Schwedische Gesundheitsfachkräfte verschieben die digitale Arbeitsumgebung gemeinsam mit Omnia in die Cloud
In dem Bestreben, die digitale Arbeitsumgebung der Organisation zu modernisieren, führte der schwedische Verband medizinischer Fachberufe Anfang des Jahres 2020 ein neues Intranet auf Basis von Omnia ein. Neben neuen Tools für die Zusammenarbeit, wie Teams und Microsoft 365, erlaubte diese Plattform gemeinsam mit einem neuen Dokumentenmanagementsystem dem Verband, seine interne Kommunikation zu stärken sowie seine Fall- und Dokumentenmanagementprozesse zu optimieren.
- Die neue Plattform wird uns dabei unterstützen, unsere Effizienz durch die Benutzung einer einheitlichen, Cloud-basierten und leicht zu navigierenden Benutzeroberfläche zu verbessern und unsere Kommunikation sowie interne Zusammenarbeit zu straffen und zu konsolidieren. Durch den Übergang zu Microsoft 365 und Teams konnten wir unsere Arbeitsprozesse erheblich vereinfachen und effizienter gestalten. Omnia vereint die Kommunikation, Arbeitsprozesse, Tools und Dokumente nahtlos und sicher und sorgt dafür, dass diese unmittelbar zugänglich sind, erklärt Karolina Collins, Digital Process Developer beim schwedischen Verband medizinischer Fachberufe.
Effizientere und sichere digitale Arbeitsumgebung
Der schwedische Verband medizinischer Fachberufe (Vårdförbundet auf Schwedisch) ist die Gewerkschaft und Berufsvertretung des Pflegepersonals, der Geburtshelfer, Biomediziner und Röntgenassistenten gemeinsam mit den Studierenden und Auszubildenden in diesen Fachrichtungen. Mit über 114.000 Mitgliedern ist seine Aufgabe die Verbesserung der Bedingungen und Umstände für seine Mitglieder sowie die Schaffung von Möglichkeiten zur Entwicklung in den jeweiligen Berufen.
2018 begann der Verband mit der Umsetzung eines umfassenden Optimierungsprojekts mit Schwerpunkt auf der Verstärkung seiner digitalen Arbeitsumgebung durch bessere und sicherere Systeme für die interne Kommunikation und das Dokumentenmanagement. Die früher verwendeten maßgefertigten Systeme waren veraltet und konnten die Organisation nicht länger angemessen und effizient unterstützen. Der Verband musste auch ein neues Fallmanagementsystem entwickeln und der Organisation moderne, leistungsstärkere Tools an die Hand geben. Zudem war er auf der Suche nach einer Kommunikationsplattform, deren Verwaltung und Aktualisierung im Vergleich zur Vorgängerlösung wesentlich einfacher sein sollten. In einem ersten Schritt baute der Verband allmählich seine heterogene Vielfalt von Arbeitstools ab und migrierte zu Microsoft 365, um seine Systemumgebung zu standardisieren und zu straffen.
Die Migration zu Microsoft 365 war im Dezember 2018 abgeschlossen. Zu diesem Zeitpunkt begann der Verband auch mit der Suche nach einem geeigneten Intranet und einer Dokumentenmanagementplattform. Er wollte eine sichere und anpassungsfähige Standardplattform, die sich auf einfache Weise mit Microsoft 365 und neuen Funktionen integrieren lässt.
- Omnia war die beste Wahl, da wir uns davon überzeugen konnten, dass es nicht nur robust und sicher ist, sondern auch flexibler und anpassungsfähiger als seine Mitbewerber. Uns war auch klar, dass Precio Fishbone sich der Aufgabe verschrieben hat, ständig neue Funktionen hinzuzufügen, an denen es in der Microsoft-Office-Umgebung fehlt. Dies war für uns sehr wichtig. Wir erkundigten uns auch bei Kollegen in unserem Sektor, die für die Qualität der Plattform sowie die Kompetenz und Professionalität von Precio Fishbone bürgten, erklärt Karolina.
