Das ultimative Intranet für Unternehmen und Organisationen

Unabhängig davon, ob Ihre Organisation in der freien Wirtschaft oder im öffentlichen Sektor tätig ist, ob sie klein oder groß ist, wird sie mit einem Intranet garantiert erfolgreicher sein. Wie viel mehr, hängt allerdings unmittelbar davon ab, inwieweit das Intranet an die spezifischen Voraussetzungen und Bedürfnisse der Organisation angepasst ist. Die Bedürfnisse eines kleinen Beratungsunternehmens unterscheiden sich zum Beispiel stark von denen einer Stadtverwaltung. In diesem Blogbeitrag geben wir Ihnen Tipps, wie Sie das ultimative Intranet für Ihr Unternehmen konzeptionieren können.

Intranets für kleine und große Unternehmen, Schulen, Gemeinden, Gesundheitseinrichtungen, Geschäfte, Dienstleistungsunternehmen und andere Organisationen haben sehr unterschiedliche Designs und Funktionalitäten. Die Anforderungen eines kleinen Klempnerunternehmens an digitale Tools unterscheiden sich zum Beispiel sehr von denen einer Schule. Der Klempnerbetrieb braucht wahrscheinlich kein Extranet, in dem sich Kunden anmelden und Daten registrieren oder geschäftskritische Informationen herunterladen können. Eine Schule hingegen muss den Eltern Zugang zu den Stundenplänen ihrer Kinder, der Anwesenheitsverwaltung und anderen Informationen bieten, was am besten über ein Extranet möglich ist.

Trotz der Unterschiede gibt es jedoch viele Bedürfnisse und funktionale Anforderungen, die für alle Arten von Organisationen gleich sind. Zum Beispiel möchte praktisch jede Organisation in der Lage sein, Neuigkeiten und andere interne Informationen effizient an alle Mitarbeiter zu verteilen. Die meisten Organisationen müssen ihren Mitarbeitern auch den Zugang zu und die Selbstversorgung mit allem, was mit ihrer Arbeit zu tun hat, erleichtern. Collaboration Spaces, gemeinsame Kalender und Veranstaltungen, Dokumentenmanagement, integrierte Desktop- und Kommunikationsanwendungen sind weitere Beispiele für digitale Arbeitsmittel, die für die meisten Unternehmen anwendbar und von Nutzen sind.

Um das optimale Intranet für Ihr Unternehmen zu entwickeln, müssen Sie zunächst die spezifischen Anforderungen des Unternehmens durch Nutzerumfragen, Informations- und Kommunikationsanalysen, etc. ermitteln. Da jede Organisation einzigartig ist, führt jede „Abkürzung“ dieses Vorgangs dazu, dass Sie die Intranet-Lösung an den Anforderungen Ihrer Anwender vorbei entwickeln. Wie Sie ein erfolgreiches Intranet für Unternehmen und Organisationen aufbauen, erfahren Sie Schritt für Schritt in der Blogserie „Aufbau eines erfolgreichen digitalen Arbeitsplatzes“.

Es gibt Benutzeranforderungen, die für bestimmte Arten von Organisationen üblich sind. Wie diese Bedürfnisse erfüllt werden sollten, wird im Folgenden beschrieben.

Intranets für große Unternehmen

Es ist natürlich schwierig, genau zu sagen, was ein Unternehmen als groß oder klein definiert. Eine Trennlinie kann vielleicht darin bestehen, dass nicht mehr alle Mitarbeiter bei einer morgendlichen Besprechung untergebracht werden können. Gleichzeitig kann aber ein Unternehmen, das in einer Branche aufgrund der Anzahl der Mitarbeiter als groß bezeichnet werden kann, in einer anderen als klein definiert werden.

Im Grunde geht es in diesem Zusammenhang jedoch um die Notwendigkeit, Informationen und Prozesse zu strukturieren und effizientere Lösungen für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit zu schaffen.

Große Unternehmen haben gemeinsam, dass es für sie schwieriger ist, ihre Organisation eng zusammenzuhalten, das Engagement der Mitarbeiter zu fördern und internes Wissen und Kompetenzen sichtbar und gemeinsam nutzbar zu machen. Außerdem haben sie im Vergleich zu kleineren Unternehmen komplexere Anforderungen an die Verwaltung von Dokumenten und Vorgängen, größere Informationsmengen und mehr Kooperationen, Teams und Projekte. In einem großen Unternehmen besteht außerdem ein höheres Risiko, dass Informationen in Silos isoliert werden.

