NCC Property Development optimiert Effizienz mit einer Lösung für das Projekt- und Prozessmanagement
Bei NCC Property Development trägt eine neue Lösung für das Projekt- und Prozessmanagement zur Effizienzsteigerung bei und erleichtert den Mitarbeitern die Arbeit durch bewährte Best Practices.
NCC Property Development, eine florierende Geschäftseinheit der NCC Gruppe, entwickelt und verkauft Gewerbeimmobilien in ganz Skandinavien und konzentriert sich dabei auf nachhaltige Büro-, Einzelhandels- und Logistikimmobilien an attraktiven Standorten. Im Jahr 2021 erwirtschaftete der Geschäftsbereich einen Umsatz von 2,7 Milliarden SEK und beschäftigte 110 Mitarbeiter.
Das Unternehmen ist sehr projektlastig und implementierte vor zwei Jahren eine Lösung für die Verwaltung von Projekten, Dokumenten und für das Qualitätsmanagement auf Basis von Omnia und Microsoft 365, um die eigene Effizienz zu steigern.
- Wir haben eine vollständig in Microsoft 365 integrierte Lösung entwickelt und eingeführt, die es den Anwendern erleichtert, Projekte voranzutreiben und zu verwalten und wichtige Geschäftsdokumente gemäß unseren Richtlinien zu bearbeiten", sagt Martin Sandén, Leiter der Abteilung Operative Entwicklung und Nachhaltigkeit bei NCC Property Development Nordic.
- Die Benutzer haben jetzt einfachen Zugang zu allen Tools, Richtlinien, Vorlagen und anderen Ressourcen, die für die Durchführung von Projekten im Einklang mit unseren Qualitätsmanagementprozessen und Best Practices erforderlich sind. Bis heute haben wir festgestellt, dass die Lösung unsere Effizienz steigert und die korrekte Verwaltung von Prozessen, Projekten und Dokumenten gewährleistet.
Einfacher Zugang zu allen Prozessen und Projekten
Zuvor nutzte das Unternehmen ein eigenständiges Qualitätsmanagementsystem, das keinen vollständigen Überblick über Prozesse und Projekte bot und keinen Zugriff auf die erforderlichen Tools ermöglichte. Da auch die Modernisierung des Projekt- und Dokumentenmanagementsystems Priorität hatte, entschied NCC Property Development, dass die beste Strategie darin bestand, in eine integrierte Lösung zu investieren, die alle Bereiche umfasst, die mit der Definition und Visualisierung von Prozessen, dem Umgang mit kontrollierten Dokumenten und der Durchführung von Projekten im Einklang mit genehmigten Modellen und Prozessen zusammenhängen.
Nach umfangreichen Recherchen entschied man sich für eine Lösung, die auf Microsoft 365 und Omnia basiert.
- Wir wollten eine Lösung schaffen, mit der wir mit einem Tool alle unsere Prozesse managen und visualisieren und kontrollierte Dokumente verwalten und anzeigen können", erklärt Martin Sandén.
- Wir haben uns mehrere Produkte und Plattformen angeschaut und sogar in Erwägung gezogen, die Lösung von Grund auf neu zu entwickeln, da wir sie an unsere speziellen Bedürfnisse anpassen mussten. Omnia ist jedoch eine flexible und zukunftssichere Plattform mit nahtloser Integration in Microsoft 365, die sich leicht an unsere Anforderungen anpassen ließ.
- Da die Lösung den Anwendern einen schnellen zentralen Zugriff auf Prozesse, Dokumente, Vorlagen, Projekte und die Microsoft 365-Toolbox bietet, haben wir festgestellt, dass sie die Produktivität unserer Mitarbeiter erhöht.
Selbsterklärende Lösung steigert die Produktivität
Omnia bietet eine Reihe von Funktionen, die für NCC Property Development von zentraler Bedeutung sind. Die Möglichkeit, Geschäftsprozesse und Projektmodelle zu erstellen und zu veröffentlichen und Dokumente, Vorlagen, Werkzeuge und Richtlinien mit den beschriebenen Aktivitäten zu verbinden, ist eine wichtige Grundlage für die Lösung. Das Produkt bietet auch Unterstützung für die Verwendung eines Projektmodells, um ein Projektteam in Microsoft Teams und SharePoint einzurichten, einen guten Überblick über die laufenden Arbeiten über das Projektportfolio zu erhalten und mächtige Werkzeuge, um ein Governance-Modell für Projekte, Prozesse und kontrollierte Dokumente umzusetzen.
- Omnia erleichtert den Anwendern nicht nur die Arbeit, sondern garantiert auch, dass jeder Prozess korrekt ausgeführt wird und dass die richtigen Vorlagen und Dokumente verwendet und an den richtigen Stellen abgelegt werden, so Martin Sandén.
- Dies fördert das Arbeiten nach Best Practices und schafft einen umfassenden Überblick. Darüber hinaus haben sich Qualität und Verlässlichkeit der Informationen erheblich verbessert, da die Benutzer nun überprüfen können, ob ein Dokument von der richtigen Person und unter Verwendung der richtigen Vorlage erstellt wurde und ob es sich um die neueste und einzige Version handelt, betont Martin.
Laut Martin ist die Lösung zwar selbsterklärend, aber eine regelmäßige Schulung der Benutzer gewährleistet die besten Ergebnisse. Alle sechs Monate wird eine Nachschulung für die Benutzer durchgeführt, die sich mit der Funktionalität und den Verbesserungen der Lösung befasst, und einmal im Jahr wird eine umfassende, ausführliche Benutzerumfrage durchgeführt.
- Obwohl die Benutzeroberfläche leicht zu verstehen und zu navigieren ist und unsere Mitarbeiter recht IT-versiert sind, ist eine regelmäßige Schulung der Benutzer erforderlich, wenn wir das volle Potenzial der Lösung nutzen wollen. Außerdem nehmen wir laufend Systemverbesserungen vor, die den Benutzern vorgestellt und beigebracht werden müssen, betont Martin.
Erfahren Sie mehr über Projektmanagement in Microsoft 365
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Mehr über die Projektmanagement-Funktionen von Omnia erfahren Sie auch in diesem Artikel.
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