Eine das MbO begünstigende, optimierte digitale Arbeitsumgebung bei Pulsen
Das Technologieunternehmen Pulsen konsolidierte und verbesserte seine digitale Arbeitsumgebung dank eines neuen Intranets und Dokumentenmanagementsystems auf Basis von Omnia. Neben erhöhter Flexibilität und verbesserter Mobilität hat die neue Plattform den Mitarbeitern den Zugang zu internen Informationen erleichtert. Ihre Zugänglichkeit, Transparenz und Struktur unterstützen Pulsen zudem bei der Umsetzung eines Managements by Objectives (MbO).
- Unsere neue Cloud-basierte digitale Arbeitsumgebung bietet eine bessere Zugänglichkeit, Übersicht, Struktur und mehr Klarheit im Vergleich zur Vorgängerplattform. Den Mitarbeitern, die häufig nicht vom Büro aus arbeiten, fällt der Zugang zu den internen Ressourcen und Dokumenten nun wesentlich einfacher. Die interne Kommunikation ist auch besser strukturiert und ergebnisorientierter, meint Jonas Toftefors, der digitale Beauftragte bei Pulsen.
Neue Plattform für eine einheitliche Kommunikation
Die Pulsen Group ist im Grunde ein Technologieunternehmen, der Konzern ist jedoch auch in anderen Geschäftsbereichen, wie der Immobilien- und Baubranche, dem Finanzsektor, der Gastronomie und der Eventindustrie, tätig. Der Konzern besteht aus 12 Unternehmen und beschäftigt mehr als 1.300 Mitarbeiter. Aufgrund des weitgefassten Umfangs und der Diversifizierung seiner Tätigkeiten benötigte Pulsen eine Kommunikationsplattform, die in der Lage ist, die konzernweite Kommunikation zu konsolidieren und die zugleich erlaubte, dass jede Tochtergesellschaft ihr eigenes Subintranet gestaltet.
Bis Anfang 2020 bestand die interne Kommunikationsplattform von Pulsen hauptsächlich aus einem maßgefertigten Intranet auf Basis von SharePoint gemeinsam mit diversen Tools für Meetings und die Kommunikation, wie Teams und Yammer. Es mangelte der Plattform an einer kohärenten Struktur. Zudem war das Intranet veraltet und sein Upgrade kostspielig. Pulsen benötigte eine standardisierte, einfach zu verwaltende, Cloud-basierte Intranetplattform. Omnia war seine erste Wahl.
- Die Vorgängerplattform wurde unseren Anforderungen nicht länger gerecht. Unser Intranet war ganz einfach veraltet und nicht attraktiv. Teams und Yammer, die von einigen Bereichen des Konzerns verwendet wurden, waren gute Tools, aber mit dem Intranet bildeten sie drei gesonderte, voneinander getrennte Kommunikationsspeicher. Dies erschwerte unseren Mitarbeitern, über alles im Unternehmen auf dem Laufenden zu bleiben. Das Intranet lief auf lokalen Servern und machte einen VPN-Zugang von außerhalb des Büros notwendig, sodass es schwer fiel, sich von unterwegs aus anzumelden. Wir waren auf der Suche nach einem reibungslosen mobilen Benutzererlebnis und der Möglichkeit, unternehmensspezifische Unterseiten einfach erstellen sowie neue E-Services und Tools integrieren zu können. Omnia erfüllte unsere Anforderungen bis ins kleinste Detail, betont Jonas.
Der Launch der neuen digitalen Arbeitsumgebung und des Intranets fand Anfang 2020 statt. Heute sind alle Self-Service-Anwendungen, internen Kommunikationen und Collaboration-Tools über die einheitliche Plattform von Pulsen verfügbar. Die Benutzer haben nun über das Intranet Zugang zu Teams und Yammer und umgekehrt, wobei der Seite ständig neue E-Services hinzugefügt werden. Der Zugang zum Intranet und allen anderen Ressourcen ist nun von außerhalb des Büros ebenso einfach wie bei der Arbeit vor Ort.
- Die neue Plattform ermöglicht uns, wirksam neue E-Services auf Basis von Power Apps und SharePoint zu entwickeln und in das Intranet zu integrieren. Wir haben beispielsweise E-Services für das Zugangsmanagement, die Bestellung von Computern, Telefonen und Zugangskarten sowie für diverse Buchungsanwendungen entwickelt. Unsere Mitarbeiter schätzen das Upgrade der Plattform, die nun über eine optimierte Zugänglichkeit und moderne Benutzeroberfläche verfügt, betont Jonas.
Mehr Zuverlässigkeit und Kontrolle
Es wurde auch ein neues Dokumentenmanagementsystem auf Basis von Omnia in die digitale Arbeitsumgebung integriert. Die Lösung ist ein wichtiges Element in Pulsens Bestreben, mehr Ordnung und Kontrolle über die Dokumente zu besitzen, die verbesserte Einhaltung von Standards und Zertifizierungen zu gewährleisten sowie die Informationssicherheit und Zuverlässigkeit zu optimieren.
- Dank des neuen Dokumentenmanagementsystems können wir sicherstellen, dass unsere Mitarbeiter stets die aktuelle Version eines Dokuments verwenden bzw. aktualisieren und dass sie die richtigen Vorlagen für die diversen Dokumentenarten auswählen. Das System unterstützt uns bei der Aufrechterhaltung einer einheitlichen Struktur und eines solchen Layouts bei allen Dokumenten und erleichtert den Mitarbeitern die korrekte Durchführung von einschlägigen Aufgaben. Außerdem konnten wir die Zuverlässigkeit der Informationen verbessern. Dies ist darauf zurückzuführen, dass die Mitarbeiter nun mit Sicherheit wissen, dass ein Dokument von der richtigen Person unter Verwendung der richtigen Vorlage erstellt wurde und dass es sich dabei um die jüngste und einzige Version handelt, hebt Jonas hervor.
Mithilfe des Qualitätsmanagementsystems von Omnia - QMS - entwickelt Pulsen ein neues Managementsystem, das sich nahtlos in das Intranet und das Dokumentenmanagementsystem integrieren lässt.
- Nach der Implementierung des neuen Managementsystems wird es zum Eckpfeiler unseres Unternehmens werden. Seine Aufgabe ist es, sicherzustellen, dass wir unsere Prozessstandards und Zertifizierungen stets getreu befolgen und sie rechtzeitig aktualisiert werden. Dies wird die Qualität und Sicherheit jedes Aspekts unserer Tätigkeiten gewährleisten, zieht Jonas Bilanz.
Besser informierte Organisation
Alle Informationen im Intranet sind rollenorientiert und zielgerichtet, wobei zudem jede Tochtergesellschaft in der Lage ist, ihre eigenen Unterseiten zu erstellen. Auf diese Weise gestaltet sich die Suche, die Filterung und der Zugang zu den erheblichen Informationen für die Benutzer wesentlich einfacher.
- Das verbesserte Informationsmanagement, die ausgebaute Zugänglichkeit und der angepasste Konzernkalender auf der Startseite des Intranets stellen gemeinsam sicher, dass unsere gesamte Organisation nun besser über die Vorgänge und Geschehnisse bei Pulsen informiert ist. Es ermöglicht uns auch, das Management by Objectives aktiver in die Organisation einzubringen, wodurch das Mitarbeiterengagement zusätzlich gesteigert wird, meint Jonas.