Um die Bedingungen für die Entwicklung eines Intranets für ein großes Unternehmen zu optimieren, sollten Sie unter anderem folgende Punkte beachten:

Erstellen Sie gut definierte Personas (Rollen) für Ihre Benutzer. Dies erleichtert die Strukturierung und Kategorisierung der verschiedenen Benutzergruppen des Unternehmens, um alle Inhalte an die richtigen Mitarbeiter zu verteilen.
Strukturieren und kennzeichnen Sie alle Inhalte und Nachrichten auf der Grundlage dessen, was für das gesamte Unternehmen von Interesse ist und was nur für eine bestimmte Abteilung oder Benutzerkategorie relevant ist. Mit einer soliden Rollenstruktur und gut getaggten Inhalten wird die Relevanz für jeden Mitarbeiter erhöht, was die Nutzung des Intranets, das Engagement und die Weitergabe von Informationen und Wissen fördert. Auf diese Weise ist es einfacher, Nachrichten, Informationen und Aktivitäten zu verbreiten, die das Unternehmen vereinen und die Innovation und das Engagement der Mitarbeiter für gemeinsame Ziele stärken.
Integrieren Sie das gesamte Dokumentenmanagementsystem des Unternehmens in das Intranet oder bauen Sie es dort auf. Durch die Konsolidierung der Verwaltung aller Dokumente in einer einheitlichen und gut strukturierten Intranetlösung erleichtern Sie den Benutzern das Auffinden, Überarbeiten und gemeinsame Nutzen von Dokumenten und Prozessen. Und mit der richtigen Architektur und Funktionalität lässt sich das Risiko von Duplikaten und veralteten Informationen mehr oder weniger ausschließen. Dadurch wird die Zuverlässigkeit, Sicherheit und Qualität von Dokumenten, Prozessen und anderen Informationen erhöht. Darüber hinaus ermöglicht es den einfachen Zugriff auf alle geschäftskritischen Informationen über eine einzige Plattform. Durch die Implementierung einer intelligenten Suchfunktion können die Benutzer dann effizient alle Informationen zu einem bestimmten Thema sowohl in Dateien als auch in Webtexten finden. Omnia bietet eine leistungsstarke Suchmaschine mit fortschrittlichen Suchfiltern, die das Auffinden relevanter Informationen in Dokumenten, Webseiten, Kollaborationen, Projekten, Konversationen und vielem mehr zum Kinderspiel machen.
Erstellen Sie gut strukturierte, durchsuchbare und aussagekräftige Benutzerprofile für alle Mitarbeiter, um eine bessere interne Ressourcennutzung und die gemeinsame Nutzung von Wissen und Fähigkeiten zu ermöglichen. Durch die Implementierung erweiterter Intranet-Suchfilter können interne Kompetenzen und Wissen leichter zugänglich und für die Organisation sichtbar gemacht werden.
Etablieren Sie Vorlagen für die Arbeitsgruppen und Projekte. Damit stellen Sie sicher, dass die Zusammenarbeit von Anfang bis Ende demselben Prozess folgt und die Anwendungsumgebung nicht zu vielfältig wird. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Blogbeitrag Aufbau eines erfolgreichen digitalen Arbeitsplatzes. Schritt 4: Erleichterung der Zusammenarbeit.
Vergeben Sie Publisher-Rollen und automatisieren Sie das Content Management. Mit einer strengen Richtlinie für Lese-, Bearbeitungs- und Veröffentlichungsrechte werden Informationsanarchie und Unsicherheit darüber, was man am digitalen Arbeitsplatz tun darf, vermieden. Und durch die Automatisierung der Verteilung und Aktualisierung von Nachrichtenartikeln, Blogbeiträgen und anderen Informationen wird der Informationsfluss gleichmäßig und der Arbeitsplatz sauber gehalten.

Intranets für kleine Unternehmen

In Intranets bei kleinen Unternehmen ist es vielleicht nicht so wichtig wie in einem größeren Unternehmen, dass alle Mitarbeiter über das Intranet und andere digitale Kanäle über das Geschehen im Unternehmen informiert werden. Für die Innovationskraft und den Zusammenhalt eines kleinen Unternehmens ist es vielleicht auch nicht so wichtig, dass die Mitarbeiter Intranet-Communities und Social-Media-Tools nutzen, um Dinge zu diskutieren. Das heißt, unter der Voraussetzung, dass das Unternehmen regelmäßige Treffen mit allen Mitarbeitern abhalten kann. Es ist allgemein anerkannt, dass Gespräche, Neuigkeiten, Ideenentwicklung und Besprechungen in den digitalen Arbeitsplatz verlagert werden, wenn ein Unternehmen aus dem Konferenzraum herauswächst.

