Iterio strafft alle Prozesse mit Omnia

Das Ingenieurbüro Iterio setzt ein auf Basis von Omnia entwickeltes neues Projektportals, ein Dokumentenmanagementsystems, ein Vertragsmanagementsystems und ein Qualitätsmanagementsystems und gewinnt dadurch eine bessere Kontrolle und Qualität der Systeme und schafft hocheffiziente Prozesse. Das Projektmanagement und die interne Zusammenarbeit werden durch leicht zugängliche und übersichtliche Vorlagen, einen zentralen Ort für alle Tools und eine einheitliche Arbeitsweise gestrafft.

"Unser modernisierter und auf Omnia basierender digitaler Arbeitsplatz bietet schnellen und einfachen Zugriff auf unsere Tools, Dokumentenvorlagen, Qualitätsprozesse, Vereinbarungen und Verträge, Leitdokumente und andere Projektressourcen. Durch die nahtlose Integration mit Teams und Microsoft 365 können wir sicherstellen, dass alle Aufgaben und Projekte auf einheitliche, sichere und effiziente Weise gestartet und verwaltet werden und dass alle Standards und Prozessregeln umgesetzt werden. Heute ist es dadurch viel einfacher, alles richtig zu machen und effizient zu arbeiten. Es wird auch deutlich die Zusammenarbeit gestärkt. Es ist jedoch immer noch eine Herausforderung, alle dazu zu bringen, die neuen Arbeitsweisen zu übernehmen", sagt Jonas Jonsson, CEO von Iterio.

Größere Transparenz und Vereinfachung

Iterio ist ein Stadtplanungs- und Managementberatungsunternehmen. Das Unternehmen bietet Projektmanagement- und IT-Koordinationsdienste in den Bereichen Geotechnologie, Umwelt und Verkehr für Organisationen wie Kommunen, Immobilienunternehmen, Architekten. Kunden sind u.a. die schwedische Verkehrsbehörde und die Region Stockholm.

Das Unternehmen wurde im Jahr 2011 gegründet. Es hat heute rund 120 Mitarbeiter und plant, weiter schnell zu wachsen. Iterio hat seine Prozesse, die interne Kommunikation und die Zusammenarbeit durch eine verstärkte Digitalisierung kontinuierlich geschärft. Im Jahr 2018 führte das Unternehmen Omnia als neue Plattform für das Intranet, das Qualitätsmanagement und die interne Zusammenarbeit ein. Während der Pandemie, als die Berater zunehmend von zu Hause und außerhalb des Büros arbeiteten, wurde Teams als primäres Collaboration tool eingeführt.

Im Jahr 2022 modernisierte Iterio seinen digitalen Arbeitsplatz durch die Entwicklung eines Projektportals sowie eines neuen Dokumentenmanagementsystems. Außerdem wurde ein Vertragsmanagementsystem und ein Qualitätsmanagementsystem auf der Basis von Omnia implementiert.

Zuvor wurden alle Dokumente und Projektvorlagen über ein rudimentäres, ordnerbasiertes Dateisystem in Dropbox verwaltet. Dies war ein stumpfes Instrument, es erschwerte eine einheitliche und effiziente Arbeitsweise. Es führte zu Duplikaten, veralteten Informationen blieben erhalten und Dokumentvorlagen wurden versehentlich geändert oder gelöscht.

"Durch die Schaffung eines gut strukturierten Qualitätsmanagementsystems und eines Dokumentenmanagementsystems und die Visualisierung aller Prozesse in Omnia haben wir eine bessere Kontrolle, Sicherheit und Übersicht gewonnen. Jetzt ist es für unbefugte Benutzer praktisch unmöglich, eine Vorlage zu bearbeiten und zu verändern. Es ist auch viel einfacher geworden, die Prozesse zu verstehen und zu wissen, was in jedem Prozessschritt zu tun ist und welche Dokumente und Vorlagen zu verwenden sind", erklärt Jonas.

Eine Voraussetzung für die Umweltzertifizierung

Die maßgeblichen Dokumente und Vorlagen sind in der visuellen Prozesskarte, die mit Omnia Process Management (OPM) entwickelt wurde, verknüpft. So können sich die User durch den Prozessbaum klicken, um schnell die richtige Dokumentenvorlage und Prozessbeschreibung zu finden und abzurufen. Auch die meisten Aufträge und Projekte werden heute über Team-Vorlagen in Omnia erstellt, so dass die Anwender von Anfang an die richtigen Dokumentenvorlagen und Werkzeuge zur Verfügung haben somit weist jedes Projekt eine einheitliche Struktur auf. Darüber hinaus werden alle Vereinbarungen und Verträge in dem Omnia-basierten Dokumentenmanagement-System erstellt und gespeichert.

