Was ist ein Intranet
und wie kann es für Ihre
Organisation profitieren?

Der Hauptzweck eines Intranets besteht darin, eine effiziente, transparente, partizipative und integrative interne Unternehmenskommunikation zu ermöglichen. Ein Intranet erleichtert den Mitarbeitern die Zusammenarbeit, das Auffinden und den Austausch von Informationen, Ressourcen, internen Kompetenzen und Wissen. Letztlich kann ein Intranet, wenn es gut konzipiert und gepflegt wird, die Effizienz, die Flexibilität, den organisatorischen Zusammenhalt und die Produktivität steigern.

Wahrscheinlich sind Sie mit Websites gut vertraut. Es handelt sich dabei um eine Sammlung von Webseiten und anderen verwandten Inhalten, die durch einen gemeinsamen Domänennamen zusammengehalten und auf einem Webserver veröffentlicht werden. Eine Internet-Website ist immer öffentlich in dem Sinne, dass jeder über das Internet zu ihr surfen kann.

Eine Intranet-Site ist eine Website, die in einem privaten Netz gehostet wird und nur für authentifizierte Benutzer zugänglich ist, zum Beispiel für die Mitarbeiter eines Unternehmens oder einer Organisation. Auf der Website können die Benutzer nach internen Informationen und Kollegen suchen, an Diskussionen teilnehmen, an Projekten mitarbeiten, ihre Gedanken und ihr Wissen mit der gesamten Organisation teilen, auf verschiedene Arbeitsinstrumente zugreifen und vieles mehr.

Ein Intranet ist die effizienteste Plattform für die unternehmensweite Kommunikation und die gemeinsame Nutzung von Informationen, Tools, Kompetenzen und Wissen. In den meisten Unternehmen dient es auch als digitaler Knotenpunkt für die interne Zusammenarbeit und ermöglicht einen einfachen Zugang zu Kooperationsräumen, Tools, Teams, Dateien, Projektvorlagen usw. Durch die Bündelung aller Informationen, Dokumente, Mediendateien, Tools und anderer Ressourcen an einem einzigen Ort erleichtert ein Intranet den Nutzern den Zugriff und die Suche nach dem, was sie für die Ausführung ihrer Arbeitsaufgaben benötigen, erheblich. Wenn es effektiv genutzt wird, kann ein Intranet die "einzige Version der Wahrheit" eines Unternehmens werden. Dies stärkt die Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit der Informationen und verhindert unnötige Fehlinterpretationen und Fehlentscheidungen auf der Grundlage ungenauer Informationen.

Ohne ein Intranet besteht die interne Kommunikation oft aus einer Mischung aus E-Mails, Chat-Nachrichten in isolierten Bereichen für die Zusammenarbeit, SMS und mündlichen Ankündigungen in Ad-hoc- und regelmäßigen Gruppensitzungen. Es ist schwierig, die Informationen einheitlich und für alle gleichzeitig zugänglich zu halten. Mit einem Intranet können Sie jedoch alle ineffizienten Kanäle und Diskrepanzen bei der Informationsübermittlung beseitigen. Ein Intranet ist eine digitale Drehscheibe für Unternehmensinformationen, Dokumente, Mediendateien und andere Ressourcen und steigert so die Produktivität.

Ein Extranet ähnelt einem Intranet in dem Sinne, dass es ein kontrolliertes privates Netzwerk ist und normalerweise eine Teilmenge der Inhalte und Funktionen des Intranets einer Organisation darstellt. Während das Intranet die Mitarbeiter einer Organisation umfasst, erstreckt sich das Extranet nach außen und ermöglicht autorisierten Partnern, Lieferanten, Kunden und anderen externen Benutzern den Zugang.

Ein Intranet ist ein privates Netz, zu dem nur Mitarbeiter und andere mit der Organisation verbundene Personen Zugang haben. Ein Intranet kann auch als Software as a Service (SaaS) gekauft und implementiert werden.

Das Internet ist ein globales öffentliches Kommunikationsnetz, das für jedermann zugänglich ist. Das Internet gehört niemandem und wird von niemandem kontrolliert. Stattdessen arbeiten Regierungen, Unternehmen und Organisationen wie das Internet Governance Forum (IGF), die Internet Society (ISOC) und die Internet Corporation for Assigned Names and Numbers (ICANN) gemeinsam an der Internet-Verwaltungspolitik. Dazu gehören z. B. die Zuweisung von IP-Adressraum, die Zuweisung von Protokollparametern, die Verwaltung des Bereichsnamensystems (DNS) usw. All dies ist für den stabilen und sicheren Betrieb des Internets notwendig.