Aber die Konsolidierung, Strukturierung und Vereinfachung des Zugangs zu allen relevanten Informationen und Dokumenten ist bei Intranets für kleine Unternehmen genauso vorteilhaft wie für eine große Organisation. Bei der Entwicklung eines Intranets für ein kleines Unternehmen sollten die Inhalte und Dokumente daher kategorisiert und mit Tags versehen werden, um den Benutzern das Auffinden von Informationen zu erleichtern. Und genau wie große Organisationen können auch kleine Unternehmen enorm davon profitieren, wenn sie Vorlagen für die Zusammenarbeit verwenden, damit jedes Projekt und jede Zusammenarbeit einer einheitlichen Struktur folgt und dieselben Anwendungen und Dateispeicherverfahren verwendet werden.

Intranets für Gemeinden

Die Bedürfnisse eines Intranets für Unternehmen der öffentlichen Verwaltung sind in vielerlei Hinsicht denen eines großen Unternehmens ähnlich. Es gibt viele professionelle Rollen in der Organisation und es gibt Mitarbeiter in vielen Abteilungen und Verwaltungseinheiten. Es besteht ein offensichtlicher Bedarf an der Koordination, Konsolidierung und Strukturierung von Informationen, Dokumenten, Kooperationen und Kompetenzen sowie an der Vereinfachung der Auffindbarkeit und Zugänglichkeit von Informationen und anderen Ressourcen. Neben Produktivitäts- und Qualitätssteigerungen bietet ein gut strukturiertes, soziales und lebendiges Intranet in einer Kommune auch ein enormes Potenzial für mehr Zusammenhalt und Engagement. D.h. eine Plattform, die einen einfachen und schnellen Zugang zu allen geschäftskritischen Informationen, Prozessen, Kooperationsräumen, Desktop-Tools und anderen Ressourcen über eine einzige Schnittstelle bietet.

Was Kommunen und andere öffentliche Organisationen jedoch auszeichnet, ist die Tatsache, dass ihre Tätigkeiten steuerfinanziert, öffentlich und stark reguliert sind. Folglich bieten Lösungen, die Ordnung in die Verwaltungsdokumente, Qualitätsprozesse und andere geschäftskritische Informationen bringen, enorme Vorteile. In Anbetracht des Umfangs der Tätigkeiten und der Entfernung zwischen den verschiedenen kommunalen Einheiten und Abteilungen spielt das Intranet eine äußerst wichtige Rolle bei der Überbrückung der Lücken und der Stärkung der Einheit der Organisation.

Lesen Sie die folgenden Kundenbeispiele, um sich inspirieren zu lassen und praktische Tipps für den Aufbau erfolgreicher Intranets für Kommunen oder andere öffentliche Organisationen zu erhalten:

Intranets für den Einzelhandel und Filialbetriebe

Ein typisches Merkmal von Ladenlokalen ist, dass ihre Mitarbeiter oft unregelmäßig und mit unterschiedlichen Arbeitsverträgen arbeiten. Einige arbeiten Vollzeit, andere nur Teilzeit oder am Wochenende. Folglich ist selten die gesamte Belegschaft versammelt, und die Mitarbeiter, die nur am Wochenende arbeiten, treffen möglicherweise nie die Mitarbeiter, die unter der Woche arbeiten. Dies bedeutet, dass die Geschäfte in der Regel andere Methoden finden müssen, um die Organisation zusammenzuhalten. Außerdem benötigen sie effiziente Lösungen, die ihren Mitarbeitern den Zugang zu allen Informationen, die ihr Arbeitsverhältnis betreffen, und deren Selbstversorgung erleichtern.

Da die Mitarbeiter die meiste Zeit ihres Arbeitstages in der Filiale verbringen, haben sie weder die Zeit noch die Möglichkeit, sich über einen Computer am Arbeitsplatz in das Intranet einzuloggen. Für sie ist daher eine mobilfreundliche Oberfläche absolut entscheidend für den Erfolg des Intranets.

Um die Voraussetzungen für die Entwicklung eines Intranets für eine Filiale zu optimieren, berücksichtigen Sie u.a. folgende Punkte:

Schaffen Sie eine leicht zugängliche mobile Schnittstelle durch responsives Design und/oder eine mobile App. Mit Omnia erhalten Sie automatisch ein responsives Intranet, und Sie können auch die mobile App von Omnia hinzufügen, um das mobile Erlebnis besser zu steuern.
Schaffen Sie einen Prozess und eine Struktur für einen regelmäßigen Newsfeed, damit jeder über alles, was im Unternehmen passiert, informiert ist. Aktivieren Sie nach Möglichkeit auch Benachrichtigungen in der mobilen App.
Ermöglichen Sie den Austausch von Informationen und Konversationen im Intranet, um das Engagement und den Zusammenhalt zu stärken und einen reibungslosen Schichtwechsel zwischen den Mitarbeitern zu ermöglichen.

Lesen Sie „ICA wächst mit Omnia“ und „Axfood lanciert neues Intranet auf der Basis von Office 365 und Omnia“, wenn Sie wissen möchten, wie dieses Einzelhandelsunternehmen seine konzernweiten Intranets gestaltet hat.