet mit Microsoft Teams verbinden.
4. Was ist die Schlüsselfrage?
Eine der größten Herausforderungen für moderne Intranets ist die Frage, wie man bei der wachsenden Menge an Informationen und Anwendungen kontinuierlich ein hervorragendes Benutzererlebnis bieten kann. Um diese Herausforderung zu meistern, sollten Sie sich darauf konzentrieren, ein intuitives, personalisiertes und aufgabenorientiertes Benutzererlebnis mit hervorragender Leistung und visueller Attraktivität auf allen Geräten zu schaffen. Entscheiden Sie sich für Informationsrichtlinien, Lebenszyklen, Governance-Modelle und Statistiken/Berichte, die Ihnen helfen, den wachsenden und sich verändernden digitalen Arbeitsplatz für Ihre Mitarbeiter übersichtlich zu halten.
5. Tun Sie Gutes und sprechen Sie darüber!
Kommunizieren Sie die Vorteile des Intranets schon vor dem Start. Heben Sie spezifische Funktionen und Inhalte hervor, die für einzelne Mitarbeiter und Teams von Nutzen sein können, z. B. News, Richtlinien, Suche, Wissensaustausch, Teamzusammenarbeit und Aufgabenverwaltung. Bewerben Sie das Intranet regelmäßig bei den Mitarbeitern durch E-Mail-Newsletter, Intranet-Banner oder sogar durch Poster im Büro.
6. Eine Einführungsveranstaltung vorbereiten
Planen Sie eine erfolgreiche Einführungsveranstaltung, an der alle Benutzer an allen Standorten teilnehmen. Lassen Sie Ihren Vorstandsvorsitzenden eine Einführung in die Lösung geben, lassen Sie Manager und Führungskräfte vor Ort für das Intranet werben, bieten Sie Werbegeschenke an, servieren Sie eine Intranet-Torte, hängen Sie Plakate auf, versenden Sie einen E-Mail-Leitfaden für den Einstieg oder wählen Sie andere Aktivitäten, die in Ihrem Unternehmen gut ankommen.
7. Bieten Sie Schulungen und Unterstützung an - und setzen Sie Botschafter ein
Stellen Sie Online-Tutorials, Webinare, persönliche Schulungen, Benutzerhandbücher und FAQ-Seiten zur Verfügung, damit die Mitarbeiter lernen, das Intranet zu nutzen. Stellen Sie sicher, dass ein Helpdesk oder ein Supportsystem vorhanden ist, um alle Fragen der Mitarbeiter zu beantworten. Aktivieren Sie Intranet-Botschafter, die für das Intranet werben, andere Mitarbeiter unterstützen, Fragen beantworten, Tipps und Tricks anbieten und andere zur Nutzung des Intranets ermutigen.
8. Machen Sie das Intranet unverzichtbar
Stellen Sie sicher, dass wichtige Informationen, Dokumente und Ressourcen in einer personalisierten Form verfügbar sind. Integrieren Sie das Intranet in relevante Geschäftssysteme und ermutigen Sie Teams, das Intranet für Ankündigungen, soziale Diskussionen, Projektmanagement, Aufgabenverfolgung und Teamzusammenarbeit zu nutzen. Schalten Sie einige der alternativen Kommunikationsmethoden wie wöchentliche E-Mail-Versendungen oder lokale Newsletter ab.
9. Gamification des Intranets
Erwägen Sie, spielähnliche Elemente wie Bestenlisten, Abzeichen und Belohnungen für die Erledigung von Aufgaben oder die Nutzung bestimmter Funktionen einzuführen. Erstellen Sie ein Motivationsprogramm, um Mitarbeiter, die das Intranet aktiv nutzen und dazu beitragen, anzuerkennen und zu belohnen.
10. Messen und anpassen
Nutzen Sie Analysen und Rückmeldungen von Mitarbeitern, um den Erfolg des Intranets kontinuierlich zu bewerten und notwendige Anpassungen vorzunehmen, damit es relevant und nützlich bleibt.
Um die Akzeptanz Ihres Intranets zu fördern, ist ein strategischer Ansatz erforderlich, der die Mitarbeiter in den Gestaltungsprozess einbezieht, das Intranet für alle Mitarbeiter und Geräte zugänglich macht, seine Vorteile kommuniziert, Schulungen und Support anbietet und das Intranet zu einem unverzichtbaren Instrument für die tägliche Arbeit macht. Gamification und kontinuierliche Evaluierung sind ebenfalls entscheidend für den Erfolg. Nutzen Sie diese Tipps und Tricks, um die Benutzerakzeptanz zu fördern und das Engagement für Ihr Intranet zu erhöhen.
Unser Fazit
Durch die Umsetzung dieser Tipps und Tricks können Sie ein Intranet aufbauen, das intuitiv und personalisiert ist und das für Ihre Anwender hilfreich ist, um Dinge zu erledigen. Dies wird zu höheren Akzeptanzraten und einer produktiveren Belegschaft führen. Denken Sie daran, kontinuierlich Feedback von Ihren Nutzern einzuholen und Ihr Intranet entsprechend zu verbessern, um seinen anhaltenden Erfolg zu gewährleisten.
Mit dem richtigen Ansatz kann Ihr Intranet zu einem unverzichtbaren Instrument für Ihr Unternehmen werden und die Kommunikation, Zusammenarbeit und Effizienz verbessern.
