ICA wächst stärker mit Omnia
Ein neues gruppenweites und Omnia-basiertes Intranet hilft der Lebensmittelkette ICA die interne Kommunikation über alle Abteilungen und Niederlassungen radikal zu verbessern. Die neue Plattform ermöglicht es ICA die interne Zusammenarbeit und den Wissensaustausch zu stimulieren und stärkt die Unternehmenskultur, die Mitarbeiterausrichtung und die zielgerichtete Kommunikation der Unternehmenswerte.
- Mit Omnia haben wir zum allerersten Mal einen einzigen Zugangsweg für gruppenweite und gesellschaftsspezifische Kommunikation. Das neue Intranet wird uns helfen die Zusammenarbeit und die Kommunikation zwischen unseren Abteilungen und Niederlassungen bzw. Tochtergesellschaften signifikant zu verbessern. Das wird nicht nur Synergien und Innovationen in der ICA-Gruppe fördern, sondern außerdem unsere Gemeinschaft und die Entwicklung einheitlicher Ziele und Visionen deutlich verbessern. Die Lösung macht es uns einfacher Informationen zu verteilen und die gesamte Organisation mit einzubeziehen. Dank der Integration der Plattform mit Microsoft 365 und der für die Anwender leicht zu adaptierenden Navigation und Informationsstruktur macht es darüber hinaus Arbeitsprozesse wesentlich geschmeidiger, sagt Andreas Keymer, Manager Group Functions IT bei der ICA Gruppe.
Gemeinsame Plattform als Boost für die interne Kommunikation
Mit mehr als 1.300 Geschäften und einem Marktanteil von etwa 36 Prozent ist ICA Sverige der führende Lebensmittelhändler in Schweden. Nahezu jeder Schwede kennt diesen Bereich von ICA. Die ICA-Gruppe ist allerdings wesentlich größer und schließt, ergänzend zu ICA Sverige, die Unternehmen Rimi Baltic, Apotek Hjärtat, ICA Fastigheter, ICA Banken und ICA Försäkring mit ein. In 2020 hatte die Gruppe einen Gesamtumsatz von 126 Milliarden Schwedischen Kronen (ca. 12,3 Milliarden Euro) und etwa 23.000 Mitarbeitende, von denen 10.500 für Rimi in der baltischen Region arbeiten. Wenn man die selbständigen ICA Geschäfte mitzählt, liegt die Gesamtzahl der Menschen die für den ICA-Konzern arbeiten bei etwa 50.000.
Die ICA-Gruppe hatte zuvor ein dezentralisiertes und uneinheitliches Intranet, in dem die Kommunikation auf die einzelnen Niederlassungen oder Tochtergesellschaften begrenzt war. Dementsprechend wollte das Management eine einheitliche, transparente, geteilte und voll integrierte Kollaborations- und Kommunikationsplattform für die gesamte Gruppe schaffen. Ziel dieser Initiative war es, die Zusammenarbeit und die Kommunikation auf eine neue Ebene zu heben und ICA zu einer Einheit und damit noch stärker zu machen.
Andreas Keymer und sein Team führten eine einheitliche Analyse durch, die dazu diente, die Bedürfnisse und Notwendigkeiten der Organisation an eine neue Intranet-Plattform zu identifizieren und diese mit passenden Standardlösungen abzugleichen. Eines der wichtigsten Ergebnisse ihrer Analysen war, dass das Intranet einfache Zugriffsmöglichkeiten für alle Anwender bieten musste, unabhängig von ihrer Rolle und ihrer IT-Kenntnisse. Eine weitere entscheidende Anforderung war, dass die Plattform sich einfach und nahtlos in Microsoft 365 integrieren sollte, was bei ICA vorher als die wesentliche Arbeits- und Kollaborationsanwendung etabliert wurde.
- Omnia stand schnell als die am besten passende Lösung fest. Die exzellente Performance, der Seitenaufbau, die nahtlose Integration mit Microsoft 365 und die SharePoint-basierte Out-of-the-box-Fähigkeit waren einige der Fetures, die uns ansprachen. Es lässt sich außerdem sehr einfach mit Teams integrieren, das gerade zu unserer hauptsächlichen Kollaborationsplattform geworden war. Heute ist das Intranet die Startseite unserer Mitarbeitenden in Chrome, aber es ist ebenfalls als App in Teams integriert, was es noch eifacher zugreifbar macht, stellt Andreas heraus.
