Aufrechterhaltung einer gesunden Unternehmenskultur trotz der Fernarbeit in einer Organisation

Die Unternehmenswerte, Verhaltensnormen und der Gemeinschaftsgeist einer Organisation werden hauptsächlich durch den täglichen physischen Kontakt und informelle persönliche Meetings geformt und geprägt. Wie können Sie die Unternehmenskultur jedoch in einer virtuellen Organisation gesund und munter halten, in der die meisten Mitarbeiter von außerhalb des Büros arbeiten?

Die Formulierung Ihrer Unternehmenswerte und deren Verbreitung in der gesamten Organisation sind relativ einfach. Sie können sogar sicherstellen, dass jeder einzelne Mitarbeiter in der Organisation sie liest, indem Sie die Funktion Pflichtlektüre im Publikationstool Ihres Intranets verwenden. Es ist jedoch nicht ganz so einfach, zu überprüfen, ob jeder Mitarbeiter im Kontakt mit Kollegen und der Außenwelt nach den Regeln lebt.

Wenn Sie erreichen möchten, dass alle Mitarbeiter am selben Strang ziehen, ein Gefühl der Zusammengehörigkeit haben und die Unternehmenswerte Ihrer Organisation verinnerlichen, sind regelmäßige Kommunikation und Aktivitäten für das Teambildung ein absolutes Muss. Tägliche informelle Meetings der Mitarbeiter mit ihren Kollegen sind von entscheidender Bedeutung dabei, nicht zuletzt, da viele Meetings eine zentrale Rolle bei der Verfestigung der Organisationswerte spielen. Dies ist de facto einer der Gründe, aus dem viele Organisationen und Arbeitsteams regelmäßig Meetings montagmorgens abhalten.

Wie können Sie jedoch dafür sorgen, dass Ihre Unternehmenskultur gesund und munter bleibt, wenn Ihre Mitarbeiter allein in anderen Umgebungen und vielleicht sogar anderen Zeitzonen arbeiten? Wie können Sie Teamgeist schaffen und verstärken? Und wie können Sie dem Gefühl von Entfremdung und einer mangelhaften Zugehörigkeit entgegenwirken, das von einigen aus der Ferne arbeitenden Mitarbeitern erlebt wird? In diesem Blogbeitrag erhalten Sie mehrere Tipps dazu.

Abhängigkeit einer starken Unternehmenskultur von einer gesunden Kultur der Fernarbeit

Für die meisten Unternehmen und Organisationen ist ihre Unternehmenskultur ein wesentlicher Faktor hinter dem Erfolg ihrer Geschäftstätigkeiten. Die Unternehmenskultur und das Mitarbeiterengagement sind de facto zwei Seiten derselben Medaille. Eine schwache und unpräzise Kultur führt unweigerlich zu einem insgesamt niedrigen Engagement. Sie benötigen jedoch äußerst engagierte Mitarbeiter für die Verankerung einer gesunden und dynamischen Unternehmenskultur.

In einer von Deloitte durchgeführten Studie über globale Trends im Bereich des Humankapitals im Jahr 2015 (Global Human Capital Trends 2015) gaben 87% der befragten HRM-Manager an, dass die Unternehmenskultur und das Mitarbeiterengagement ihre vorrangigen Prioritäten in der Zukunft sind. Es gibt unzählige erfolgreiche und innovative Unternehmen, wie Google, Apple, Facebook, Spotify und IKEA, bei denen die Unternehmenskultur nachweislich ein zentraler Erfolgsfaktor ist. Anders gesagt: Wenn Sie die Ergebnisse des Unternehmens unterm Strich verbessern möchten, sollten Sie mehr Wert auf die Unternehmenskultur legen. Dies trifft insbesondere zu, wenn bei Ihnen zunehmend mehr Mitarbeiter in die Fernarbeit wechseln.

In einer Organisation, in der viele Mitarbeiter von außerhalb des Büros arbeiten, benötigen Sie ein gesunde „Remote-Team-Kultur“, um zu verhindern, dass die Unternehmenskultur ins Wanken gerät und in sich zusammenfällt. In einigen Organisationen kann die Fernarbeit die Unternehmenskultur sogar stärken. Einer der Gründe dafür ist, dass Manager und Teamleiter über bessere und effizientere Tools für die Kommunikation und das individuelle Coaching von Mitarbeitern verfügen. Personen, die es schwer finden, sich an einem geschäftigen Arbeitsplatz Gehör zu verschaffen und gesehen zu werden, könnten online geradezu aufblühen. Dies ist insbesondere der Fall, wenn die Geschäftsleitung Zeit dafür investiert, rasch konstruktives und individuelles Feedback zu den Beiträgen und Verbesserungsideen von Mitarbeitern zu geben. Flexible Arbeit wird von vielen auch als attraktive Leistung erachtet, welche das Engagement und die Wertschätzung für den Arbeitgeber steigert.

Unternehmen, wie Trello, bei denen die meisten Mitarbeiter von außerhalb des Büros arbeiten, haben verstanden, dass eine solide und ausgezeichnete Fernkultur Voraussetzung für die Schaffung eines erfolgreichen Unternehmens und einer starken Unternehmenskultur ist.

Laut Trello erfordert eine gesunde Remote-Team-Kultur:

1. einen klaren Satz an Regeln für die Online-Kommunikation und die Kommunikation vor Ort, den es zu beachten gilt;
2. ein durchdachtes System für Meetings, Veranstaltungen und Routinen, das sicherstellt, dass die gesamte Organisation proaktiv, inklusiv und transparent kommuniziert.
   
