MAN Energy Solutions wird mit Omnia vollständig digital und das Ergebnis übertrifft alle Erwartungen

Dank der Fokussierung auf die Benutzerfreundlichkeit, dem Einsatz von Champions zur Förderung der Akzeptanz und der Implementierung eines neuen Governance-Modells übertreffen die Ergebnisse des neuen, modernen Intranets bei MAN Energy Solutions die Erwartungen bei weitem.

Mit der Einführung eines neuen, auf Omnia basierenden und in Microsoft 365 integrierten Intranets hat MAN Energy Solutions (ES) einen gigantischen Schritt in Richtung Digitalisierung des Arbeitsplatzes gemacht.

- Unsere Vision war es, ein modernes Intranet als Dreh- und Angelpunkt unseres digitalen Arbeitsplatzes zu etablieren und damit das Fundament für einen benutzerfreundlichen digitalen Arbeitsplatz für die verschiedenen Anforderungen unserer unterschiedlichen Mitarbeitergruppen zu schaffen. Und wir haben großartige Ergebnisse erreicht! -
so Joseph Purse, Solution Consultant und UI/UX Team Lead bei MAN Energy Solutions.

Vom Dinosaurier zum digitalen Vorreiter

MAN ES ist der weltweit führende Anbieter von Großdiesel- und Gasmotoren sowie Turbomaschinen. Das Unternehmen bietet Lösungen, die den Kraftstoffverbrauch minimieren und sich auf die Dekarbonisierung und Digitalisierung konzentrieren, um den Kunden einen Mehrwert zu bieten. MAN ES gehört zum Volkswagen Konzern, hat seinen Sitz in Augsburg und beschäftigt rund 14.000 Mitarbeiter an über 120 Standorten weltweit.

2019 startete MAN ES eine Initiative zur Ablösung des vorherigen Intranets. Es hatte dem Unternehmen elf Jahre lang gute Dienste geleistet, konnte aber die Anwender nicht mehr zufriedenstellend unterstützen. Der Slogan für die Initiative - "From dinosaur to digital" - beschreibt sowohl die damalige Situation als auch das Ziel von MAN ES sehr genau.

- Wir wollten ein Intranet schaffen, das den neuen und flexibleren Arbeitsgewohnheiten Rechnung trägt und das Auffinden und den Austausch von Informationen und Wissen erleichtert. Eine unserer Hauptprioritäten war es auch, die Verbindung zu unseren digitalen Arbeitsmitteln und unter den Kollegen zu erleichtern. Heute sehen wir, dass unser neues Intranet das Engagement der Mitarbeiter im gesamten Unternehmen enorm gefördert hat", betont Joseph Purse.

Da Microsoft 365 im Jahr 2019 in der gesamten Organisation eingeführt wurde, wurde beschlossen, dass die 365-Tools von Microsoft den Eckpfeiler des neuen Intranets bilden und in dieses integriert werden sollten. MAN ES entschied außerdem, dass Teams für Chats, Online-Meetings und aufgabenbasierte Zusammenarbeit verwendet werden sollte und dass SharePoint Online für die Zusammenarbeit sowie für die Speicherung und Verwaltung von Dokumenten und Dateien genutzt werden sollte. Nach einer gründlichen Marktstudie kam das Projektteam zu dem Schluss, dass Omnia die Anforderungen und Bedürfnisse des Unternehmens am besten und kosteneffizientesten erfüllen würde.

Aufbau einer benutzerzentrierten Lösung

Das interne UI/UX-Team von MAN ES begann im Jahr 2019 mit der Spezifikation und Gestaltung des neuen Intranets. Das Team erstellte fünf Varianten des digitalen Arbeitsplatzes für die unterschiedlichen Benutzergruppen, um die Bedürfnisse und Erwartungen der Nutzer besser zu verstehen. Anschließend führte es Einzelinterviews mit Vertretern der verschiedenen Gruppen, Customer Journey Mappings, interaktives Wireframing und Usability-Tests durch.

Vor einigen Jahren traf das Unternehmen die Entscheidung, dass alle neuen Anwendungen oder Änderungen an bestehenden Anwendungen das UI/UX-Team durchlaufen müssen. Damit sollte sichergestellt werden, dass die Lösung wirklich den Anforderungen des Unternehmens entspricht, und diese Änderung hat sich sehr positiv auf die Endbenutzer ausgewirkt.

Was tun wir? Wir sprechen mit dem Unternehmen, erstellen interaktive Wireframes und fragen dann noch einmal nach: Haben Sie das wirklich so gemeint? Wenn wir sicher sind, dass die Anforderungen erfüllt sind, können die Entwickler mit der Arbeit beginnen. Ich denke, dass dieses Modell für uns sehr gut funktioniert und uns sowohl Zeit als auch Geld spart.

Wir stellen sicher, dass die Anwender vom ersten Tag an in den Prozess einbezogen werden, und die interaktiven Wireframes gewährleisten einen praxisnahen Ansatz. Die gesamte Arbeit wurde in einem iterativen Designprozess durchgeführt, bei dem die Mitarbeiter ständig Feedback geben konnten und uns so halfen, das Benutzererlebnis im Laufe der Zeit zu verbessern, betont Joseph Purse.

Die Arbeit des UX-Teams und das Feedback von engagierten Endnutzern, die an dem Prozess teilnahmen, waren der Schlüssel zum Lösungsdesign und ermöglichten es, ein nutzerzentriertes Intranet einzurichten, das die neuen Arbeitsweisen unterstützen konnte.

