Die Gemeinde Hillerød erhielt ein neues Intranet auf Basis von Omnia und Office 365. Nun kann die Stadt Hillerød innerhalb der gesamten Organisation zusammenarbeiten
Precio Fishbone hat eine digitale Arbeitsumgebung und ein neues Intranet auf Basis von Office 365 und Omnia für die Gemeinde Hillerød eingerichtet. Die Lösung trägt den Bedürfnissen der Gemeinde Rechnung und bietet die Grundlage für einen besseren Dialog innerhalb der gesamten Organisation dank neuer digitaler Kommunikationskanäle.
Die Gemeinde Hillerød als Organisation
Die Gemeinde Hillerød ist eine Organisation mit ungefähr 4.900 Mitarbeitern. 400 Mitarbeiter arbeiten vom Rathaus in Hillerød aus, während der Rest auf die dezentralen Einrichtungen der lokalen Gemeinde verteilt ist. Die Gemeinde Hillerød ist in mehrere Bezirke unterteilt und daher erwies sich das Projekt für den digitalen Support der Gemeinde Hillerød als Herausforderung. Die Kommunikation in der gesamten Organisation über die herkömmlichen Kanäle fiel schwer. Für eine so große Organisation wie die Gemeinde Hillerød ist ein Intranet wichtig, um die Organisation dabei zu unterstützen und ihr zu helfen, als Organisationen zusammenzuarbeiten. Das Ziel war ein Intranet, das den Mitarbeitern erlaubte, innerhalb der gesamten Organisation, zwischen den Verwaltungen und in ihren eigenen Bezirken digital, einfach und schnell zu kommunizieren.
Warum entschied sich die Gemeinde Hillerød für Omnia als digitale Lösung?
Die Gemeinde Hillerød war auf der Suche nach einem Intranet, das einen engen Bezug zu ihrem anderen Collaboration-Tool auf Basis von SharePoint hatte. In der Vergangenheit sah sich die Gemeinde Hillerød bei der Strukturierung und Organisation von Dokumenten, Leitfäden und Dateien Herausforderungen gegenüber. Den Mitarbeitern fiel es schwer, die benötigten Dinge zu finden. Das Ziel war die Schaffung einer digitalen Arbeitsumgebung, welche eine Struktur geben konnte und die Schaffung eines Dialogs innerhalb der gesamten Organisation unterstützte. Hillerød entschied sich für Omnia, da diese Lösung ein Intranet mit einer einfachen und kohärenten Struktur bot.
„Wir entschieden uns für das Intranet auf Basis von Omnia, da es die meisten Anforderungen und Ziele erfüllte, die wir für das neue Intranet in Hillerød aufgestellt hatten. Omnia bietet die Möglichkeit, einen Dialog unter den Mitarbeitern in der gesamten Organisation zwischen den verschiedenen Einheiten der Gemeinde zu initiieren.“
Dank Omnia ist es der Gemeinde Hillerød nun möglich, mobil zu arbeiten und die Entfernung zwischen dem Rathaus und den kommunalen Einrichtungen zu reduzieren. Nun können die Mitarbeiter in der Gemeinde auf einfache Weise ihr Wissen miteinander austauschen und den Bürgern jederzeit einen optimalen Service anbieten.
Die Zusammenarbeit zwischen der Gemeinde Hillerød und Precio Fishbone:
Die neue digitale Arbeitsumgebung hat den Mitarbeitern die Navigation und die Suche nach den von ihnen benötigten Dokumenten erleichtert. Eine von der Gemeinde Hillerød durchgeführte Benutzerumfrage ergab, dass die Benutzer mit ihrer neuen digitalen Arbeitsumgebung äußerst zufrieden sind.
Basierend auf der Mitarbeiterumfrage gibt Ulla Iess Andersen an:
„Wir arbeiteten von April bis September 2018 mit Precio Fishbone und Omnia zusammen. Wie zu erwarten, mussten wir uns im Laufe des Prozesses mit Omnia und SharePoint vertraut machen, allerdings konnten wir diese Herausforderung dank der guten Zusammenarbeit und des guten Dialogs mit Precio Fishbone einfach überwinden. Unser neues Intranet namens Hilda wurde von unseren Mitarbeitern sehr gut angenommen. Viele begrüßen das dynamische und benutzerfreundliche Intranet und freuen sich auf die neuen Möglichkeiten für den Dialog und die Zusammenarbeit. Wir sind noch dabei, uns mit dem System vertraut zu machen. Mein erster Eindruck ist jedoch, dass auch unsere Editoren ihre Freude an Omnia haben, da die Bearbeitung so einfach wie nie zuvor ist.“
