Optimierung der digitalen Arbeitsumgebung bei Foyen
Die schwedische Anwaltskanzlei Foyen implementierte eine digitale Arbeitsumgebung, bestehend aus einem Intranet auf Basis von Omnia und einer integrierten Datenbank für Lebensläufe von Cinode. Durch die neue Lösung konnte der Zugang der Mitarbeiter zu den internen Informationen, Tools und Kompetenzprofilen maßgeblich verbessert werden.
- Heute sind die Veröffentlichung, der Abruf, die Besprechung und der Austausch von internen Informationen und Nachrichten um ein Vielfaches einfacher. Dank des besseren Zugangs zu den Informationen des Unternehmens wird sich die Organisation insgesamt stärker der Nachrichten und sonstigen internen Informationen bewusst sein und über diese auf dem Laufenden bleiben. Allerdings haben wir noch ein Stück des Weges vor uns, bevor alle Mitarbeiter unsere neue digitale Arbeitsumgebung nutzen. Sobald wir die neue Form der Kommunikation und des Informationsmanagements jedoch zur Gänze angenommen haben, können wir eine maßgebliche Effizienzsteigerung und ein besseres Verständnis der Unternehmensprozesse durch unsere Mitarbeiter erwarten, meint Annica Hentze, die Kommunikationsleiterin von Foyen.
Mehr Engagement, Relevanz und Transparenz
Foyen bietet juristische Dienstleistungen und Expertise mit Schwerpunkt auf der Baubranche und dem Immobilienwesen, der technologieintensiven Industrie, dem Bergbau und der Forstwirtschaft sowie dem öffentlichen Sektor und dem Energie-, Umwelt- und interdisziplinären Unternehmensrecht. Mit über 90 Mitarbeitern verfügt die Kanzlei über Büros in Stockholm, Göteborg, Malmö und Falun sowie eine Schwesterkanzlei in Norwegen.
Zuvor besaß Foyen ein grundlegendes Intranet auf Basis von SharePoint, das nur von sehr wenigen Mitarbeitern benutzt wurde. Verantwortlich dafür waren hauptsächlich das nicht überzeugende Navigationserlebnis und die mangelhaften Suchfunktionen. Die Informationen wurden in großen zeitlichen Abständen von einer Handvoll Benutzer auf dem Intranet veröffentlicht. Die wichtigsten Kommunikationskanäle von Foyen waren E-Mails und Mitarbeiterversammlungen.
- Wir mussten die interne Kommunikation dringend vereinfachen sowie mehr Transparenz, Relevanz und Engagement bei der internen Kommunikation schaffen. Dies sollte durch die Modernisierung unseres Intranets geschehen. E-Mails sind ein relativ ineffizienter Kommunikationskanal und neue Mitarbeiter konnten nicht wirksam auf die Informationen über unser Unternehmen und die Geschäftsbereiche zugreifen, erklärt Annica und fügt hinzu:
- Wir suchten eine Lösung, die Office 365 nahtlos integrierte und eine minimale Schulung sowie Pflege und Wartung erforderlich machte. Omnia erfüllte unsere Anforderungen und bot ein ansprechendes Design. Unter Berücksichtigung unserer Bedürfnisse konzentrierten sich die Experten von Precio Fishbone auf die wichtigsten Bereiche. Dies war grundlegend für die Gewinnung unseres Vertrauens.
Weniger E-Mails und mehr Unternehmensnachrichten
Das Rollout der neuen digitalen Arbeitsumgebung von Foyen läuft noch, wobei die Lösung für die Wiedergabe auf Großbildschirmen bereits im Herbst 2019 implementiert und in die Arbeitsumgebung integriert wurde. Die Lösung verfügt auch über eine integrierte Datenbank für Lebensläufe auf Basis der Kompetenzplattform von Cinode.
- Eine unserer Zielsetzungen, die wir durch die neue digitale Arbeitsumgebung erreichen möchten, war, dass unsere Mitarbeiter in der Lage sein sollten, die von ihnen benötigen Informationen in weniger als einer Minute zu finden. Außerdem sollte ihnen die neue Lösung dabei helfen, unser Unternehmen und unseren Geschäftsbetrieb insgesamt besser zu verstehen. Um dies zu erreichen, benötigten wir eine einfache Navigation, eine hohe Zugänglichkeit, eine exzellente Struktur und großartige Suchfunktionen sowie zielgerichtete Informationen, betont Annica.
Annica erklärt, dass die Annahme der App von Omnia äußerst positiv war. Viele Mitarbeiter haben uns mitgeteilt, wie einfach es nun ist, über die App auf Unternehmensnachrichten zuzugreifen. Dies wird von unseren Mitarbeitern hoch geschätzt, insbesondere wenn sie unterwegs oder in Elternzeit sind.
- Mit der App lassen sich unsere internen Neuigkeiten und Gespräche entspannt und einfach verfolgen. Es ist nun wesentlich einfacher, bei längeren Abwesenheiten auf dem Laufenden zu bleiben, betont Annica.
Ein wichtiger Bestandteil der Kommunikationsstrategie von Foyen ist es, Mitarbeiter verstärkt zu Beiträgen im Intranet anzuhalten. Das Intranet soll mit Neuigkeiten, Nachrichten und Berichten aus jedem Geschäftsbereich gefüllt werden, wobei mindestens zwei Artikel zu Unternehmensnachrichten jede Woche veröffentlicht werden sollen. Um dies zu erreichen, muss Foyen das Engagement steigern und einzelne Initiativen unterstützen.
- Unser anfängliches Ziel sind die Verfassung und Veröffentlichung von zehn neuen Beiträgen oder Nachrichtenartikeln durch unsere Mitarbeiter pro Woche. Wir sind noch nicht so weit, allerdings arbeiten wir intensiv daran, mehr Benutzer zur Veröffentlichung, dem Kommentieren und dem Teilen von Inhalten zu bewegen. Wenngleich eine große Menge unserer internen Informationen nach wie vor über E-Mails abgewickelt wird, ist das Gesamtvolumen in diesem Kommunikationskanal wesentlich gesunken. Ich persönlich habe die Aussendung von Unternehmensnachrichten per E-Mail stark eingeschränkt, betont Annica.
Die Veränderung von Verhaltensweisen benötigt Zeit
Die Intranetplattform und die neuen Möglichkeiten, die darüber geboten werden, werden von den Mitarbeitern und der Geschäftsführung von Foyen geschätzt. Allerdings benötigt es laut Annica Zeit, um die Implementierungsziele zu erreichen.
- Dies ist zum Teil dem zeitaufwendigen Prozess geschuldet, eine neue technische Plattform in einer Organisation einzuführen. Unsere Implementierung schreitet wie geplant voran und wir sind zuversichtlich, dass unsere digitale Arbeitsumgebung nach und nach häufiger verwendet werden wird.
- Die Verkürzung der Ladezeiten unseres Intranets ist derzeit eine unserer Prioritäten. Ich bin mir sicher, dass mit höheren Geschwindigkeiten auch die Nutzung unserer neuen digitalen Plattform zunehmen wird, zieht Annica Fazit.
