Was ist ein digitaler Arbeitsplatz, und warum ist er wichtig?

Ein digitaler Arbeitsplatz ist eine Reihe von Softwareanwendungen und Tools, die Mitarbeiter zur Erledigung von Aufgaben und Aktivitäten nutzen. Ein digitaler Arbeitsplatz bietet personalisierte, rollenbasierte Dienste und Tools für die Zusammenarbeit, damit die Mitarbeiter ihre Arbeit optimal erledigen können - überall, jederzeit und mit verschiedenen Geräten.

Ein digitaler Arbeitsplatz bringt einer Organisation eine Vielzahl von Vorteilen. Mit einem digitalen Arbeitsplatz können Sie:

• Effizienz und Produktivität steigern. Viele Routine- oder anspruchsvollere Prozesse können automatisiert werden oder KI-Funktionen nutzen, um kostspielige, zeitaufwändige manuelle Arbeit zu vermeiden. Die Mitarbeiter erledigen ihre Arbeit schneller und mit weniger Fehlern.
  
  
• Bessere Auffindbarkeit und Qualität von Informationen. Wenn Informationen und Dokumente an einem Ort verfügbar sind, verringert sich der Zeit- und Arbeitsaufwand für die Suche nach Informationen. Management-Tools für Projekte und Prozesse verbessern die Qualitätskontrolle und die Produktivität. Digitalisierte Prozesse und Informationen reduzieren Fehler und verbessern gleichzeitig die Transparenz und den Wissensaustausch.
  
  
• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit, Flexibilität und Skalierbarkeit. Ein digitaler Arbeitsplatz bietet Mitarbeitern mehr Flexibilität, um dort zu arbeiten, wo und wann sie am produktivsten sind. Dies steigert häufig die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung. Außerdem bietet er einer Organisation mehr Flexibilität, um das Wachstum zu skalieren oder sich an unerwartete Geschäftsunterbrechungen anzupassen.
  
  
• Größere Transparenz und Zusammenhalt. Wenn Informationen vereinheitlicht und leichter zugänglich sind, entsteht "eine einzige Version der Wahrheit". Unnötige Fehlinterpretationen und Fehlentscheidungen, die auf ungenauen Informationen beruhen, können vermieden werden. Der organisatorische Zusammenhalt wird gestärkt, wenn alle gleichzeitig Zugang zu denselben Informationen haben.
  
  
• Talente anziehen. Ein digitaler Arbeitsplatz kann denjenigen Mitarbeitern helfen, die Wert auf eine ausgewogene Work-Life-Balance, hybride Arbeitsformen oder Remote-Arbeitsmodelle legen. Die Mitarbeiter von heute sind mit Cloud Computing, sozialen Medien und anderen Anwendungen für die Online-Zusammenarbeit bestens vertraut. Unternehmen müssen moderne Tools für den digitalen Arbeitsplatz nutzen, um Mitarbeiter zu gewinnen und zu binden und so einen Wettbewerbsvorteil zu erhalten.
  
  
• Reduzieren Sie Ihren Overhead. Mit einem vollständig virtuellen, digitalen Arbeitsplatz können Unternehmen Reisekosten, Büromiete und andere Kosten, die mit dem traditionellen Büromodell verbunden sind, einsparen.
  
  
• Verbessern Sie Ihr Geschäftsergebnis. Ein Geschäftsmodell mit digitalem Arbeitsplatz führt zu verschiedenen Kosteneinsparungen. Außerdem kann ein Unternehmen dadurch Prozesse, Lernprozesse, Innovation und Entwicklung, den Vertrieb und die Markteinführungszeit verbessern. Infolgedessen kann die Gesamtgewinnleistung verbessert werden.

Ein digitaler Arbeitsplatz umfasst im Wesentlichen drei Schlüsselelemente: Technologie, Prozesse und Kultur. Der Rahmen für den digitalen Arbeitsplatz muss alle diese Elemente umfassen. Ein Fahrplan für die Schaffung eines erfolgreichen digitalen Arbeitsplatzes könnte folgendermaßen aussehen:

Der Werkzeugkasten für den Aufbau eines erfolgreichen digitalen Arbeitsplatzes kann in acht Kategorien unterteilt werden:

• Produktivität: Anwendungen, die die Mitarbeiter bei der effizienten Ausführung ihrer Aufgaben unterstützen, z. B. Desktop-Anwendungen wie Microsoft Word, Excel, PowerPoint usw.
  
  
• Geschäftsanwendungen: Online- oder Vor-Ort-Lösungen wie ERP, HR-Systeme, Management-Systeme und CRM.
  
