Produktivitätssteigerung durch eine Verkürzung der Arbeitszeiten
Organisationen bemühen sich seit jeher, die Produktivität auf unterschiedlichste Art und Weise zu steigern. Da Studien erwiesen haben, dass das Einlegen von Überstunden nicht zum gewünschten Ergebnis führt, ist die Botschaft klar: Arbeiten Sie nicht mehr, sondern arbeiten Sie smarter.
Egal, wie widersprüchlich sich das vielleicht anhören mag, so können Sie Ihre Produktivität tatsächlich durch eine Verminderung der Arbeitsstunden steigern. Und nicht nur das. Auf diese Weise erhalten Sie auch engagiertere, ausgewogenere und glücklichere Mitarbeiter. Das hört sich beinahe zu gut an, um wahr zu sein. Um dies zustande zu bringen, benötigen Sie neue Arbeitsbedingungen, digitale Unterstützung und eine smarte Kommunikation, wodurch produktivere Arbeitstage sichergestellt werden.
Wir verbringen wir unsere Arbeitstage?
Es gibt unzählige Studien, die bestätigen, dass Büroangestellte nur wenige Stunden am Tag produktiv sind und dass sich durch eine Verringerung ihrer Arbeitsstunden ihre Produktivität steigern lässt. Diese Erkenntnisse ergeben auf den ersten Blick möglicherweise nicht viel Sinn. Allerdings ist laut einer 2017 durchgeführten Studie von Vouchercloud der durchschnittliche britische Büroangestellte für gerade einmal zwei Stunden und 53 Minuten pro Tag produktiv. Die restliche Arbeitszeit wird mit verschiedenen Formen der Prokrastination, wie dem Surfen im Internet, dem Lesen von Nachrichten, der Urlaubsplanung, der Überprüfung der sozialen Medien und privaten E-Mails, Kaffeetrinken und dem Gespräch mit Kollegen, verbracht. Dazu kommt, dass unglaubliche 19% der Arbeitszeit mit der Suche nach einem neuen Job verbracht wird.
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Die Ergebnisse dieses Berichts sind jedoch gar nicht so überraschend, wenn man genauer darüber nachdenkt. Wir sind einfach nicht dazu gemacht, für acht Stunden ruhig zu sitzen und uns auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren. Ohne Pausen. Unser Körper und unser Geist benötigen regelmäßig Pausen, die es uns erlauben, unsere Konzentration zu sammeln sowie fokussiert und kreativ zu sein, wenn es darauf ankommt. Allerdings ist das nur in kurzen intensiven Intervallen möglich. Ablenkungen, wie das Surfen im Internet, das Kommentieren der neuesten Bilder auf Instagram und Kaffeetrinken, sind notwendige Pausen. Wenn jedoch weniger als ein Drittel der gesamten Arbeitsstunden der Organisation den Aufgaben gewidmet wird, für die die Mitarbeiter bezahlt werden, ist es höchste Zeit, über die Neugestaltung des Arbeitsrahmens nachzudenken.
Das Bedürfnis für Pausen ist bei längeren Arbeitszeiten wesentlich größer. Wenn Sie nur bis Mittag arbeiten, erscheint die morgendliche Kaffeepause nicht länger so unerlässlich. Mitunter haben Sie sogar überhaupt kein Problem damit vier Stunden am Stück zu arbeiten, ohne Ihre Beine zu vertreten. Kommt Ihnen das bekannt vor?
Kürzere Arbeitszeiten können dazu führen.
Es ist keine neue Theorie, dass kürzere Arbeitszeiten mit einer Produktivitätssteigerung einhergehen. In den frühen 1920ern entdeckte Henry Ford, dass die Produktivität drastisch abnahm, als die Arbeitszeit seiner Arbeiter bei mehr als 40 Stunden pro Woche lag. Er lernte die Lektion und führte daraufhin 1926 die fünftägige Arbeitswoche in seinen Fabriken mit geregelten Arbeitszeiten im Ausmaß von 40 Stunden pro Woche ohne Gehaltsänderung ein. Viele Unternehmen folgten seinem Beispiel. Wenige Jahre später prognostizierte der Ökonom John Maynard Keynes, dass wir infolge der technologischen Fortschritte heute nur noch höchstens 15 Stunden die Woche arbeiten würden. Stattdessen sind wir in der 40-Stunden-Woche von Henry Ford gefangen. Vielleicht ist die Zeit gekommen, um einen Schritt nach vorne zu machen und vielleicht sogar Keynes’ Vision wahr werden zu lassen.