Die Vorsilbe "intra" in "Intranet" ist lateinisch für "innerhalb" oder "innerhalb". Da das Internet und ein Intranet mehr oder weniger gleich funktionieren, könnte man sagen, dass ein Intranet eine Miniaturversion des Internets innerhalb eines privaten Netzes ist. Ein Netzwerk, das auf eine Organisation, ein Unternehmen, eine Gemeinde, eine Stadt, eine Schule usw. beschränkt ist. Ein Intranet und das Internet verwenden den Kommunikationsstandard TCP/IP, um Hosts mit Benutzern in einem Netz zu verbinden. Sie verwenden auch Webseiten, um Texte, Bilder, Videos, Formulare und Dateien zum Herunterladen sowie Skripte zum Ausführen und Interagieren (wie Chatrooms) zu verbreiten und zu präsentieren. Eine Website im Internet wird auf einem Webserver gehostet und ist öffentlich zugänglich, d. h. jeder kann darauf zugreifen.

Ein Intranet kann entweder eine Vor-Ort-Lösung sein, die auf einem lokalen Webserver im Unternehmen/der Organisation installiert ist, oder eine Cloud-basierte Lösung. Beide Lösungen verfügen jedoch über einen eingeschränkten Benutzerzugang, der z. B. nur den Mitarbeitern eines Unternehmens gewährt wird. Ein Cloud-basiertes Intranet ist etwas leichter zugänglich, wenn man nicht im Büro ist, da es wie jede andere Website im Internet aufgerufen werden kann (allerdings muss man sich über verschiedene Sicherheits-/Authentifizierungslösungen bei der Website anmelden). Viele Organisationen und Unternehmen machen ihre lokalen Intranets den Nutzern auch über das Internet zugänglich, indem sie sogenannte VPN (Virtual Private Networks) nutzen.

Intranets, die keine Interaktion zwischen den Mitarbeitern, keine Kommunikation von Nutzer zu Nutzer und kein Feedback ermöglichen, sind nicht sozial. Ihr Hauptzweck besteht darin, Informationen und Nachrichten von oben nach unten zu verbreiten und interne Informationen und Ressourcen leichter zugänglich zu machen. Ein soziales Intranet ermutigt die Mitarbeiter, sich an Diskussionen, Verbesserungsprojekten, Wissensaustausch- und Ideenfindungsprozessen usw. zu beteiligen und ihre Beziehungen innerhalb der Organisation zu erweitern und zu stärken. Lesen Sie den Blogbeitrag Ein soziales Intranet fördert das Engagement der Mitarbeiter, um mehr über die Funktionen und Vorteile eines sozialen Intranets zu erfahren.

Praktisch jedes System kann gehackt werden. Intranets bilden da keine Ausnahme. Einige Unternehmen entscheiden sich genau aus diesem Grund dafür, das Intranet vor Ort zu hosten. Aber selbst wenn ein Intranet lokal gehostet wird und die Benutzer keinen Zugriff über das Internet haben, ist es anfällig für Hackerangriffe und bösartige Software. Ein bösartiger Code kann z. B. über einen USB-Stick in das Netz eingeschleust werden. Und da die Benutzer E-Mails verwenden und im Internet surfen, gibt es viele Gelegenheiten für Hacker, sie zu ködern, damit sie auf bösartige Links klicken oder infizierte Dateien herunterladen.

Aber es gibt keinen Grund zur Panik. Mit einem angemessenen Firewall- und Malwareschutz, einer soliden Kennwort- und Authentifizierungspolitik (vorzugsweise Mehrfaktor-Authentifizierung), strengen Regeln für die Nutzung der Computer und des Netzwerks durch die Benutzer und einer ständig aktualisierten Softwarepalette können Sie die meisten Hacker in Schach halten. Ein starkes Verteidigungssystem ist mehrschichtig aufgebaut, und je mehr wertvolle Werte Sie schützen wollen, desto mehr Sicherheitsebenen brauchen Sie um sie herum.