Sauberkeit und Ordnung bei Ragn-Sells dank Omnia
Das Recyclingunternehmen geht einer streng geregelten Tätigkeit nach, bei der Umweltbedenken, die Produktionsqualität und eine sichere Arbeitsumgebung ausschlaggebend für den Erfolg des Unternehmens sind. Um sicherzustellen, dass seine Prozesse im Einklang mit seinen ISO-Zertifizierungen stehen, arbeitet Ragn-Sells ständig an Verbesserungen. Zur Unterstützung dieses Ziels nutzt das Unternehmen Lösungen auf Basis von Omnia.
- Die Implementierung von Omnia und die Unterstützung für kontrollierte Dokumente haben unsere Qualitätsmanagementprozesse erheblich verbessert sowie die Struktur und die Verantwortlichkeit für Vorlagen und Dokumente optimiert. Wir sind nun dazu in der Lage, maßgebende Dokumente und Prozesse ständig zu aktualisieren und mit unseren Zertifizierungsstandards abzugleichen. Dies ist dank des neuen Systems wesentlich einfacher, meint Carina Ahlroos, die Qualitätsmanagerin von Ragn-Sells.
Struktur und Verantwortlichkeit als Schlüssel zum Erfolg
Seit mehr als 80 Jahren sammelt, verarbeitet, reinigt und recycelt Ragna-Sells Abfälle. Das Unternehmen beschäftigt rund 2.300 Mitarbeiter und besitzt Standorte in ganz Schweden, Norwegen, Dänemark und Estland. Als Vorbild für die Recyclingindustrie hat Ragn-Sells durch seine Handlungen und finanziellen Ergebnisse bewiesen, dass sich die Aufgabe, sich besser um Mutter Erde zu kümmern, sehr wohl mit einer gesunden Bilanz vereinen lässt. Seit der Unternehmensgründung hat Ragn-Sells hocheffiziente Lösungen für die Minimierung der Umweltfolgen und die Verarbeitung von Abfällen zu wertvollen Ressourcen entwickelt.
Ragn-Sells ist bestrebt, die Rückführung von recycelten Abfällen ständig zu verbessern und negative Umweltfolgen zu vermindern, sodass seine Arbeit im Bereich der Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz sowie seine Qualitäts- und ökologischen Prozesse einen wesentlichen Stellenwert einnehmen. Zur Unterstützung dieser Arbeit nutzt das Unternehmen ein Qualitätsmanagementsystem auf Basis von Omnia, ein Produkt, das gemeinsam mit SharePoint läuft und Fähigkeiten und Features für das Management von Dokumenten über einen kontrollierten Lebenszyklus bietet.
- Die Implementierung von Omnia bot die Möglichkeit für eine vollständige Neugestaltung des gesamten Qualitätsmanagementsystems und somit für eine Verbesserung und Straffung unserer Dokumentenstruktur. Wir begannen damit, all unsere Ordner grundlegend aufzuräumen, indem wir Duplikate, redundante oder unvollständige Dokumente löschten und neue Dokumentenarten und -vorlagen erstellten sowie daraufhin jedes einzelne Dokument mit einem klar zugewiesenen Dokumenteneigentümer erneut veröffentlichten, erklärt Carina.
Autorenforum trägt zu Verbesserungen bei
Bisher wurden insgesamt ungefähr 20 Verfasser/Eigentümer den Prozessen und veröffentlichten Dokumenten zugewiesen, jedoch müssen viele Dokumente erst noch veröffentlicht werden. Dokumente werden erst veröffentlicht, nachdem ihnen ein Dokumenteneigentümer zugewiesen ist. Carina stellt klar:
- Wir sind überzeugt davon, dass die Zuweisung eines Eigentümers zu jedem Dokument ausschlagend für den Erfolg ist. Durch diese Verantwortlichkeit wird sichergestellt, dass das Dokument ständig mit unseren Zertifizierungsstandards und Prozessänderungen im Einklang steht. Daher veröffentlichen wir nur Dokumente mit genehmigten Eigentümern im System.
Carina rät anderen, die dabei sind, ein Qualitätsmanagementsystem zu erstellen oder ein Upgrade daran vorzunehmen, dazu, vor der Implementierung des Systems im Besitz einer sorgfältig geplanten und genehmigten Struktur für Dokumente und Benutzerrollen zu sein. Dies wird den Implementierungsprozess enorm erleichtern, meint Carina.
Im letzten Jahr richtete Carina ein spezielles Team von Verfassern ein, das regelmäßig zusammentritt, um Veränderungen in der Dokumentenstruktur, den Arbeitsprozessen und der Funktionsvielfalt des Systems zu besprechen und darüber zu entscheiden.
- Es war ein äußerst anspruchsvolles und zeitintensives Projekt. Das Autorenforum war ein Eckstein unserer Arbeit in Richtung der Schaffung einer effizienteren und transparenteren Dokumentenstruktur. Im Forum tauschen wir uns über Einblicke aus und stellen sicher, dass die Prozesse, Funktionen und Dokumente ständig verbessert werden, betont Carina.
Verbessertes Management und Kontrolle
Ragn-Sells ist nach den folgenden ISO-Standards für die Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz sowie die Qualität und Umwelt zertifiziert: 45001:2018, 9001:2015 und 14001:2015. Das Qualitätsmanagementsystem ist nach Kern-, Steuerungs- und Supportprozessen strukturiert und umfasst den gesamten schwedischen Betrieb von der Sammlung und dem Service über das Marketing bis hin zum Verkauf.
Die Prozesse werden durch anklickbare Bilder visualisiert, die den Benutzer zu Unterseiten weiterleiten, welche die verschiedenen Prozesskategorien enthalten. Auf diesen Seiten sind die Dokumente für jeden Unterprozess aufgeführt.
- Es ist sehr einfach, sich einen Überblick über alle Prozesse zu verschaffen und das richtige Dokument zu finden. Sie können entweder auf die verlinkten Prozessbilder klicken oder eine Freitextsuche vornehmen. Unsere Fähigkeit, die Prozesse und Dokumente zu kontrollieren, zu überprüfen und zu aktualisieren, hat sich immens verbessert. Dies hat zu mehr Effizienz und Präzision in unserer Arbeit im Bereich des Qualitätsmanagements und der Einhaltung der Standards geführt, meint Carina abschließend und fügt hinzu:
- Seitdem wir jedes mit einem Prozess verlinkte Dokument innerhalb des Systems erstellen und aktualisieren können, erhalten wir stets die richtige Vorlage, Dokumentenart und Struktur. Aufgrund der obligatorischen Routinen des Systems haben Mitarbeiter gar keine andere Wahl, als alles vorschriftsmäßig zu erledigen. Mittlerweile ist alles sehr sauber und geordnet.