"Wir speichern nicht alle Arten von Dokumenten in dem neuen Dokumentenmanagementsystem. Aber alle Vorlagen, Vereinbarungen, Verträge und Leitdokumente sind hier verfügbar. Es bietet uns eine sichere und robuste Struktur, die alle geschäftskritischen Dokumente automatisiert und einfach verwaltend. Es ist sehr praktisch für die Vertragsverwaltung, z.B. erhalten wir automatische Erinnerungen für jährliche Preisaktualisierungen und andere Bedingungen in unseren Verträgen, die wir anpassen müssen. So können wir sicherstellen, dass wir das liefern, was wir liefern sollen. Auch können wir so auch bei unseren langfristigen Aufträgen den richtigen Betrag in Rechnung stellen. In ähnlicher Weise werden die Mitarbeiter daran erinnert, die maßgeblichen Dokumente rechtzeitig zu überarbeiten. Wir haben hier auch unsere gesamte Nachhaltigkeits- und Umweltpolitik gespeichert, die praktisch eine Voraussetzung für unseren Zertifizierungsprozess ist", betont Jonas.

Gesteigerte Qualität und Effizienz

Anfang 2023 hat Iterio das Zeiterfassungssystem Blikk mit Omnia und Teams integriert. Dadurch konnte die Verwaltung von Aufträgen und Projekten noch einfacher gestalten werden. Durch die Konsolidierung aller Tools, Vorlagen, Prozessbeschreibungen und anderer Projektressourcen im Projektportal ist es nicht nur einfacher geworden, Projekte zu starten, zu verwalten und nachzuverfolgen. Auch die Zusammenarbeit könnte gefördert werden und die Qualität und Produktivität hat sich laut Jonas verbessert:

"Ich bin mir sicher, dass durch die neuen Lösungen sowohl die Qualität als auch die Effizienz unserer Prozesse sowie die Zusammenarbeit verbessert haben. Wenn alles an einem Ort gesammelt und zugänglich ist, wird es viel einfacher, die richtigen Informationen und Ressourcen zu finden. Mit der Prozessvisualisierung und den verknüpften Leitdokumenten findet man einfacher Lösungen und wird bei verschiedener Aufgaben auch angeleitet. Indem wir unser Projektmanagement in den Griff bekommen, stellen wir auch sicher, dass nichts durch die Maschen fällt. In der Vergangenheit waren unsere Tools und Softwarelösungen eher ad-hoc-basiert und es konnten Dinge vergessen werden. Das passiert heute nicht mehr, das ist eine große Verbesserung!"

Jonas sagt, dass, obwohl das Projekt zur Umgestaltung des digitalen Arbeitsplatzes weitgehend abgeschlossen ist aber noch viel zu tun bleibt. Es geht vor allem darum, alle Mitarbeiter dazu zu bringen den neu gestalteten digitale Arbeitsplatz anzunehmen und die neuen, effizienteren Arbeitsmethoden zu nutzen Dies geschieht u. a. durch verschiedene Kampagnen und Inspiration Coffee Meetings. Iterio hat auch eine Suggestions Inbox im Intranet eingerichtet, um Anregungen zu fördern und neue Ideen für Verbesserungen zu erhalten.

"Wir veranstalten regelmäßig Inspiration Coffee Meetings, bei denen neue Lösungen vorgestellt werden. Alte Gewohnheiten sind schwer zu ändern, aber wir sehen, dass Mitarbeiter, die die neuen Arbeitsweisen ausprobieren, schnell merken, wie Vieles einfacher alles wird. Im Rahmen dieser Arbeit haben wir auch einen Posteingang für Vorschläge im Intranet eingerichtet, in den neue Ideen für verschiedene Arten von Arbeitsplatzverbesserungen einfließen können. Wir sind der festen Überzeugung, dass die Mitarbeiter eher bereit sind, neue Lösungen anzunehmen, wenn sie in die Verbesserung der Prozesse einbezogen werden und diese beeinflussen können", betont Jonas.