Rödl & Partner rationalisiert seine Prozesse und den Wissensaustausch durch Omnia

Die internationale Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft Rödl & Partner hat ein neues Intranet und Prozessmanagementsystem auf Basis von Omnia eingeführt. Die neue Plattform hilft dem Unternehmen, alle geschäftskritischen Prozesse und Informationen, wie z.B. Richtlinien und Policies, aktuell und korrekt zu halten. Darüber hinaus unterstützt sie Rödl & Partner dabei, die interne Kommunikation, den Wissensaustausch und die Zusammenarbeit zu verbessern und die weltweiten Aktivitäten näher zusammenzubringen. Zusätzlich bietet sie eine bessere Zugänglichkeit zu lokalen und konzernweiten Informationen.

"Mit Omnia haben wir eine moderne, skalierbare, mehrsprachige, dezentralisierte, konzernweite und zukunftsorientierte Kommunikationsplattform aufgebaut. Omnia hilft uns den Wissensaustausch und die interne Kommunikation zu stärken, sowohl global als auch lokal. Die neue Lösung hat außerdem die Kontrolle über unsere Geschäftsprozesse und die Handhabung von Informationen vereinfacht", sagt Edin Visnjic, Senior Manager des Kompetenzzentrums Intelligente Automatisierung bei Rödl & Partner. Er fügt hinzu:

"Die Verwaltung und der Zugriff auf unsere geschäftskritischen Vorlagen, Richtlinien, Leitlinien und andere für unsere Arbeit wichtige Informationen wurden erheblich verbessert. Unsere Mitarbeiter können nun alle Informationen schnell und einfach finden und sich auf ihre Zuverlässigkeit verlassen. Auch die Eigentümer der Inhalte können sich darauf verlassen, dass jede Seite, jede Vorlage und jedes Dokument, für das sie verantwortlich sind, aktuell und korrekt ist. Und das alles dank der cleveren Veröffentlichungs- und Verwaltungstools von Omnia."

Auf der Suche nach einer modernen und skalierbaren globalen Lösung

Rödl & Partner mit Hauptsitz in Nürnberg unterstützt deutsche Unternehmen in aller Welt mit Wirtschaftsprüfungs- und anderen Beratungsleistungen. Das Unternehmen beschäftigt 5.800 Rechtsanwälte, Steuerberater, Unternehmens- und IT-Berater sowie Wirtschaftsprüfer an 110 Standorten in 50 Ländern.

Das bisherige Intranet von Rödl & Partner war veraltet und benötigte neue wichtige Funktionen, die für geplante Verbesserungen benötigt wurden. Das Unternehmen wollte u. a. die Auffindbarkeit des Intranets verbessern, um die Suche nach Informationen zu vereinfachen und zu beschleunigen. Darüber hinaus wünschte man sich ein fortschrittlicheres Prozess- und Content-Lifecycle-Management, mehrsprachige Unterstützung und unbegrenzte Skalierbarkeit für die weitere Expansion.

"In den letzten zehn Jahren sind wir weltweit schnell und massiv gewachsen. Unser altes Intranet wurde hauptsächlich nur in Deutschland genutzt, und es war schwierig, es zu modernisieren und zu erweitern. Daher war es dringend notwendig, unsere Plattform zu aktualisieren, damit wir die interne Kommunikation sowohl auf lokaler Ebene als auch in unserer weltweiten Organisation verbessern können. Unser Hauptaugenmerk bei diesem Projekt lag jedoch auf der Schaffung einer modernen Prozess- und Content-Management-Lösung", betont Edin.

Nahtlose Verbindung von globaler und lokaler Kommunikation

Nach einer gründlichen Marktanalyse wählte Rödl & Partner Omnia als neue Intranet- und Prozessmanagement-Plattform. Laut Edin waren die hohe Skalierbarkeit und die breite Palette an Standardfunktionen von Omnia, einschließlich der umfassenden mehrsprachigen und Content-Management-Funktionen, ausschlaggebend.

"Die Verwaltungs- und Steuerungsfunktionen von Omnia, die leistungsstarke Unterstützung für mehrsprachige Sites und die integrierten Funktionen für den Genehmigungsprozess von Inhalten waren einige der Dinge, die Omnia von der Konkurrenz auszeichnen. Wir sahen, dass wir problemlos ein benutzerzentriertes, dezentralisiertes, mehrschichtiges Intranet erstellen konnten, das nahtlos gruppenweite und lokale Kommunikation verbindet", erklärt Edin.

Die Entwicklung und Implementierung von Omnia begann im März 2023 und das neue Intranet wurde im selben Jahr eingeführt. In diesem ersten Rollout wurde die gruppenweite globale Seite für alle Mitarbeiter verfügbar. Als erster Schritt wurde die deutsche lokale Seite integriert. Das Ziel von Rödl & Partner ist es, nach und nach alle lokalen Seiten in der jeweiligen Landessprache einzubinden.