Einheitliche Kooperationsplattform für mehr Effizienz
Das Intranet auf Basis von Omnia wurde im Februar 2020 in Betrieb genommen. Kurz danach wurde Teams als die neue Anwendung der Organisation für die Zusammenarbeit, Chats und Meetings eingeführt. Wie sich herausstellte, hätte der Launch der neuen digitalen Arbeitsumgebung zu keinem besseren Zeitpunkt erfolgen können.
- Unsere neue digitale Kommunikations- und Kooperationsplattform erleichterte der gesamten Organisation den Umstieg auf die Fernarbeit zu Beginn der COVID-19-Pandemie. Die Einrichtung des Home-Office auf der neuen Plattform gestaltete sich für die Mehrzahl unserer Mitarbeiter reibungslos, erläutert Karolina.
Die vermutlich größte Änderung für die Benutzer der digitalen Arbeitsumgebung war, dass die Zusammenarbeit nun in Teams stattfindet, das in Omnia integriert ist, und nicht länger in den Collaboration Rooms unseres ehemaligen Intranets. Die Mitarbeiter benutzen nun Teams-Vorlagen von Omnia für die Einleitung, Erstellung und Verwaltung von Projekten und für alle Formen der Zusammenarbeit. Eine weitere wesentliche Verbesserung war die Integration jedes Tools, der gesamten Zusammenarbeit, aller Projekte und Informationen sowie der gesamten internen Kommunikation in Omnia.
- Alle Tools, Dokumente, Kommunikations- und Collaboration-Kanäle sind mit Omnia integriert und uns über eine einheitliche Plattform und Benutzeroberfläche zugänglich. Dies machte es für die Benutzer wesentlich einfacher, die erheblichen Tools und Informationen zu finden, sowie die Zusammenarbeit zu starten, sich diesbezüglich einzubringen und in diesem Bereich zu navigieren. Die Verbreitung von Informationen an die gesamte Organisation sowie die Kontaktaufnahme sind nun ebenfalls wesentlich einfacher, was insbesondere der Geschäftsleitung und den Editoren zugutekommt. In der Vergangenheit veröffentlichten gerade einmal zehn Editoren Inhalte im Intranet. Heute verfügen wir über mehr als 50 aktive Editoren und es melden sich immer mehr Mitarbeiter für diese Aufgabe, betont Karolina.
Sensible Informationen in sicheren Händen
Der schwedische Verband medizinischer Fachberufe beschäftigt rund 180 Mitarbeiter und hat beinahe 5.000 gewählte Vertreter. Die Einrichtung einer Zugangskontrolle war eine der größten Herausforderungen im Projekt.
- Die Einrichtung einer Autorisierungslösung für unsere Mitarbeiter gestaltete sich relativ einfach. Jeder Mitarbeiter benötigte mehr oder weniger Zugang zu jedem System und dem Webservice. Es ist jedoch wesentlich komplizierter, die Zugangskontrolle für unsere gewählten Vertreter zu konfigurieren. Dies ist vor allem auf die Lizenzprogramme von Microsoft zurückzuführen, die für uns sehr kostspielig sein können. Wir stellen daher derzeit Nachforschungen zu unterschiedlichen Lizenzprogrammen an, um die Kosten im vertretbaren Rahmen zu halten, meint Karolina und fügt hinzu:
- Dank Omnia ist es jedoch sehr einfach, sensible Informationen zu schützen und Rollen mit unterschiedlichen Zugangsrechten zu konfigurieren. Eine mögliche Lösung für unsere gewählten Vertreter ist die Einrichtung eines maßgefertigten Extranets. Die Erweiterung der Lösung um ein Extranet wäre nicht mit hohen Kosten verbunden, was ein weiterer Grund war, aus dem unsere Wahl auf Omnia fiel.
In der nächsten Phase des Optimierungsprojekts wird der Verband ein neues Dokumenten- und Fallmanagementsystem implementieren.
- Dieses wird zu einer stärker rollenbasierten und sichereren Erstellung, Zusammenarbeit, Verwaltung und Aufbewahrung der Dokumente und Fälle beitragen, erwartet sich Karolina.
