Die Kurzanleitung zur Verbesserung der Intranetsuche
Intranet-Nutzer sind oft enttäuscht von der Suchfunktion. Kein Wunder, denn die meisten sind daran gewöhnt, mit Google oder Bing in Sekundenschnelle die gewünschten Informationen zu finden. Bei Intranet-Suchen ist das aber häufig nicht der Fall.
In diesem Artikel, der in 4 Minuten zu lesen ist, finden Sie 13 Schritte für die Gestaltung der Suchfunktion ihres Intranets, damit die Kollegen bei ihrer Suche keine Enttäuschung erleben müssen.
Wenn Sie mehr erfahren möchten, schauen Sie sich dieses 15-minütige On-Demand-Webinar mit Beispielen zur Verbesserung der Intranet-Suche an.
1. Die erfolgreiche Suche beginnt mit Ihrer Informationsarchitektur
Im Folgenden werden wir einige Ideen für die Gestaltung der Suchfunktion ihres Intranets liefern. Zunächst möchten wir jedoch betonen, dass die Grundlage für einer erfolgreichen Suche die Informationsarchitektur ihres Intranets ist. Auf diese Weise können Sie bei der Bildung von Suchkategorien oder bei der Entscheidung über Suchverfeinerungen relevante Bereiche finden.
2. Wo soll das Suchfeld platziert werden?
Die erste Frage, die Sie sich stellen sollten, ist, wo soll das Suchfeld platziert werden. In der Regel wird es in der Kopfzeile platziert, entweder sichtbar oder mit einem Suchsymbol. Es gäbe auch die Alternative, es direkt auf der Startseite zu platzieren. In diesem Fall halten wir es jedoch für eine gute Idee, es zusätzlich auch als Symbol in die Kopfzeile zu setzten, somit kann man sicherstellen, dass die Suche an jedem Ort innerhalb der Oberfläche verfügbar ist.
3. Die Suche während der Eingabe kann die Dinge beschleunigen
Bei der ersten Suche werden die Suchtreffer in der Regel in einer Dropdown-Liste oder einem Suchfeld angezeigt. Hier können Sie entscheiden, wie viele Treffer angezeigt werden sollen und wie diese dargestellt werden sollen. Wir meinen, dass die Anzeige von etwa zehn Treffern ein gutes Ergebnis liefert, denn so können Sie die Treffer ohne Scrollen erkennen. Eine weitere Empfehlung ist, die "Suche während der Eingabe" zu aktivieren, der Mitarbeiter kann so die Ergebnisse sehen, ohne dass er den ganzen Suchbegriff eingeben muss.
4. Fragen Sie die Nutzer: "Meinten Sie"?
Es sollte auch die Funktion "Meinten Sie" aktiviert werden, so kann dem User auch geholfen werden, wenn er den Suchbegriff falsch geschrieben hat.
5. Schränken Sie den Bereich mit Suchkategorien ein
Wenn der Nutzer nicht findet, was er sucht, ist der nächste Schritt der Wechsel zur erweiterten Suche. In diesem Szenario werden Sie wahrscheinlich keine Suche während der Eingabe benötigen, da es andere Werkzeuge und Mittel gibt Inhalte zu finden. Wir empfehlen Ihnen, Suchkategorien einzurichten, damit kann der Suchbereich einschränken werden, um so z. B. nur nach Personen, Teams oder Nachrichtenartikeln zu suchen.
6. Versuchen sie, das Suchergebnis zu verfeinern
Für jede Suchkategorie können Sie auch ausgewählte Verfeinerungen hinzufügen, somit kann man dem User helfen, die Suche noch weiter Begriffen einzugrenzen. Genau wie bei den Suchkategorien sollten die Verfeinerungen auf Begriffen basieren, die für Ihre Organisation relevant sind, wie z. B. Dokumenttypen, Produktgruppen oder Standorte. Die Anzahl der Verfeinerungen variiert je nach Suchkategorie und hängt von den verfügbaren Inhaltstypen/Eigenschaften ab. Zwei oder drei Verfeinerungen innerhalb einer Kategorie sind üblich, es können aber auch mehr sein.