  
• Kommunikation: Anwendungen, die es dem Management und den Mitarbeitern ermöglichen, Informationen zu veröffentlichen, zu verteilen und gemeinsam zu nutzen, wie z. B. ein Intranet, E-Mail, Blogs und informationsbezogene Portale.
  
  
• Kollaboration: Lösungen zur Unterstützung einer effizienten internen Zusammenarbeit, die einfach zu verwalten und zu bearbeiten sind und die gemeinsame Nutzung von Informationen, Plänen und Dateien ermöglichen. Zu diesen Lösungen gehören Communities, Team- und Kollaborationsbereiche, Online-Meetings, Wikis und Social-Media-Anwendungen für Unternehmen.
  
  
• Nachrichtenübermittlung: Anwendungen, die eine schnelle Kommunikation ermöglichen, wie Chat-/Instant-Messaging-Plattformen, Mobile Messaging und Micro-Blogging.
  
  
• Konnektivität: Lösungen, die den Mitarbeitern helfen, Experten und Kollegen im gesamten Unternehmen schnell zu finden und zu kontaktieren, z. B. Mitarbeiterverzeichnisse, persönliche Profile und Organigramme.
  
  
• Wissen und Innovation: Lösungen, die es dem Unternehmen ermöglichen, Wissen zu sammeln und weiterzugeben sowie Feedback und Ideen von den Mitarbeitern einzuholen, um Verbesserungen und Innovationen voranzutreiben, wie z. B. Wissensdatenbanken und Communities, FAQs, Umfragen und Umfrageanwendungen.
  
  
• Mobilität: Tools und Anwendungen, die es den Mitarbeitern ermöglichen, überall zu arbeiten, wie Tablets, Smartphones, Laptops, Remote-Scanner, VPN-Netzwerke, responsive Intranets und Intranets, die über native mobile Apps zugänglich sind, usw.

Die digitale Transformation am Arbeitsplatz ist definiert als die Integration digitaler Technologie in praktisch alle Bereiche der Prozesse eines Unternehmens, was sich grundlegend auf die Abläufe und die Wertschöpfung auswirkt. Die digitale Transformation ist auch eine Frage des kulturellen Wandels, denn sie verlangt von den Unternehmen, ihre Denk- und Arbeitsweise zu verändern. Sie stellt auch alte Gewohnheiten und seit langem bestehende Geschäftsprozesse in Frage und erforscht neue Praktiken, Ideen und Innovationen.

Ein relativ neues Akronym im Jargon der HR- und IT-Leute ist "DEX". Es ist die Abkürzung für "Digital Employee Experience" und beschreibt die Auswirkungen der Technologie eines Arbeitgebers auf die Mitarbeiter. Wenn die IT-Umgebung beispielsweise als schwierig zu navigieren empfunden wird, mit schwer zu bedienenden Tools überladen ist, schlechte Suchoptionen bietet und von einem unsichtbaren IT-Team unterstützt wird, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Ihr DEX nicht gut ist. Der DEX-Index ist jedoch wahrscheinlich sehr hoch, wenn die Mitarbeiter sich mit den bereitgestellten Tools wohlfühlen, Informationen oder andere Ressourcen leicht finden und nur selten Probleme mit der Technologie haben.

Wenn Sie den DEX-Index Ihres Unternehmens im Laufe der Zeit messen und Maßnahmen zur Verbesserung ergreifen, werden Sie einen Anstieg der Produktivität, der Zusammenarbeit, des Engagements, der Mitarbeiterzufriedenheit und der Mitarbeiterbindung feststellen.

Die Entwicklung eines digitalen Arbeitsplatzes ist nie abgeschlossen. Wenn Sie einen neuen oder modernisierten digitalen Arbeitsplatz eingerichtet haben, können Sie nicht die Füße hochlegen. Sie sind erst in der nächsten Phase angelangt, der Phase der Governance und der kontinuierlichen Verbesserung.

Kontinuierliche Verbesserungen sind entscheidend für einen nachhaltigen und erfolgreichen digitalen Arbeitsplatz. Erstellen Sie Governance-Richtlinien und legen Sie Leistungskennzahlen fest, die mit Ihrer Strategie für den digitalen Arbeitsplatz übereinstimmen, und verfolgen Sie diese. Führen Sie regelmäßig Mitarbeiterbefragungen durch und erstellen Sie automatisierte Berichte über das Nutzerverhalten, um die Akzeptanz zu verstehen und zu ermitteln, was verbessert werden kann. Stellen Sie sicher, dass die für die Governance verantwortlichen Mitarbeiter aus allen Bereichen des Unternehmens kommen, um alle Aspekte der Nutzererfahrung abzudecken.