Schwedischer Sportverband optimiert die interne Kommunikation
Das in der Geschichte reibungsloseste Implementierungsprojekt verschaffte dem schwedischen Sportverband ein neues dynamisches Intranet voller Aktivitäten und mit jeder Menge Interaktion zwischen den Endbenutzern.
Schwedens’ größtem Bürgerverein mit mehr als 3,1 Mio. Mitgliedern steht der schwedische Sportverband vor. Durch die Implementierung eines neuen Intranets auf Basis von Omnia konnte die Geschäftsstelle’ des Verbands die interne Kommunikation konsolidieren und straffen und hat auf diese Weise die Fähigkeit des Verbands zur Unterstützung und Entwicklung der Sportbewegung in Schweden maßgeblich verbessert.
– Unsere interne Kommunikation hat sich dank einer offenen, transparenten, klaren und ansprechenden Kommunikation in der gesamten Organisation immens verbessert. Jede/r besitzt nun einen besseren Einblick in unsere Aktivitäten und hat mehr Kontrolle darüber, was vor sich geht, sowie einen besseren Überblick darüber, meint Åsa Bergström, der Leiter der internen Kommunikation des schwedischen Sportverbands.
– Durch unser neues Intranet auf Basis von Omnia ist es uns gelungen, eine konsolidierte und effizientere Kommunikationsstruktur zu schaffen, die es unseren Mitarbeitern erlaubt, ständig und rasch Zugang zu den von ihnen benötigten Informationen zu haben.
Vom digitalen Anschlagbrett zu einer vollwertigen digitalen Arbeitsumgebung
Mit einer Vielzahl von Sportinitiativen und Mitgliedsvereinen organisiert und unterstützt der schwedische Sportverband die gesamte schwedische Sportbewegung, die alle sportlichen Aktivitäten vom Fußball auf Juniorenebene und dem Orientierungslauf bis hin zur Leichtathletik abdeckt. Die Geschäftsstelle’ des Verbands ist für die Planung, Organisation und Abhaltung einer Vielzahl von unter dem Dach des Verbands durchgeführten Ereignissen verantwortlich.
Bis Mai 2019 wurde die interne Kommunikation über mehrere Kommunikationskanäle abgewickelt, wie E-Mail, SMS und Intranet auf Basis von Episerver. Das Intranet war jedoch veraltet und schwer zu verwalten. Die Geschäftsstelle musste die Effizienz ihrer Kommunikation dringend modernisieren und optimieren. Im Rahmen einer neuen, 2018 eingeführten Kommunikationsstrategie wurde daher im Frühling 2019 ein Intranet auf Basis von Omnia und Office 365 implementiert.
Mit ihrem Launch im Mai 2019 veränderte diese neue Lösung die interne Kommunikationsstruktur und den internen Kommunikationserfolg der Geschäftsstelle grundlegend. Um es in Åsa’ eigenen Worten zu sagen:
– Wir haben den Schritt von einem digitalen Anschlagbrett, das nur von wenigen Personen genutzt wurde, zu einer modernen zukunftsorientierten Intranet-Lösung gemacht, die einfach zu benutzen ist, deren Bedienung Spaß macht und welche die Kommunikation und Zusammenarbeit wesentlich verbessert. Seit dem Launch ist das Intranet lebendig sowie voller Aktivität und Interaktion. Der Unterschied ist wie Tag und Nacht.
Heute liest jede/r in der Geschäftsstelle Nachrichten und andere wichtige Informationen über das Intranet, wobei sich viele Mitarbeiter an den Diskussionen beteiligen oder verschiedene Blogeinträge und Nachrichtenartikel teilen, liken und kommentieren. Früher war es vollkommen anders. Das ehemalige Intranet wurde als langweilig und kompliziert empfunden, insbesondere da man sich bereits für das Lesen eines Artikels anmelden musste.
Demgegenüber macht das neue Intranet keine Anmeldung erforderlich. Vielmehr das Gegenteil ist der Fall. Die neue digitale Arbeitsumgebung ist nun das Erste, was die Mitarbeiter nach dem Einschalten ihres Computers jeden Morgen begrüßt. Es ist immer ein.
Die verbesserte mobile Zugänglichkeit machte die Organisation außerdem flexibler und aufmerksamer gegenüber Neuigkeiten.
– Wenngleich Mobilität nicht ganz oben auf der Liste unserer Erfordernisse stand, schätzen wir die verbesserte Zugänglichkeit, welche durch die mobilen Funktionalitäten und die Anpassungsfähigkeit von Omnia’ geboten wird. Die Benachrichtigungsfunktion der App von Omnia’ macht es auch wesentlich einfacher, über Nachrichten und aktualisierte Informationen im Intranet auf dem Laufenden zu bleiben, schließt Åsa.
Das reibungsloseste Projekt in der Geschichte
Als die Geschäftsstelle im Februar 2019 den Startschuss für das Projekt zur Implementierung eines Intranets gab, sah sie dessen Inbetriebnahme innerhalb von gerade einmal drei Monaten vor. Das Einführungsdatum war der 13. Mai. Alle anfänglichen Bedenken und Sorgen, dass der Zeitplan zu optimistisch gefasst war, verflogen schnell.
– Alle am Projekt beteiligten Personen sind der Ansicht, dass es das reibungsloseste in der Geschichte war. Beginnend mit Tag 1 lief alles nach Plan. Die Fachberater von Precio Fishbone führten uns mithilfe eines klar gefassten Projektplans und einer äußerst professionellen Ausführung durch die verschiedenen Projektphasen. Ein anderer Grund für die reibungslose Umsetzung war zweifelsohne auch die klare Kommunikation und Festlegung unserer Wünsche und Erwartungen an das Intranet.
– Das gesamte Projektteam war zudem sehr motiviert und engagierte sich bei jedem Schritt entlang des Wegs, hebt Åsa hervor. Der Umstand, dass ich mich in sechs Monaten lediglich einmal an den Produktsupport wenden musste’, ist Beweis für die Qualität der sorgfältig entwickelten Struktur, der Benutzerfreundlichkeit und der Performance der Lösung.
Die lokalen Bezirke sind als nächste an der Reihe
Den 19 örtlichen Bezirken des Verbands, die sich über ganz Schweden verstreuen, wird in naher Zukunft die gleiche Intranet-Lösung angeboten.
– Wir möchten unseren Bezirken eine Intranet-Lösung in Form eines Pakets auf Basis unserer Standardvorlagen und unseres grafischen Designs anbieten. Ihr Intranet wird unter unserem Cloud-basierten Verbandsdach angesiedelt, allerdings werden die Bezirke in der Lage sein, eigene Inhalte zu erstellen und zu verwalten, erläutert Åsa.
Wenngleich es beinahe zu früh im Planungsprozess ist, ist Åsa davon überzeugt, dass eine untereinander vernetzte Intranet-Lösung in der Zukunft von großem Wert für alle Beteiligten sein wird, da sie der Geschäftsstelle die effiziente Kommunikation mit jedem Bezirk erlauben würde.
– Es wäre fantastisch, wenn wir jeden Bezirk über eine gemeinsame digitale Kommunikationsplattform erreichen könnten. Dies würde unsere Kommunikation enorm erleichtern und verbessern, da wir sie aufeinander abstimmen sowie vereinheitlichen und auf diese Weise Kosten sparen könnten.
– Darüber hinaus wäre unsere interne Kommunikation auf derzeit nicht mögliche Arten und Weisen messbar, träumt Åsa.