Die entscheidenden Schlüssel zum Erfolg
Die Komplexität und die Größe des Projekts machten einen systematischen und unternehmensweiten Change-Management-Prozess notwendig, dass in weiten Teilen auf einem Change-Management-Modell mit dem Namen Adkar basierte. Bei der Implementierung dieses Prozesses wurden eine Reihe von Anwender-Umfragen und Informationskampagnen durchgeführt.
- Wir haben uns zum Beispiel stark darauf fokussiert sowohl das Bewusstsein für die Notwendigkeit für Veränderungen als auch den Willen zur Veränderung innerhalb der Organisation zu schaffen. Um unsere Anwender zu erreichen und ihre Meinungen einzufangen, hatten wir ein Steuerungs-Komitee, dass das gesamte Projekt mit begleitet hat. Es bestand aus Vertretern des Managements und Pilotgruppen, die alle User repräsentierten, erklärt Change Management Leader Malin Nyman.
Malin und Andreas stellen beide heraus, dass es eine der größten Herausforderungen war, die gesamte Organisation mit einzubeziehen und alle Entscheidungsträger innerhalb der zahlreichen Abteilungen und Niederlassungen von ICA dazu zu bringen, sich auf eine einheitliche Strategie für die Inhalte und den Aufbau des Intranets zu einigen. Entsprechend dem Maßstab des Projektes und der Größe der Organisation dauerte der Aufbau des neuen Intranet – genannt „Worknet“ – insgesamt ein ganzes Jahr. Am 1. Oktober 2020 wurde das Intranet eingeführt und dann wurden nacheinander die verschiedenen Anwendergruppen und Abteilungen an die neue Lösung herangeführt. Jeder einzelne Rollout wurde mit zahlreichen Pilottests durchgeführt.
- Wir hatten etliche Pilotprojekte, in denen verschiedene Anwendergruppen getestet haben und dann Fragen zu Funktionalität, Oberfläche und Navigation des Intranet beantworten mussten. Eine Pilotgruppe, die aus dreißig Usern aus ausgewählten Abteilungen und mit verschiedenen Rollen bestand, haben wir ohne jede Form von Einführung oder Training auf die erste Version des Intranet losgelassen. Auf diesem Weg bekamen wir einen unverfälschten Eindruck von der Anwenderfreundlichkeit der Lösung und konnten die spontanen Eindrücke der Benutzer einfangen, erläutert Malin.
Um für die Veränderung im Unternehmen das Bewusstsein, das Verständnis und den Willen dazu zu werben, haben wir eine Reihe von Demo-Videos produziert, die an die Manager gerichtet waren, um sie zu Botschaftern des neuen Intranet zu machen. Ähnliche Videos haben wir auch für die Personalabteilung, die Kommunikatoren und für Autoren erstellt. Als Beweis für den Erfolg des Projektes gaben uns die Anwender zwei Wochen nach dem ersten Rollout 8 von 10 Punkten, als wir nach ihrer Meinung zum neuen Intranet fragten.
- Die Veränderung in der Organisation durch die Nutzung von Steuerungs- und Referenzgruppen, Pilottests und Demo Videos rechtzeitig vor der Einführung zu verankern war zweifelsfrei der Schlüssel zum Erfolg der Implementierung, fasst Mali zusammen.
Stärkt die Gemeinschaft und das Engagement
Unter den wichtigsten Zielen des neuen Intranet standen die Beschleunigung der Digitalisierung, die Beseitigung ineffizienter Kanäle und die Stärkung der Firmenkultur von ICA, der Gemeinschaft und der Identifikation der Mitarbeitenden innerhalb des gesamten Konzerns. Um den sozialen Austausch und Unterhaltungen noch stärker anzuregen, erwägt ICA nun, das Intranet und Yammer noch besser miteinander zu verbinden.
- Die neue Plattform hilft uns, von papiergebundener Kommunikation und anderer ineffizienter Kanäle, wie z.B. Notizbrettern wegzukommen. Unser interner E-Mail-Verkehr hat ebenfalls stark abgenommen, seit das Intranet eingeführt wurde. Die personalisierte Benutzererfahrung in Worknet, kombiniert mit der leichten Auffindbarkeit von Informationen und den gruppenweiten Räumen für Kommunikation und Zusammenarbeit wird sowohl das Engagement, als auch die Firmenkultur fördern. Um die soziale Interaktion über alle internen Grenzen hinweg weiter anzuregen, untersuchen wir gerade die Integrationsmöglichkeiten zwischen Worknet und Yammer. Genau wie Teams könnte auch Yammer ein Zugangsweg zu Worknet werden, schließt Andreas.
