Steer steigert die Kommunikation durch die Einführung eines Omnia-basierten Intranets
Steer ist ein globales Beratungsunternehmen mit den Schwerpunkte Infrastruktur und Verkehr und kommunale Beratung. Durch die Implementierung eines neuen Omnia-basierten Intranets konnte Steer seine interne Kommunikation, die Zusammenarbeit der Mitarbeiter und deren Erfahrungsaustausch deutlich verbessern. Die neue Lösung wird Steer dabei helfen, die Aktivitäten der Mitarbeiter und den organisatorischen Zusammenhalt in seinen 26 weltweiten Niederlassungen zu stärken. Darüber hinaus bietet sie einen verbesserten Zugang zu Prozessen, Richtlinien und anderen Informationen. Das Finden von Daten und Vorlagen mit allen Ressourcen und Tools für die Mitarbeiter wurde erleichtert und damit die Effektivität der der Arbeit gesteigert werden.
"Bereits wenige Monate nach der Einführung hat unser neues Cloud- und Omnia-basiertes Intranet die interne Kommunikation und Zusammenarbeit in unseren weltweiten Niederlassungen verbessert. Im Gegensatz zur vorherigen Plattform sind wichtige Arbeitsmittel wie Dokumente, Prozesse, Richtlinien und andere wichtige Informationen jetzt über einen einzigen Zugangspunkt verfügbar. Die verbesserte Informations- und Navigationsstruktur von Omnia hat die Prozesse Informationen und Ressourcen zu finden für die Kollegen vereinfacht. Die neue globale Kommunikationsplattform hilft uns, unsere vielen Niederlassungen und Mitarbeiter auf der ganzen Welt näher zusammenzubringen. Es stärkt ein einheitlicheres Unternehmen zu sein", sagt Mili Shukla, Marketing Manager, Internal Comms, bei Steer.
Eine einzige Plattform für alles
Steer ist eine weltweit tätige Unternehmensberatung, die kommerzielles, wirtschaftliches, gestalterisches, technisches und planerisches Fachwissen kombiniert, um ihre Kunden bei der Bewältigung komplexer Herausforderungen in Bereichen wie Verkehr, Infrastruktur, Energie, Immobilien und Stadtentwicklung zu unterstützen. Steer hat seinen Hauptsitz in London und beschäftigt rund 600 Spezialisten in 26 Niederlassungen auf der ganzen Welt.
Das vorherige Intranet von Steer war eine maßgeschneiderte, auf SharePoint 2013 basierende On-Premises-Lösung. Das Intranet war veraltet und verfügte nicht über die Funktionen, die das Unternehmen benötigte, um seine Mitarbeiter besser unterstützen zu können. Außerdem wollte Steer das Intranet in die Cloud verlagern, um den Zugang, die Mobilität und gruppenweite Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern.
"Wir brauchten eine moderne, cloudbasierte Intranet-Plattform, die einfach zu verwalten ist und mit der sich Inhalte mühelos erstellen, veröffentlichen und aktualisieren lassen. Entscheidend war, dass sich die Plattform nahtlos in Microsoft 365 und andere geschäftskritische Tools integrieren lässt, da wir eine einzige Plattform für alles schaffen wollten, was unsere Mitarbeiter täglich benötigen, wie Dokumente, Prozesse und Richtlinien. Außerdem musste die Plattform eine effiziente und umfassende Kommunikation und Zusammenarbeit über organisatorische und geografische Grenzen hinweg unterstützen", betont Mili.
Bei der Marktrecherche nach einer geeigneten Plattform stieß das Projektteam auf Clearbox Consulting, das für die Durchführung umfassender Bewertungen von Intranet-Plattformen und Produkten für den digitalen Arbeitsplatz bekannt ist. Dabei stießen sie auf die Intranet-in-a-Box-Plattform Omnia, die sechs Jahre in Folge mit dem ClearBox Intranet Choice Award ausgezeichnet wurde.
"Wir haben vier bis fünf verschiedene Anbieter in die engere Wahl gezogen. Unsere Wahl fiel auf Omnia, da uns nicht nur die Fähigkeiten und die sofort einsatzbereiten Funktionen, sondern auch die Anwenderfreundlichkeit gefielen. Das Team hat uns beeindruckt, und uns gefiel das gut durchdachte Projektmodell. Wir hatten die Gewissheit, dass die Out-of-the-Box-Funktionen von Omnia die meisten unserer Anforderungen erfüllen würden, ohne dass zusätzliche Kodierung erforderlich wäre, was uns in unserer Überzeugung bestärkte, dass es die richtige Lösung war", fasst Mili zusammen.
Agiler Ansatz gibt Zeit zum Nachdenken
Die Entwicklung und Implementierung des neuen Intranets begann im April 2023, und die erste Version wurde im Juli nach drei Monaten intensiver Arbeit eingeführt. Die meiste Zeit wurde darauf verwendet eine Informations- und Navigationsstruktur zu entwerfen. Alte Inhalte wurden überprüft zum Teil gelöscht und bereinigt und es wurden Inhalte erstellt.
"Uns war schon früh klar, dass wir nicht in der Lage sein würden, im Juli mit allem, was auf unserer Spezifikationsliste stand, zu starten. Daher entschieden wir uns für eine schrittweise Einführung des Intranets, wobei mit jeder Version neue Funktionen eingeführt wurden. Dieser Ansatz für den Einführungsplan hat sich als erfolgreich erwiesen. Durch die Beobachtung des Verhaltens und der Navigation der Mitarbeiter konnten wir feststellen, welche Funktionen und Inhalte unsere Kollegen und Teams am nützlichsten finden", betont Mili.
Mili zufolge hat ihnen der agile Ansatz viel (unnötige) Arbeit erspart und zu einer stärker nutzerorientierten Lösung geführt. Die Beliebtheit und die Nutzung des Intranets haben nach jeder Einführung zugenommen, was den Erfolg dieser Methode bewies.
Wissen und Erfolge mit allen teilen
Zu den Funktionen, die Mili und das Projektteam feinabgestimmt und dem Intranet hinzugefügt haben, gehören eine verbesserte Suchfunktion und ein neues Dokumentenmanagementsystem, das vollständig auf Omnia basiert. Geplant ist auch die Einführung eines Omnia-basierten Qualitätsmanagementsystems und eines Bereichs für Communities, in dem die Mitarbeiter Ideen, Wissen und Erfahrungen austauschen und diskutieren können.
"Die Implementierung eines geeigneten Dokumenten- und Qualitätsmanagementsystems im Intranet wird das Finden und die Zuverlässigkeit unserer Prozesse, Richtlinien und anderer geschäftskritischer Dokumente verbessern. Früher hatten wir mehrere Versionen desselben Dokuments an verschiedenen Orten, dies erschwerte sehr die Versionsverwaltung. Jetzt gibt es von jeder Datei nur noch eine Version, die zentral gespeichert wird und für die es eine Revisions- und Urheberkontrolle gibt. Dies wird uns dabei helfen, alle unsere Dokumente, Richtlinien und Prozesse stets aktuell und konform zu halten", bemerkt Mili und fährt fort:
"Diese Umstellung erstreckt sich auf alle Inhalte im Intranet. Unser neues Intranet ist dynamisch und benutzerfreundlich und hilft uns, täglich neue Inhalte zu erstellen. Dank der Targeting-Funktionen von Omnia können wir die Inhalte auch an die richtigen Zielgruppen anpassen und sie so noch relevanter und interessanter für sie machen.