Das neuseeländische Nachlassplanungsunternehmen Perpetual Guardian führte versuchsweise eine viertägige Arbeitswoche über einen Zeitraum von zwei Monaten für all seine 240 Mitarbeiter ein. Die Ergebnisse waren überwältigend. Produktivität und Gewinne nahmen rapide zu und das Mitarbeiterengagement stieg um 40%. Das Vertrauen der Mitarbeiter in die Geschäftsleistung stieg infolge der Initiative ebenfalls. Die Stressniveaus gingen maßgeblich zurück und die Balance zwischen Arbeit, Freizeit und Familie verbesserte sich signifikant für alle Betroffenen. Die Vier-Tage-Arbeitswoche wurde daher dauerhaft eingeführt.
Das schwedische SEO-Unternehmen Brath mit seinen 20 Mitarbeitern hat seit Unternehmensgründung sechsstündige Arbeitstage. Die Eigentümer glauben nicht daran, dass irgendeine Person acht Stunden am Tag produktiv und kreativ sein kann. Sie sind zudem überzeugt davon, dass eine 30-stündige Arbeitswoche die besten Talente anzieht und an das Unternehmen binden kann. Bisher ist ihre Strategie aufgegangen. Das Unternehmen konnte seine Umsätze bis dato jährlich verdoppeln.
Auch Microsoft hat vor kurzem die Vier-Tage-Arbeitswoche probeweise für seine 2.280 Mitarbeiter in Japan eingeführt. Die Produktivität, gemessen am Umsatz pro Mitarbeiter, nahm in der Testphase um unglaubliche 40% zu.
Natürlich können Sie nicht einen vollen Arbeitstag streichen und von Ihren Mitarbeitern erwarten, dass sie das Puzzle lösen, wie sie dieselbe Arbeit, für die sie zuvor fünf Tage Zeit hatten, nun in vier Tagen erledigen können. Sie werden eine Anleitung, Support und Tools benötigen. In diesem Blogbeitrag bieten wir Ihnen grundlegende Tipps, wie Sie eine smarte Struktur für produktivere Arbeitstage schaffen können.
Planung, Organisation und Priorisierung
Der erste und wichtigste Schritt in Richtung einer höheren Produktivität ist die Einrichtung solider Routinen und Support-Maßnahmen für die Planung. Routinen benötigen etwas Zeit, bis sie Wurzeln schlagen, allerdings kann der Prozess durch einfache Anleitungen und Unternehmensrichtlinien beschleunigt werden. Sie können beispielsweise Videos und Checklisten im Intranet veröffentlichen, in denen erklärt wird, wir man einen Arbeitstag oder ein Projekt am besten planen kann. Ein Intranet auf Basis von Omnia, Office 365 und andere Anwendungen, wie Planner und Trello, bieten eine Vielzahl von smarten Funktionen, welche die Planung von Tagen, Projekten und Aufgaben vereinfachen.
Trello und Planner sind nahtlos in Omnia integriert und stellen intuitive Tools bereit, welche die Organisation von Projekten, die Zuweisung und Priorisierung von Aufgaben, das Teilen von Dateien, den Erhalt von Nachrichten sowie die Besprechung aller Vorgänge und Ereignisse in der Organisation wesentlich einfacher machen. Anwendungen wie diese können Ihnen dabei helfen, sicherzustellen, dass die richtigen Aufgaben fristgerecht ausgeführt werden und dass nichts von Wichtigkeit vernachlässigt wird. Sie können auch Ihren eigenen Termine und Aufgaben mit Apps, wie To Do von Microsoft, verwalten und planen, welche eine Synchronisation mit dem Task Manager in Outlook unterstützen. Sie können mittlerweile Ihr gesamtes Leben im Detail mit Apps, wie dieser, planen. Sie können E-Mails, Kalenderaktivitäten und Dateien in die To-Do-Listen aufnehmen und diese Listen und Erinnerungen mit anderen teilen.