Champions helfen, den Erfolg voranzutreiben

Die Implementierung des neuen, Omnia-basierten Intranets begann im Frühjahr 2020, wurde aber wegen des Ausbruchs der Pandemie für einige Monate auf Eis gelegt. Die Arbeiten wurden im Sommer desselben Jahres wieder aufgenommen und das neue Intranet mit dem Namen #CULive wurde ein Jahr später im Juni 2021 eingeführt.

Während des gesamten Projekts hat Josephs Team wichtige Stakeholder, Vertreter der Benutzergruppen, Super-User und Early Adopters einbezogen, um ein Internet mit perfekter Passform zu schaffen und die Akzeptanz zu fördern. Das Projektteam rekrutierte auch eine große Gruppe so genannter "Champions", die für die Lösung werben und ihren Kollegen Unterstützung anbieten sollten. Außerdem wurde eine interne Marketingkampagne entwickelt und vor dem Start in Gang gesetzt. Um den Paradigmenwechsel von einem alten Intranet aus dem "Zeitalter der Dinosaurier" zum neuen digitalen Zeitalter zu verdeutlichen, setzte MAN ES Marketingtaktiken ein, die wirklich auffielen.

Die Akzeptanz von #CULive in der Organisation und die Aufnahme des Projekts waren außerordentlich positiv. Joseph glaubt, dass die Arbeit der Champions - zusammen mit dem auffälligen Marketing, einem ehrgeizigen Schulungsprogramm und einer Online-Support-Community - den Unterschied ausgemacht hat:

Die Champions sind die Vorreiter, und wir haben dafür gesorgt, dass wir sie vor der Einführung von #CULive schulen und einführen. So hatten wir viele Experten, die den Nutzern am Einführungstag zur Seite standen. Wir haben das neue Intranet sukzessive eingeführt und dafür gesorgt, dass die Champions mit T-Shirts, auf denen "I'm a Champion" stand, an jedem Ort waren, an dem die Leute zum ersten Mal mit dem neuen Intranet in Berührung kamen.

- Zu Beginn hatten wir 350 Champions, und heute, ein Jahr später, haben wir immer noch 277 aktive Champions an 75 Standorten in 47 Ländern, und sie leisten immer noch großartige Arbeit."

Neues Governance-Modell sorgt für zufriedene Nutzer und ein #CULive in stets guter Verfassung

Eine der Lehren, die MAN ES aus der Arbeit mit dem früheren Intranets gezogen hat, ist, dass ein solides Governance-Modell die Zufriedenheit der Benutzer und die Stabilität des Intranets erhöht. Die frühere Lösung unterstützte den Besitz von Inhalten nicht sehr gut und ließ viele der Funktionen vermissen, die für die Strukturierung, Ordnung und Aktualisierung von Inhalten erforderlich sind. Mit den umfangreichen integrierten Funktionen von Omnia zur Pflege eines leistungsfähigen Intranets konnte Josephs Team problemlos ein robustes Governance-Modell erstellen, das eine nachhaltige Lösung gewährleistet.

Das Modell umfasst z. B. Benutzerrollen und inhaltliche Verantwortung, Bereinigungs- und Lebenszyklusprozesse, ein Programm zur kontinuierlichen Anpassung und Prozesse zur Überwachung von Benutzertrends und Feedback usw. Joseph zufolge ist die Einführung eines detaillierten Governance-Modells vor der Implementierung eines neuen Intranets entscheidend für den Erfolg, die Akzeptanz und die Langlebigkeit der Lösung.

Das neue Governance-Modell geht Hand in Hand mit allen Maßnahmen, die wir zur Förderung der Akzeptanz ergriffen haben. Ein Schlüsselfaktor für die Zufriedenheit der Benutzer mit der Lösung ist es, sicherzustellen, dass sie immer auf dem neuesten Stand ist und korrekte Informationen enthält, die für die Benutzer leicht zu finden sind, fasst Joseph zusammen und fügt hinzu:

- Auf der Grundlage des neuen Governance-Konzepts verfügen wir nun über ein Modell, das sicherstellt, dass #CULive und der auf Microsoft 365 basierende digitale Arbeitsplatz über viele Jahre hinweg einen geschäftlichen Mehrwert bieten werden.

Auswirkungen übertreffen die Erwartungen

Mit der Einführung eines neuen, auf Omnia basierenden und in Microsoft 365 integrierten Intranets hat MAN Energy Solutions (ES) einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung des Arbeitsplatzes gemacht. #CULive unterstützt flexibles und mobiles Arbeiten in vollem Umfang und fördert die Kommunikation, die Zusammenarbeit und den Austausch von Wissen. Es hat auch dazu beigetragen, das Engagement der Mitarbeiter und den organisatorischen Zusammenhalt auf der ganzen Welt zu stärken.

Die Wirkung des neuen Intranets hat nicht nur die Erwartungen übertroffen, sondern auch zu Verbesserungen innerhalb des Unternehmens beigetragen, die wir zu Beginn des Projekts nicht einmal in Betracht gezogen hatten. Die Initiative hat mehr Zeit und Ressourcen in Anspruch genommen, als ursprünglich geplant war, aber das Ergebnis ist fantastisch.

- Ich würde sagen, dass die nutzerzentrierte Arbeitsweise, die Förderung der Akzeptanz durch Champions und das neue Governance-Modell für uns die wichtigsten Erfolgsfaktoren waren. #CULive hat unser Unternehmen wirklich dazu gebracht, sich vom Dinosaurier zum digitalen Unternehmen zu entwickeln", fasst Joseph Purse zusammen.