Arriva Tog beschleunigt interne Informationen mit Omnia auf Höchstgeschwindigkeit
Der dänische Bahnbetreiber Arriva Tog hat sein Dokumentenmanagementsystem neu gestaltet und ein neues Intranet auf Basis von Omnia eingeführt. Die neue Lösung verbessert die Dokumentensuche und -verwaltung sowie die interne Kommunikation grundlegend.
Für unsere Mitarbeiter ist es jetzt viel einfacher, Qualitäts- und Prozessrichtlinien sowie andere strukturierte Dokumente zu finden, die für ihre tägliche Arbeit wichtig sind. Die Navigation in unserem früheren Dokumentenmanagementsystem war zeitaufwändig und nicht sehr benutzerfreundlich. Unser neues System sieht aber nicht nur gut aus, sondern bietet auch einen schnellen Weg zu den relevanten Informationen. Mit Omnia verfügen wir jetzt über ein neues und modernes Intranet mit allen Funktionen, die wir brauchen, um die interne Kommunikation zu fördern und alle über das Geschehen im Unternehmen auf dem Laufenden zu halten", sagt Erik Vestergaard Møller, Head of Safety Quality & HSE, Arriva Tog A/S.
Kosteneffiziente Plattform für Schnelligkeit und Zuverlässigkeit
Arriva Tog ist eine Tochtergesellschaft der Deutschen Bahn (DB) und der zweitgrößte Zugbetreiber in Dänemark. Es betreibt den regionalen Zugverkehr in den meisten Gebieten der Region Mitteldänemark und befördert jährlich etwa 10 Millionen Fahrgäste.
Das Unternehmen verfügte zuvor über ein SharePoint-basiertes Dokumentenmanagementsystem, das auch als rudimentäres Intranet diente. Die Plattform war jedoch veraltet, und die Mitarbeiter hatten ständig Probleme, sich im System zurechtzufinden und die richtigen Dokumente zu finden. Arriva Tog wollte nun das alte System durch eine moderne, robuste und flexible SharePoint-basierte Intranet-Plattform ersetzen, auf die sie ihre Dokumente mit einem Minimum an Aufwand und Kosten migrieren konnten. Nach gründlicher Marktforschung entschied man sich für Omnia.
Wir haben uns viele verschiedene Plattformen und Lösungen angeschaut, aber keine kam dem Preis-Leistungsverhältnis von Omnia in Bezug auf Performance, Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität nahe. Außerdem brauchten wir eine mit Microsoft 365 kommunizierende Plattform, da dies unser wichtigstes Arbeitswerkzeug und Anwendungspaket ist. Da Omnia nahtlos in Microsoft 365 integriert ist, wurde uns die Entscheidung noch leichter gemacht, betont Erik.
Im Herbst 2020 begann eine Arbeitsgruppe mit dem Aufbau des Backends des neuen Systems, eine Aufgabe, bei der alle Dokumente, die auf die neue Plattform migriert werden sollten, aussortiert, ausgewählt und neu gekennzeichnet wurden. Die Experten von Precio Fishbone halfen Arriva dabei, die Metadaten der Dokumente mithilfe eines Skripts neu zu klassifizieren, was viel Arbeit und Zeit sparte. Die neue Plattform ermöglicht auch ein intelligentes Targeting, bei dem relevante Informationen automatisch an den richtigen Nutzer weitergeleitet werden. Das neue Intranet und Dokumentenmanagementsystem von Arriva Tog wurde im Mai 2021 in Betrieb genommen, sechs Monate nach dem ersten Projektworkshop.
Die neue Lösung wurde von unserer Organisation sehr positiv aufgenommen. Die Mitarbeiter schätzen vor allem die Möglichkeit, mit dem System schneller die richtigen Richtlinien, Arbeitsabläufe, Sicherheitsprotokolle und andere für unsere Arbeit wichtige Dokumente zu finden. Sie schätzen auch die problemlose Zugänglichkeit und das moderne und attraktive Layout sowie den Informationsüberblick und die erweiterten Suchfilter, betont Erik.
GDPR erwies sich als harte Nuss
Eine der größten Herausforderungen des Implementierungsprojekts bestand darin, einen korrekten und sicheren Dokumentenzugriff zu gewährleisten und gleichzeitig die Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (GDPR) einzuhalten. Erik erklärt, dass sie jeden möglichen Navigations- und Zugangsweg zu jedem Dokument analysieren und mehrere Zugangssicherheitsebenen aufbauen mussten, um die vollständige Einhaltung der GDPR zu gewährleisten.
Wir haben viel Zeit damit verbracht, herauszufinden, auf welcher Ebene wir die notwendigen Zugriffsbeschränkungen für die Benutzer einrichten sollten. Es war eine harte Nuss zu knacken. Man kann das Dokument selbst, den Ordner oder die Benutzeroberfläche mit einem Zugriffsschutz versehen. Außerdem kann der Benutzer über mehrere Zugangspunkte auf Dokumente zugreifen, was das Problem noch komplizierter macht. Schließlich gelang es uns, einen reibungslosen Prozess zu entwickeln, der durch die in Omnia integrierte Security-Policy unterstützt wird, die sicherstellt, dass alle Dokumente und anderen sensiblen Informationen vollständig geschützt sind und die Vorschriften der GDPR erfüllen, fasst Erik zusammen.
Bessere Kontrolle der Prozesse
Die neue Plattform ist sowohl optisch als auch inhaltlich an die 20 verschiedenen Benutzergruppen von Arriva angepasst und spiegelt die unterschiedlichen Arbeitsbereiche des Unternehmens wider. So haben beispielsweise Zugbetreiber einen ganz anderen Zugang zum System als Kundenbetreuer, was die Art der Dokumente, Nachrichten und Warnmeldungen betrifft, auf die sie zugreifen können oder an denen sie interessiert sind. Arriva wird außerdem in Kürze die mobile App von Omnia einführen und damit die Benutzerfreundlichkeit und Zugänglichkeit für das Personal an der Front des Unternehmens weiter verbessern.
Laut Erik wird das neue Intranet und das Dokumentenmanagementsystem nicht nur die Informationssuche und die Prozesse beschleunigen, sondern auch das Engagement der Mitarbeiter fördern, da sie nun besser informiert sind. Außerdem wird es Arriva helfen, interne Prozesse zu bewerten und zu verbessern.
- Wir werden regelmäßig Nutzerumfragen durchführen, um zu bewerten, wie gut unser modernisierter digitaler Arbeitsplatz unseren Mitarbeitern hilft. Diese Umfragen werden auch zu einem besseren Verständnis unserer Arbeits- und Qualitätsprozesse führen und signalisieren, wenn sie überarbeitet oder aktualisiert werden müssen. Das Omnia-Tool Quick Polls, Daten zum Nutzerverhalten und andere Auswertungen und Analysefunktionen helfen uns, diese Umfragen effizient durchzuführen, erklärt Erik.