Um das Surfen im Internet und in den sozialen Medien im Laufe des Arbeitstags einzuschränken, können Sie Ihre Mitarbeiter dazu anhalten, private Aufgaben zu einer bestimmten Zeit einzuplanen. Dies wird ihnen dabei helfen, ihre beruflichen und privaten Aufgaben mit mehr Konzentration und Effizienz zu erledigen. Es fällt wesentlich schwerer, zum Vergnügen im Internet zu surfen, wenn Ihr Arbeitgeber offiziell 10-15 Minuten im Internet für private Aktivitäten zu einer bestimmten Uhrzeit jeden Tag erlaubt.
Engere Zusammenarbeit durch Digitalisierung
Es gibt viele Möglichkeiten, um die interne Zusammenarbeit zu verbessern, und Sie sind vermutlich mit den meisten von ihnen vertraut. Hoffentlich finden Sie aber dennoch den einen oder den anderen der nachstehenden Tipps nützlich.
Bei Perpetual Guardian und an anderen Arbeitsplätzen mit einer strategischen Kürzung der Arbeitszeiten wurden neue Regeln für die Durchführung von Meetings und die Verwaltung von E-Mails eingeführt. 30 Minuten überschreitende Meetings sind bei Perpetual Guardian beispielsweise extrem selten geworden. Die Effizienz der Meetings wird durch eine stärker disziplinierte Tagesordnung mit strikten Anfangs- und Endzeiten sowie der Anforderung an alle Teilnehmer, gut vorbereitet zu den Meetings zu erscheinen, maximiert. Einige Organisationen begrüßen sogar im Stehen oder im Gehen abgehaltene Meetings. Dadurch sollen nicht nur die Effizienz der Mitarbeiter, sondern auch ihre Kreativität gesteigert und ihre Gesundheit verbessert werden. Wenn Sie sich je eine dieser US-amerikanischen TV-Serien über das Weiße Haus, wie Designated Survivor, House of Cards oder The West Wing - Im Zentrum der Macht, angesehen haben, sind Sie mit dem Konzept von im Gehen abgehaltenen Meetings vertraut.
Eine andere Möglichkeit für die Verbesserung der internen Zusammenarbeit ist natürlich, vollen Nutzen aus der digitalen Arbeitsumgebung zu ziehen und deren Potenzial zur Gänze auszuschöpfen. Indem Online-Meetings zum Standard werden und Sie Cloud-Anwendungen, wie Microsoft Teams, Skype oder Google Hangouts, verwenden, werden Sie zum einen die Effizienz Ihrer Meetings steigern. Zum anderen werden Sie auch feststellen, dass Ihre Meetings ergebnisorientierter und leichter nachverfolgbar sind, da es Dateien, Notizen, Gespräche und andere Meeting-Materialien gibt, die noch lange nach dem Ende der Meetings über die Cloud verfügbar sind. Die Teilnehmer von Meetings können somit die Arbeitsumgebung von Meetings durchsuchen und die aktuelle Version von bestimmten Dokumenten überprüfen oder bearbeiten und ihr Gedächtnis in Bezug auf das beim Meeting Gesagte und Beschlossene auffrischen. Zudem können sie neue Informationen hinzufügen, welche automatisch an die anderen Teilnehmer übermittelt werden, die To-Do-Liste des Meetings überprüfen und Feedback zu den Beiträgen der anderen Teilnehmer geben.
Sollten Online-Meetings in Ihrer Organisation zum Standard werden, wird Ihren Mitarbeitern automatisch mehr Freiheit eingeräumt, zu entscheiden, von wo aus und wann sie arbeiten. Anders gesagt, erlaubt es ihnen mehr Flexibilität. Dies wird die Planung ihres Lebens wesentlich einfacher machen und für mehr berufliche Inspiration sorgen, was wiederum zu mehr Effizienz und Produktivität führt, wie unwiderlegbar durch die Statistiken bestätigt wird. Damit eine optimale Flexibilität möglich wird, müssen Sie jedoch über ein mobile Geräte unterstützendes Intranet mit einer umfassenden Funktionsvielfalt verfügen.
Versäumen Sie nicht unseren nächsten Blogbeitrag zum Thema Produktivität.
Dies ist der erste Blogbeitrag in einer neuen Serie über die produktivitätssteigernde interne Kommunikation. In unserem nächsten Artikel werden wir andere Optionen für die Steigerung der Effizienz und Produktivität, wie die Verwendung von Self-Service-Funktionen, Just-in-Time-Coaching und intuitiver Wissenssuche, besprechen. Lassen Sie diese Seite daher nicht aus den Augen!