"Ein Vorteil der neuen Lösung ist die dezentrale Verwaltungsstruktur. Lokale Website-Eigentümer und -Redakteure können problemlos lokale Seiten erstellen und veröffentlichen, ohne die IT-Abteilung der Gruppe einschalten zu müssen. Nur ein Klick auf die Schaltfläche der Homepage ist benötigt. Wir haben auch die DeepL Übersetzer-App in Omnia integriert, die jeden Inhalt automatisch in die Sprache der lokalen Site übersetzt", betont Franciska Lurz, Business Process Manager.

"In der Vergangenheit wurde die Veröffentlichung neuer Inhalte in der Regel zentral von unserer IT-Abteilung durchgeführt. In mehr als 50 Content-Workshops mit unseren Service Lines und Units haben wir die für den Go-Live in Deutschland benötigten Inhalte im Vorfeld gemeinsam strukturiert und so eine problemlösende Navigationsstruktur geschaffen", erklärt Franciska.

Automatisches Prozess- und Inhaltsmanagement erhöht die Zuverlässigkeit

Edin und sein Team haben versucht so viel Automatisierung wie möglich in die Veröffentlichungs- und Workflow-Prozesse einzubauen, um manuelle Arbeit zu vermeiden und die Qualität der Informationen zu erhöhen. Am wichtigsten sind die Genehmigungs-, Revisions- und Archivierungsprozesse.

"In unserer Branche ist es sehr wichtig mit den Änderungen von Vorschriften, Standards und Branchenpraktiken Schritt zu halten. Außerdem hat Rödl & Partner seine eigenen Standards, die unsere Mitarbeiter in ihrem Beruf befolgen müssen. Daher haben wir bei der Entwicklung der neuen Lösung der Schaffung automatischer Arbeitsabläufe rund um die Verwaltung unserer Prozesse und maßgeblichen Informationen Priorität eingeräumt. So stellt beispielsweise unser mehrstufiger Genehmigungsablauf sicher, dass nichts veröffentlicht wird, bevor es nicht vom richtigen Entscheidungsträger überprüft und genehmigt wurde. Unsere Revisions- und Archivierungs-Workflows schützen alle Inhalte davor, zu veralten und ungenau zu werden", so Edin.

Die Revisions- und Archivierungsabläufe sind so einfach wie genial. Der Eigentümer des Inhalts wird 40 Tage vor Ablauf des Revisionsdatums automatisch daran erinnert. Wenn er oder sie den Inhalt nicht rechtzeitig überarbeitet, wird die Seite automatisch archiviert, und der Inhalt der Seite wird für alle außer dem Eigentümer und dem Genehmiger unzugänglich gemacht.

"Es ist ein selbstregulierendes System, denn niemand möchte dafür verantwortlich sein, dass seinen Kollegen wichtige Informationen nicht zur Verfügung stehen. Der Eigentümer wird auch immer wieder per E-Mail und durch Benachrichtigungen daran erinnert. Diese automatisierten Arbeitsabläufe sparen uns viel Zeit, verringern manuelle Fehler und gewährleisten eine hohe Qualität und Zuverlässigkeit aller im Intranet veröffentlichten Informationen", so Edin abschließend.

Eine vereinheitlichende Plattform

Im Gegensatz zu vielen anderen Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsunternehmen, die als Partnernetzwerke aufgebaut sind, tritt Rödl & Partner als EIN Unternehmen auf dem Markt auf, das sich als internationale Gruppe formiert. Mit einer gemeinsamen Kommunikations- und Wissensaustauschplattform wird es für Rödl & Partner einfacher sein, gruppenweite Richtlinien, Grundwerte, Neuigkeiten und geschäftskritische Informationen zu verbreiten und zu teilen. Laut Edin wird dies den organisatorischen Zusammenhalt und die internationale Marke des Unternehmens stärken:

"Wir halten es für sehr wichtig, dass die jeweiligen Tochtergesellschaften und Einheiten über ein eigenes lokales Intranet in ihrer eigenen Sprache verfügen, in dem sie lokale und landesspezifische Nachrichten und Informationen austauschen können. Ebenso wichtig ist es, dass alle Mitarbeiter Zugang zu unserer konzernweiten Kommunikation, zu bewährten Verfahren und gemeinsamen Werten haben. Dies wird unsere Marke stärken und das Engagement, die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch in unserer weltweiten Organisation fördern. Mit Omnia können wir lokale Aspekte nahtlos und effizient mit unserer globalen Vision verbinden."