Neues Intranet macht die Mitarbeiter von Lejonfastigheter produktiver und flexibler

Das kommunale Immobilienunternehmen Lejonfastigheter in Linköping hat durch die Einführung von Omnia seinen digitalen Arbeitsplatz und die mobile Erreichbarkeit verbessert. Es ist jetzt viel einfacher, Informationen und Dokumente zu finden, zu teilen, gemeinsam zu bearbeiten und auf dem neuesten Stand zu halten.

"Unser neues Intranet hat uns produktiver, flexibler und mobiler gemacht. Wir haben jetzt einen einzigen Zugangspunkt zu unseren Tools und einen für alle Kollegen zugänglichen Bereich für sämtliche gemeinsamen Informationen, was das Auffinden, die gemeinsame Nutzung und die Aktualisierung von Informationen, Prozessen und Dokumenten erheblich erleichtert. Die reaktionsschnelle Oberfläche und die mobile App von Omnia haben auch unseren Projektmanagern und anderen Mitarbeitern, die täglich auf unseren Immobilien und Baustellen unterwegs sind, das Leben sehr erleichtert. Unser früheres Intranet bot keinen mobilen Zugang. Heute haben unsere Mitarbeiter jedes Tool, jedes Dokument, jeden Prozess und jede andere relevante Information sofort zur Hand, wenn sie vor Ort arbeiten", sagt Anders Verde, IT-Manager und Governance Leader bei Lejonfastigheter.

Maximale Funktionalität bei minimalem Verwaltungsaufwand.

Lejonfastigheter besitzt, verwaltet, entwickelt, vermietet und verpachtet Gebäude und Liegenschaften für die Tätigkeiten der Gemeinde Linköping in den Bereichen Bildung, Pflege, Kultur, Sport und kommunale Dienstleistungen. Das Unternehmen befindet sich zu 100 % im Besitz der Stadtverwaltung und beschäftigt rund 90 Mitarbeiter. Zu den 242 Immobilien, die das Unternehmen besitzt und verwaltet, gehören Konzert & Kongress, die Saab-Arena und das große Theater von Linköping.

Lejonfastigheter hatte früher ein selbstentwickeltes Intranet auf SharePoint-Basis. Als Microsoft den Support für SharePoint 2013 einstellte und Lejonfastigheter sich für die Implementierung von Microsoft 365 entschied, musste die Plattform aktualisiert werden.

„Wir zogen zunächst in Erwägung, ein neues Intranet selbst zu entwickeln, kamen aber schnell zu dem Schluss, dass die Investition in eine Standard-Intranet-Plattform die beste Option war. Eine selbst entwickelte Lösung ist nicht nur teurer und dauert länger, sondern erfordert auch mehr interne Ressourcen für den Betrieb. Und mit einem Intranet-Anbieter wie Omnia, der über das Wissen und die Ressourcen verfügt, um technologisch führend zu sein, können wir sicherstellen, dass unsere Lösung immer auf dem neuesten Stand der Entwicklung ist. Einer der überzeugendsten Gründe für unsere Wahl von Omnia war die nahtlose Integration der Plattform in Microsoft 365, der wettbewerbsfähige Preis und die gut entwickelte Funktionalität", erklärt Anders.

Das Implementierungsprojekt begann im Spätsommer 2020 und das neue Intranet wurde im Januar 2021 gestartet.

Eine Million Dateien wurden in das neue Intranet migriert

Neben der nahtlosen Integration mit Microsoft 365 und Teams bietet das neue Intranet eine leichter zugängliche und einfach zu navigierende Oberfläche und ein neues Registersystem, das mit dem Dokumentenmanagement von Omnia entwickelt wurde. Die Integration von Omnia und Teams erfolgt hauptsächlich über eine App in Teams, so dass die Nutzer von Teams aus Zugriff auf das gesamte Intranet haben.

"Es war eine ziemlich zeitaufwändige und schwierige Aufgabe, alle Inhalte aus dem alten Intranet und anderen Quellen nach Omnia zu migrieren. Nicht aus technischer Sicht, sondern in Bezug auf die Koordinierung der Arbeit und die Sortierung und Umstrukturierung von Inhalten und Dateien. Insgesamt wurden mehr als eine Million Dateien übertragen. Es waren auch einige Schulungen erforderlich, da es einen großen Unterschied zwischen der Arbeit in SharePoint 2013 und der neuen integrierten Umgebung mit Omnia, Microsoft 365 und Teams gibt. Die Pandemie hat uns jedoch geholfen, da alle Mitarbeiter gezwungen waren, die Arbeit in der neuen, modernisierten Umgebung schnell zu erlernen", betont Anders.

Verbesserte Zugänglichkeit und Effizienz

Um einen "Basiswert für die User-Expreience" zu ermitteln, führten Anders und sein Team vor der Einführung des Intranets eine Nutzerumfrage durch, um herauszufinden, wie die Mitarbeiter den digitalen Arbeitsplatz und das Intranet erleben. Nun können sie künftige Studien mit diesem Basiswert vergleichen, um zu sehen, wie die intern festgelegten Wirkungsziele erreicht werden.

"Als die neue Lösung ein paar Monate in Betrieb war, führten wir eine neue Nutzerumfrage durch. Sie zeigte unter anderem, dass unsere Mitarbeiter es als einfacher empfinden und weniger Zeit benötigen, um Informationen und Dokumente zu finden, zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten. Vor allem hat Omnia es ihnen ermöglicht, über Mobiltelefon und Tablet auf alle Ressourcen des Intranets zuzugreifen. Das hat ihre Produktivität im Außendienst gesteigert, was ein wichtiger Grund für den Plattformwechsel war", betont Anders.

Besser organisierte Prozesse, Dokumente und Zusammenarbeit

Anders sagt, dass die bessere Zugänglichkeit zu allen internen Informationen und den Ressourcen des Intranets die Arbeit und die Erledigung von Aufgaben generell erleichtert hat. Ein Hauptgrund dafür ist, dass jetzt alles an einem Ort konsolidiert und zugänglich ist. Das Managementsystem und andere geschäftskritische Instrumente sind ebenfalls über das Intranet zugänglich. Mit Hilfe der UX-Spezialisten von Omnia wurden das Erscheinungsbild, die Architektur und die Navigation des Intranets auf die Arbeitsmethoden und Bedürfnisse der Mitarbeiter zugeschnitten.

"Wir haben auch einige Zeit damit verbracht, gut strukturierte Intranet-Vorlagen für die Erstellung von Arbitsgruppen in Teams zu entwickeln. Die Vorlagen vereinfachen die Arbeit unserer Mitarbeiter und stellen sicher, dass die Zusammenarbeit unabhängig davon, wie und wo sie erstellt wird, der gleichen Struktur und den gleichen Prozessen folgt", betont Anders.