7. Feedback Funktion
Da auch Suchfunktion regelmäßig verbessern werden sollten, empfehlen wir Ihnen, einen Suchadministrator zu benennen. Mit der Implementation einer Feedback Funktion erreichen den Administrator so die Verbesserungsvorschläge. Neben der Kritik des Suchergebnisses sollte der Mitarbeiter auch einen Sreenshot des Ergebnisses übermitteln können.
8. Favorisierte Suchergebnisse verwenden
Eine Möglichkeit, die Intranet-Suche zu steuern und zu verbessern, ist ein Ranking bei den Suchergebnissen. Dies bedeutet, es stehen immer bestimmte Begriffe ganz oben in der Liste der Suchergebnisse, z.B. weil sie häufig gefragt wurden oder weil es sinnvoll erscheint z. B. dass die Seite mit dem Verkaufsprozess immer für den Suchbegriff "Verkauf" angezeigt wird.
9. Suchstatistiken analysieren
Eine weitere wirksame Methode zur Verbesserung der Suchfunktion ist die Analyse von Suchstatistiken. Erkennen Sie häufige Suchbegriffe, so verstehen sie, wonach die Mitarbeiter derzeit regelmäßig suchen. Sie sollten auch wissen, welche Suchvorgänge abgebrochen werden und welche Suchbegriffe keine Treffer liefern. All diese Beispiele können dem Administrator helfen die Suchfunktion zu verfeinern und zu verbessern.
10. Hervorgehobene Suchfunktionen
Ein weiterer Schritt die Suche in ihrem Intranet zu optimieren, ist die Einrichtung von eigenständigen Suchbereichen. Diese sollten die wichtigsten Bereiche umfassen, wie z. B. die Suche nach Kollegen, Geschäftsdokumenten oder Produkten.
11. Funktionalität der Suche auf allen Clients und Geräten
Die Intranet-Suche sollte auch auf anderen Geräten als Webbrowsern ein gutes Ergebnis erzielen. Wir empfehlen, die Konfiguration der Suche in Microsoft Teams und auf Mobiltelefonen (und insbesondere der mobilen Intranet-App) Priorität einzuräumen. So können auch die Kollegen im Homeoffice, auf Geschäftsreisen oder die Kollegen im Lager, die mit einem Tablett arbeiten die Intranet-Suche nutzen.
12. Geschäftssysteme in die Suche einbeziehen
Irgendwann möchten Sie vielleicht auch die Möglichkeit hinzufügen in Geschäftssystemen oder Datenbanken zu suchen. Basierend auf den Optionen von Microsoft 365 können Sie weitere Datenquellen in Ihre Intranet-Suche einbeziehen. Ohne weitere Lizenzkosten können Sie lokale Dateifreigaben, lokales SQL, Azure SQL, Salesforce, ServiceNow und verschiedene andere gängige Quellen hinzufügen. Die Bereitstellung einer kombinierten Suche ist eine deutliche Steigerung der Suchfunktion, sie ist jedoch selten Teil der ersten Version der Intranet-Suche.
13. Pflegen Sie Ihre Inhalte
Sie sollten schließlich nicht vergessen, Ihre Inhalte optimal zu pflegen. Verwenden Sie klare Titel für die Webseiten und stellen Sie sicher, dass die Seitenzusammenfassung (die oft auf der Seite mit den Suchergebnissen angezeigt wird) den Mitarbeitern den Zweck der jeweiligen Webseite verständlich macht.
Zusammenfassung
Wir hoffen, dass die obigen 13 Beispiele zeigen konnten, wie man die Suche im Intranet optimieren kann. Wenn Sie einige Beispiele sehen möchten, sehen Sie sich das 15-minütige On-Demand-Webinar Improving Intranet Search an.
