Coor vereint seine physischen Arbeitsplätze dank Omnia
Das führende nordische Facility-Management-Unternehmen Coor hat eine einheitliche digitale Arbeitsumgebung für seine geografisch weit verbreitete Organisation geschaffen - eine Lösung, die zu einer Produktivitätssteigerung und einer einheitlicheren, transparenteren und ansprechenderen Kommunikation geführt hat.
- Unsere interne Zusammenarbeit und Kommunikation haben sich maßgeblich verbessert. Dies trifft insbesondere auf die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Kollegen in unterschiedlichen Ländern und an verschiedenen physischen Arbeitsplätzen zu. Das neue Intranet und die Dokumenten- und Qualitätsmanagementsysteme auf Basis von Omnia unterstützten die Schaffung einer zentralen Anlaufstelle für die Tools zur internen Kommunikation, dem Qualitätsmanagement und der digitalen Arbeit, erklärt Nicolai Dahl, der IT-Service-Manager für Zusammenarbeit bei Coor.
Das gemeinsame Intranet überwindet jegliche Entfernung
Coor ist einer der führenden Anbieter von Facility-Management-Dienstleistungen in den nordischen Ländern. Sein Dienstleistungsportfolio erstreckt sich von der Verwaltung und Logistik über Gebäude- und Grundstücksinstandhaltung bis hin zu Sicherheitslösungen und der Optimierung des Energieverbrauchs. Mit einem eindrucksvollen Kundenstamm im privaten und öffentlichen Sektor in den nordischen Ländern sowie im Baltikum und Belgien beschäftigt das Unternehmen über 11.000 Mitarbeiter und ist an der Nasdaq Stockholm notiert.
2015 half Precio Fishbone Coor bei der Erstellung eines einheitlichen Intranets auf Basis von Omnia für die gesamte Unternehmensgruppe. Die neue Lösung trat an die Stelle der ehemaligen, dezentralisierten Intranetplattform. Auf der ehemaligen Plattform verfügte jedes Land über seinen eigenen Bereich, der nicht an die globale Kommunikation angebunden war. Auch war die gemeinsame Verwendung von Tools oder Lösungen für die Zusammenarbeit nicht möglich.
- Wir mussten uns weiterentwickeln und eine einheitliche Intranetplattform für die gesamte Gruppe schaffen. Sie sollte eine gemeinsame Informations- und Kommunikationsstruktur besitzen und Office 365 nahtlos integrieren. Daher haben wir uns dafür entschieden, unsere dezentralisierte Plattform außer Betrieb zu nehmen und jeden Unternehmenssektor in das gemeinsame neue Intranet auf Basis von Omnia zu integrieren. Seit dem Launch konnten wir die Entfernung zwischen unseren diversen Betrieben, Ländern und Büros maßgeblich verkürzen, zieht Nicolai Fazit.
Neben der Erstellung eines neuen Intranets implementierte Coor auch ein neues Qualitätsmanagementsystem auf Basis von Omnia QMS. Die Tätigkeiten von Coor sind nach den internationalen Normen ISO 9001, 14001 und 45001 zertifiziert. Das Unternehmen hat zudem einen Standardprozess erarbeitet und umgesetzt, um die professionelle, personalisierte und qualitativ hochwertige Dienstleistungserbringung sicherzustellen. Alle Prozesse, Basisdokumente, Vorlagen und Tools für die Pflege der Zertifizierungen und die hochwertige Dienstleistungserbringung sind nun über das Intranet im Qualitätsmanagementsystem zugänglich.
- Die Zugänglichkeit, Struktur und Intelligenz des Systems erleichtern uns die Überprüfung und Überarbeitung von Prozessen und Dokumenten. Es unterstützt uns auch bei unseren Bestrebungen zur ständigen Verbesserung, betont Nicolai.
Verbesserte Digitalisierung und Effizienz
Das neue Intranet wurde auf den Namen „CoorNet“ getauft und mit Ausnahme der landesspezifischen Nachrichtenströme weist es konzernweit die gleichen Inhalte, Tools und Strukturen auf. Wenngleich noch nicht alle Prozesse und Tools zugänglich sind, hat sich das Unternehmen zum Ziel gesetzt, so viele wie möglich in das Netz zu integrieren, zu konsolidieren und zu fusionieren.
- Wir erachten das Intranet als eine Plattform für eine optimierte Digitalisierung und mehr Effizienz. Unsere Vision für CoorNet ist, dass es das Erste ist, was die Mitarbeiter am Morgen begrüßt, wenn sie ihren Computer einschalten. Es soll ein Portal zu den alltäglich wichtigsten Anwendungen und Tools für die Zusammenarbeit sein. Wir digitalisieren eine wachsende Anzahl von Prozessen und binden diese in das Intranet ein, um unseren Mitarbeitern zu erleichtern, Informationen und Ressourcen ausfindig zu machen, Projekte zu verwalten und mit anderen zusammenzuarbeiten, erklärt Nicolai.
Wenngleich Coor große Schritte in Richtung einer höheren Digitalisierung und verbesserten internen Kommunikation gemacht hat, ist es noch nicht am Ziel angekommen.
- Das Engagement unserer Mitarbeiter bei den Zukunftsplänen des Unternehmens sowie ihre Beteiligung bei diversen Online-Diskussionen und Online-Foren haben seit dem Launch des neuen Intranets enorm zugenommen. Die Menschen kommentieren, liken und teilen wesentlich mehr Beiträge und sonstige Inhalte als in der Vergangenheit. Wir sind jedoch noch nicht am Ende des Wegs angekommen. Wir möchten das Mitarbeiterengagement weiter steigern und sicherstellen, dass mehr Mitarbeiter das Intranet regelmäßig nutzen, meint Nicolai und fügt hinzu:
- Wir haben die Startseite gestrafft, sodass sie nun benutzerfreundlicher ist und erhebliche Informationen anzeigt. Die Suchfunktionen wurden zudem abgestimmt, sodass die Suche nach Informationen und Ressourcen noch einfacher ist. Angesichts des Umstands, dass rund 70% unserer Mitarbeiter im Außendienst tätig sind und kaum Zugang zu Computern haben, war die Fähigkeit, sie über ihre Mobiltelefone zu erreichen, ausschlaggebend für uns und die Erreichung unseres Ziels einer effizienten Kommunikation mit ihnen. Die sich anpassende Benutzeroberfläche von Omnia ist daher von zentraler Bedeutung für unsere Anstrengungen, unsere Mitarbeiter zu aktiven und äußerst engagierten Benutzern des Intranets zu machen.