   

Einfühlungsvermögen und Online-Tools bieten eine solide Grundlage

Für die Schaffung einer dynamischen Teamkultur sind leistungsstarke Tools unerlässlich, welche die effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit unterstützen. Sie benötigen moderne, zuverlässige und benutzerfreundliche Tools für Online-Meetings, Chats und die Zusammenarbeit, wie Teams, Zoom, Stream, Yammer, Slack, Planner und Trello. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Ihre Kollegen in der Lage sind, mühelos und effizient ohne technologische Hürden Gespräche zu führen, Dinge zu planen und zusammenzuarbeiten.

Wie von Trello und vielen anderen virtuellen Organisationen betont, ist Empathie bzw. Einfühlungsvermögen einer der wichtigsten Faktoren für die Etablierung einer gesunden Remote-Kultur. In diesem Zusammenhang bezieht sich Empathie auf jemanden, der die Fähigkeit besitzt, die Situation des anderen zu verstehen und zu respektieren. Beispielsweise sollten sich Manager mit den Präferenzen Ihrer Mitarbeiter bei der Fernarbeit vertraut machen und ihre Arbeitsbedingungen dementsprechend anpassen. Falls Mitarbeiter Kinder haben, die am Nachmittag von der Schule nach Hause kommen, dann fängt dieser Mitarbeiter wahrscheinlich gerne früher mit der Arbeit an, um seinen Arbeitstag früher beenden zu können. Lesen Sie, was Professorin Lena Zander an der Universität Uppsala davon hält.

Bei Empathie geht es auch darum, sich an eine respektvolle Netiquette zu halten, indem ein freundlicher Tonfall und eine positive Einstellung angenommen werden und man in der gesamten Kommunikation inklusiv und transparent ist. Wenn Personen beispielsweise gemeinsam im Büro arbeiten, dürfen sie ihre Kollegen in der Fernarbeit nicht vergessen, insbesondere, wenn sie gemeinsam Entscheidungen treffen, Meetings vor Ort haben oder auf andere Weise zusammenarbeiten. Um zu verhindern, dass sich aus der Ferne arbeitende Kollegen ausgeschlossen fühlen oder es schwer finden, ihre Meinung bei Meetings im Büro zu äußern, sollten auch die vor Ort arbeitenden Kollegen auf Online-Meetings umsteigen. Auf diese Weise herrschen für jeden Teilnehmer am Meeting die gleichen Bedingungen, unabhängig davon, von wo aus er arbeitet. Ein weiterer Vorteil der Einführung von standardmäßigen Online-Meetings in Sachen Empathie ist, dass Sie diese aufzeichnen können, sodass jeder, der nicht in Echtzeit daran teilnehmen konnte, die Meetings anschließend abrufen kann.

Durch Empathie und leistungsstarke Online-Tools können Sie eine gesunde Kultur der Fernarbeit schaffen. Dies wird Ihnen problemlos gelingen, wenn Sie die folgenden Empfehlungen berücksichtigen:

• Machen Sie Online-Meetings zur Regel und persönliche Meetings zur Ausnahme.
• Vermeiden Sie rasche, im Korridor getroffene Entscheidungen, es sei denn, es besteht ein sofortiger Handlungsbedarf. Die Entscheidungen sollten stets das ganze Team einbeziehen und online getroffen werden. Es gibt ein paar wenige Entscheidungen, die nicht 24 Stunden lang aufgeschoben werden können. Priorisieren Sie transparente und inklusive Entscheidungsfindungsprozesse, um das Mitarbeiterengagement zu steigern.
• Befolgen Sie festgelegte Prozesse und Strukturen vor und während jedes Meetings, sodass es für alle eingeladenen Personen einfach ist, sich zuzuschalten, den Zweck der Meetings zu verstehen und an diesen teilzunehmen. Sie können beispielsweise den Link und die Tagesordnung zum Meeting in der Einladung enthalten.
• Nehmen Sie Rücksicht auf die Situation und Zeitzone jedes Mitarbeiters in Fernarbeit. Wenn Sie äußerst motivierte und kreative Teammitglieder möchten, sollten Sie ihre individuellen Bedürfnisse, Vorlieben, Lebenssituation und Biorhythmus beachten.
• Stellen Sie volle Transparenz zwischen der Geschäftsleistung und der Organisation sowie unter den Kollegen sicher. Die digitale Arbeitsumgebung bietet einmalige Möglichkeiten, um „alle Türen zu öffnen“. Eine vollständig transparente Kommunikationsumgebung vereinheitlicht die Organisation, stärkt die Unternehmenskultur, steigert das Engagement und fördert den Wissensaustausch. Stellen Sie sicher, dass alle Personen mit den angemessenen Benutzerrechten Zugang zu den gleichen Informationen haben. Außerdem raten wir Ihnen dazu, Chatgespräche zu protokollieren, Online-Meetings aufzuzeichnen und sicherzustellen, dass jemand bei den Meetings online Notizen macht.
• Legen Sie virtuelle Kaffeeroutinen fest. Ein Großteil der Kommunikation, welche die Unternehmenskultur prägt und die Mitarbeiterbindung stärkt, findet bei informellen Meetings und in Kaffeepausen statt. Aus diesem Grund und um die durch die Fernarbeit bedingte Entfremdung zu überbrücken, ist es wichtig, regelmäßige virtuelle Kaffeepausen festzulegen, während der die in der Fernarbeit tätigen Mitarbeiter über nicht mit der Arbeit zusammenhängende Themen sprechen können. Motivieren Sie sie auch dazu, informelle persönliche Online-Meetings mit ihren Kollegen anzuberaumen.
• Steigern Sie den Teamgeist durch virtuelle Teambildung. Es gibt unzählige Aktivitäten für die Teambildung auf Online-Basis. Sie können beispielsweise an Online-Yoga teilnehmen, einander bei Online-Spielen und Quizanwendungen herausfordern oder geführte virtuelle Touren durch Museen und Kunstgalerien machen.